信息化时代背景下档案管理探析

信息化时代背景下档案管理探析

档案管理关系到维护党和国家历史真实面貌的一项崇高而神圣的事业。由于受到信息科技革命的影响，档案管理信息化成为档案工作的必然趋势。如何在信息化时代背景下做好档案管理工作，是当前档案管理工作者必须肩负的使命。为此，从信息化时代背景下档案管理面临的机遇和挑战、以及应对措施进行探讨，为我国的档案管理事业适应中国特色社会主义现代化建设服务。

标签：信息化；档案管理；探析

doi：10.19311/ki.16723198.2017.01.029

当今社会，信息技术已经渗透到社会的各个领域，使整个社会步入了信息化的时代。毋容置疑，档案管理工作不可避免地受到了信息化浪潮的冲击，它就像一把双刃剑一样，给档案管理工作发展带来新的契机的同时，也带来史无前例的挑战。如何迎接机遇，应对挑战，使档案管理不再局限于传统管理方式，实现档案管理信息化，成为我国档案管理工作者必须肩负的历史重任，同时这一实践课题的提出也为我国新时期的档案管理提供了有益的参考。

1信息化时代背景下带给档案管理工作的机遇

档案管理之所以要实现信息化管理，是因为实现档案管理信息化能够解决传统的档案管理方式越来越不能满足人们日益增长的档案需求的矛盾。因此，信息化时代下给档案管理也带了不可估量的机遇，抓住这个机遇，方能在信息化的浪潮中能够制胜。

1.1促使了档案的载体、记录方式呈现多样化的趋势

随着信息化技术的发展，越来越多的社会实践不再采取传统的文本纸张形态，而是出现了一大批类型的新型载体和记录方式。例如，声像型的影片、照片、唱片、录像带，机读型的磁带、磁盘，还有就是将计算机网络化技术引入档案管理等等。这些存储文件具有体积小，存储大，图、文、声、像并茂的特点，而且在需要的时候进行方便查找，这些新型载体的档案需要特定的保管技术，只有在信息化的时代背景下以新型载体管理档案才能行得通。但是，要注意的是，即使出现这些新型载体，传统的档案载体也不能丢弃，要使传统与现代化相结合，来进行档案管理。

1.2解决了传统的档案服务方式与档案需求之间的矛盾

“社会对档案的需求是档案工作存在和发展的根本原因，因而，社会需求的变化必然对档案工作方式发生重大的影响。”近30年以来，我国对档案的需求很大，这些需求涉及到政治、经济、文化等方面，许多需求者在查阅档案时，有时候会精确到某一专题、某一地区的全部档案等，这些档案有时会分散在不同档案

馆内，需要进行馆际之间的借阅。如果依靠传统的档案函调服务就会消耗的时间多、费用大。随着信息技术的广泛应用，远距离的档案需求的空间距离限制被打破，档案需求者足不出户就能查阅自己所需求的档案信息，这样更便捷。因此，档案管理信息化满足了社会发展日益增长的档案需求。

2信息化时代背景下带给档案管理工作的挑战

“档案管理信息化是指在不改变其实质的情况下其结构与存在方式作符合信息原则的转变，其目的在于抓住信息化机遇，融入社会信息化潮流，更好地实现档案工作的社会功能。”它是适应社会信息化的大趋势，也是众望所归。与传统意义上的档案管理工作不同，在某种程度上，它的存在给目前的档案管理带来的挑战是不可避免的。

2.1给传统的档案管理方式带来了冲击

档案的数量随着历史的延续而增加，这种增长趋势是自从人类社会产生以来就存在的。特別是进入现代社会后，人们越来越意识到档案在社会发展中所起到的至关重要的作用，就更加注重档案的保存，因而导致了档案在数量上不断攀升。档案数量的增加，也给档案管理工作增加了繁重的任务。传统的档案管理主要就是依靠人工进行管理，也就是档案管理工作者把档案资料进行分类、整合，做好标识，以便人们在需要的时候进行查阅。但是，在信息化背景下，档案资源信息量非常大，仅传统的档案管理方式已经不能够对大量地档案资源信息进行处理和保存，必须依据信息化时代下的先进技术进行管理。

2.2信息化档案管理安全性较低，限制了档案资源的共享

在信息化时代背景下，档案管理逐步走向管理的信息化。其在管理的过程中，主要依托计算机网络这种形式去管理。我们都知道，这种新型的档案管理形式具有不稳定的特点，这样就直接降低了信息化档案管理的安全性。一旦，计算机网络出现故障，储存的档案信息就会丢失或者是被不法的网络黑客侵袭，造成一些有关国家机密的档案被泄露，这样造成的损失是不可估量的。然而，档案管理者意识到信息化档案管理存在安全隐患，就会为了确保档案的保密性，而增设一些安全措施，不能使档案信息资源共享出来。这种做法有失偏颇，不能为了存在安全隐患，就完全将一些档案信息资源进行封存，这样会在一定程度上影响到档案资源的利用效率，利用效率也大大降低。

2.3对从事档案管理工作者的专业素质提出了更高的要求

众所周知，传统的档案管理人员只从事繁琐而复杂的劳动，对专业素质要求比较低，只需要具有基本操

作的技能就可以。而且，这些传统的档案管理人员思想理念比较陈旧，他们仍然采用传统的工作方式、工作理念等来进行档案管理工作。更甚者，我国的档案管理人员知识结构单一，要么只是懂得档案专业知识，要么只懂得操作技术，

具备综合专业素质的管理人员是凤毛麟角。然而，这就导致档案管理跟不上信息化的步伐，如果这些工作人员长期固守传统的档案管理理念，就会造成不可逆转的后果。长此以往，必然会使档案管理与信息化建设想脱离。

3信息化时代背景下加强档案管理的应对措施

在信息化时代背景下，如何应对信息化给档案管理带来的机遇和挑战，是档案管理工作的当务之急。档案管理信息化的任务是任重而道远的，但是意义也是影响深远的。信息化时代背景下加强档案管理的应对措施如下：3.1创新管理理念、改变传统的档案管理方式

任何一种实践活动都需要先进的思想理念作为指引，无一例外，档案管理工作也必须要有先进的管理理念作为支撑。在信息化时代背景下，传统的管理理念已经不能完全适应信息化时代下的档案管理工作。因此，就必须创新管理理念，要在更加充分认识档案管理的基础上，坚持创新信息化管理理念，改变传统的档案管理理念。我们要充分认识到，传统的档案管理方式已存在着弊端，不能只是单纯地局限于纸张的形式等，要认识到档案管理信息化的重要性。只有这样，才能最大限度地保护档案，延长档案的寿命，最大限度地是实现档案资源为社会各个领域所共享。

3.2提高档案管理信息化的安全性，共享档案资源

档案资源不仅是国家资产，而且还是需要精心管理的重中之中的资产。档案资源的安全性，是档案资源共享的保证。因此，信息化时代背景下档案管理中存在的重要的问题之一就是安全性问题。针对这个安全性问题，我们必须要重视起来，这就需要档案管理工作人员的共同努力。这就要求档案管理工作人员在使用网络计算机的时候，对软件的开发和利用要提高安全性，工作人员更要提高安全意识，从源头上杜绝安全隐患。然后，对于一些比较关系重大深层次档案资料的利用，必须经过网络申请和严格审批等程序，在保证档案安全的前提下，实现档案管理信息化，并且进一步地实现档案资源共享。

3.3注重从事档案管理工作人员专业素质的培养

档案管理信息化就像凤凰涅槃一样，是一个极其艰难的过程，能否浴火重生，实现转变，关键在于档案管理人才的培养。“人才是一切工作的生命线”，信息化时代背景的档案管理工作也不例外。我们知道，传统档案管理人員在信息技术方面专业知识达不到信息化的需要，档案管理技术手段越是先进，对档案管理人员的综合专业素质要求就会更高。要实现档案管理工作者具备综合的专业素质，就必须培养档案管人员的创新能力。他们不仅要具备专业理论知识，而且还要掌握信息技术和科学管理知识，懂得理论与实际相结合，能够在实践中应对档案管理工作出现的问题。只有这样，才能成为信息化时代下的新型人才，才能更好地为我国的档案管理事业做出更大的贡献。

参考文献