商务交际英语(1) Chapter3

Adjust the message for the receiver
Adjust the message for the receiver. Practice empathy when adjusting the content of a message to your receiver. Empathy means to put yourself in the place of the receiver. You can see the situation from the receiver’s perspective. 为信息接收者调整信息内容，此时需要采取移情 策略，即站在信息接收者的角度看问题。信息接 收者对什么感兴趣？他们最关心什么？他们能从 该信息中获得什么好处？如果你相应地调整信息 内容，你将写出周到的以信息接收者为重的信息。
Five Stages of Effective Work Teams 高效的工作团队形成的五个阶段
Stage 1. Members learn about each other. 阶段1. 团队成员进行彼此了解。 Stage 2. Members get down to work. 阶段2. 团队成员开始着手工作。 Stage 3. Members set roles and tasks. 阶段3. 团队成员了解自己的角色和任务。 Stage 4. The team carries out its work. 阶段4. 团队开始工作。 Stage 5. The team develops its identity. 阶段5. 团队形成了自己的归属性。
English & Communication for Colleges
Review of Chapter 2
Cultural Differences at Home and Abroad 国际国内的文化差异
Cultural diversity 文化多样性，就是指人们有着不同的语言，习俗， 价值观，礼节，感受，社会结构和决策经验。 Multicultural society 多文化社会，是由来自许多不同文化背景的人组 成的社会。 Multinational company 跨国公司指的是在两个或两个以上的国家开展业 务的公司。
Key C

How can you keep messages simple and short? A. Pronounce words carefully. B. Use short, simple sentences. C. Avoid using slang, jargon, abbreviations and acronyms. D. All of the above.
小练习
Rewrite each of the following messages as a courteous receiver-oriented message.
（1）Our company requires all employees to show their ID cards to the guard at the entrance of the building.
Other Diversities in the Workplace 工作场所其它的差异 race or ethnicity 种族或民族差异 gender 性别差异 physical abilities 体能差异 social class 社会阶层差异 age 年龄差异 socioeconomic status 社会经济水平差异 religion 宗教差异 personality 性格差异

1. conservative adj.保守的；守旧的 2. elite adj.精英的；优秀的 3. bow to pressure 向压力低头 bow v.鞠躬；致敬；压弯 4. institute vt.开始；制定；创立 institute a new payment policy 实施新的薪 酬政策
5. casualLeabharlann Baiduadj.非正式的；漫不经心的；偶然的； 临时的；休闲的 6. memo n.备忘录 =memorandum 7. board of directors 理事会； 董事会 8. attire n.服装；盛装 Her attention was attracted by his peculiar attire. 他那奇特的服装引起她了的注意。 9. halter tops 露背装，三角背心
3.1 Planning and Organizing Messages 信息的计划与组织 Planning Messages Four steps to plan a message identify the objective 确定目的 determine the main idea 确定主要内容 choose supporting information 选择支持信 息 adjust the message for the receiver 为信息 接收者调整信息内容
Advantages
Provides Expectation
Can instead of Can’t
你写过情书吗？是不是后悔自己在写之前 应该多花点时间斟字酌句呢？你有没有给 你的顾客写过信，期待他的同意，然而却 遭到了拒绝？也许仅仅是因为你的一两个 词使用不当的缘故吧。写信，和跳舞一样， 光有激情与灵感是不够的，还需要用一些 规范和技巧精心打造。这对商务书信来说 尤其重要，这正是本章所要学习的重点。
跨文化交际在两个来自不同文化的人之间 产生，它有可能是语言交际、非语言交际 或书面交际。
Four Guidelines for Crosscultural Communication 跨文化交际的四项指南
1．Learn about and accept cultural differences. 学习以及接受文化差异。 2．Be sensitive to people from other cultures. 谨慎地面对来自不同文化的人。 3．Be prepared for language barriers and get past them. 为语言障碍做好准备，争取跨过这个障碍。 4．Keep messages simple and short. 保证信息的简短性
Key D
Chapter 3
Writing with Style
Atlee Corporation’ Case
Atlee Corporation 是一家咨询公司，其办 公室遍布于美国各主要城市。这是一家老 公司，被认为是一家保守公司，在某种程 度上还算一家有实力的公司。公司董事们 最终屈服于压力，同意为雇员们设立休闲 着装日。董事们发布了以下备忘录：
Cultural Differences
1
2
Language Differences Body Language Facial Expressions
3
4 5
Personal Space
Business Cards
Effective Cross-Cultural Communication 有效的跨文化交际 Cross-cultural communication
Atlee Corporation’ Case
Problems on the memo: I-attitude instead of receiver-oriented: we, the board of directors Bias: women-male employees revealing-comfortable Mechanical errors: last, an, causal causal adj.原因的，关于因果的 casual adj.非正式的
Identify the objective.
The objective is what you want to achieve through a message. The objective may be to (1) promote goodwill 增进良好的关系 (2) inform 告知、传递信息 (3) request 提出要求 (4) record 记录在案 (5) persuade 说服对方 确定目的，即你希望通过这个信息得到什么。试 问自己：“我想实现什么？”然后你就能确定信 息的目的。
I-Attitude & You-Attitude
I I am sorry. I cannot ship your order until July 1. We are temporarily out of stock of those items.
You On July 1, your order will be shipped. The delay is caused by high demand for those items.
Choose supporting information
Choose supporting information. Supporting information includes essential facts that explain, reinforce, or justify the main idea so that receivers can understand and benefit from it. 选择支持信息。支持信息包括一些重要的 因素，能够用来解释、强调或证明主要内 容，令信息接收者理解信息或从中受益。
Team Membership 高效团队的五种角色。 1. The leader 领导 2. The challenger 挑战者 3. The doer 行动者 4. The thinker 思考者 5. The supporter 支持者
小练习
When handling diversity, you’d better ______ in writing. A. use judgment words B. use slogans C. replace judgments with facts D. replace facts with judgments

收信人：爱特力公司所有员工 发送人：爱特力公司董事会 日 期：2001年10月5日 主 题： 休闲着装日的实行
经过慎重考虑，我们董事会成员， 同意实 施休闲着装日，因为这样做，既不会冲击 业务，也不会损害我们的声誉。所以，雇 员们可以在每个月的第一和第三个周五穿 较休闲的服装。
如果任何人违反了此处标明的规矩，那么 将会采取相应的纪律行动。首先，如果在 休闲着装日那天已经与公司客户有了预约， 那么，在任何情况下，不能穿休闲装。女 士不能穿被认为是袒露的服装。此外，超 短裙、短裤、背心、紧身裤和任何象泳装 的服装皆被认为是不允许穿的。男性雇员 可以穿舒服的便裤和衬衣或套衫，取决于 季节。 如果对此备忘录有任何问题或建议，请直 接与旧金山 办公室的苏珊女士（电话转 237）或波士顿办公室的艾拉扎尔先生 （电话转526）联络。
Determine the main idea
Determine the main idea. The main idea is the central theme or most important thought.
确定主要内容，即主题或中心思想。举例 说明，询价信的主要内容是明确想要询价 的商品是什么。电话记录的主要内容是在 电话中讨论的问题。一封厨具推销信的主 要内容，是这套厨具会给信息接收者带来 什么好处。