《会议的组织和管理》PPT课件
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19
应变能力强
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
年初有预算；
全面、精细、节约； 算送审批；
距开会日期前两周，做出预
20
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项；
提前行文，写明规则。
21
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
与餐厅的联系 与会场的联系
与服务台的联系
与客房部的联系
处理突发事件
28
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品；
结帐； 回收问卷。
29
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
30
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结和决算
13
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用
5、 甲方对乙方的规定
内 容 涉 及 6、 乙方对甲方的规定
7、 结算等
14
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河
王朝酒店的协议
15
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分工 总负责 物资组 负责人 会 前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实 设备 邀请、人员落实、房 间餐桌车辆分配 寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导 行程
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
34
检查表
会议的组织和管理
其它
其 它
《会务指南》 《会场安排一览表》
《各会场布置要求一览表》
35
会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
36
容
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人
数）、地点、会议日程、议程、人员分工、
各项工作负责人、各项活动的推进时间等
4
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内
容
案例：《99年代理会及
联欢会策划实施案》
5
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内
容
会务工作要保证策划案
总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公
务人员考核标准
31
会议的组织和管理
会后总结和决算
பைடு நூலகம்
会后的总 结和决算
统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
32
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结和决算
会议费的报销、决算和
分摊
案例：99决算
33
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序 会议准备检查表
7
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点”
是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 会务工作为会议内容服务 原则 以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议
顺利进行
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意
事项
会场方面 宾馆的软硬件
16
签到组
车辆调度
会 中 会 后 内外沟通、协调、处 结算、善 理突发事件 后、总结 分发物资历、采购会 结帐、剩余 中物品食品、保证设 物资处理 备到位 签到、发资料、安排 退房、回收 代表的食宿、订餐落 问卷、结帐 实 接站组织、车辆调节 结帐 器度交警联系、司机 安排
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
22
会议的组织和管理
案例
案例：西安活动费用使用
审批、报销规定
关于参加西安活
动的人员通知
23
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作
会议结束的工作
24
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
案例：99代理会人员分
工职责
17
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000年代理会
邀请信
内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
18
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心
沟通协调能力强
任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强
的顺利实现
6
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥 策划组 会务组 秘书组 负责人 职 责 整个活动的总负责、总协调 协助总指挥，负责常务工作 会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划…… 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632
1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理
天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632
10
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意
事项
餐饮方面
租车问题 价格问题
11
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与
宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、
对等、漏洞。
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 内 容 涉 及 3、 场地安排及费用
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容
Team小组
会场勘察
起草协议
会务分工
制定会议费预算
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3
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作
开预备会
25
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意
事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
26
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例：
签到程序界面演示
27
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
应变能力强
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
年初有预算；
全面、精细、节约； 算送审批；
距开会日期前两周，做出预
20
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇
出 所需款项；
提前行文，写明规则。
21
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
与餐厅的联系 与会场的联系
与服务台的联系
与客房部的联系
处理突发事件
28
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品；
结帐； 回收问卷。
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会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式
30
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结和决算
13
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用
5、 甲方对乙方的规定
内 容 涉 及 6、 乙方对甲方的规定
7、 结算等
14
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例：2000与成都银河
王朝酒店的协议
15
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分工 总负责 物资组 负责人 会 前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实 设备 邀请、人员落实、房 间餐桌车辆分配 寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导 行程
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
34
检查表
会议的组织和管理
其它
其 它
《会务指南》 《会场安排一览表》
《各会场布置要求一览表》
35
会议的组织和管理
谢谢大家
谢谢大家
36
容
策划案的内容
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的 目的、主题、时间、参会人员（类型、人
数）、地点、会议日程、议程、人员分工、
各项工作负责人、各项活动的推进时间等
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会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内
容
案例：《99年代理会及
联欢会策划实施案》
5
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内
容
会务工作要保证策划案
总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、99年总结、公
务人员考核标准
31
会议的组织和管理
会后总结和决算
பைடு நூலகம்
会后的总 结和决算
统计分析参会情况
案例：2000年代理会分析
32
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结和决算
会议费的报销、决算和
分摊
案例：99决算
33
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序 会议准备检查表
7
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点”
是会前必须要做 的基础性工作
8
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 会务工作为会议内容服务 原则 以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议
顺利进行
9
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意
事项
会场方面 宾馆的软硬件
16
签到组
车辆调度
会 中 会 后 内外沟通、协调、处 结算、善 理突发事件 后、总结 分发物资历、采购会 结帐、剩余 中物品食品、保证设 物资处理 备到位 签到、发资料、安排 退房、回收 代表的食宿、订餐落 问卷、结帐 实 接站组织、车辆调节 结帐 器度交警联系、司机 安排
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：99年代理会预算表 99年代理会费用申 请文件
22
会议的组织和管理
案例
案例：西安活动费用使用
审批、报销规定
关于参加西安活
动的人员通知
23
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作
会议结束的工作
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会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
案例：99代理会人员分
工职责
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000年代理会
邀请信
内容： 1、前言 2、会议日程 3、注意事项 4、入住宾馆地点及电话 5、回执
18
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心
沟通协调能力强
任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强
的顺利实现
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会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥 策划组 会务组 秘书组 负责人 职 责 整个活动的总负责、总协调 协助总指挥，负责常务工作 会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划…… 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、 会议资料的整理、汇编
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1
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算 四、中小型会议的会务管理
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10
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意
事项
餐饮方面
租车问题 价格问题
11
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与
宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、
对等、漏洞。
12
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
1、 会议日期 2、 住房标准及费用 内 容 涉 及 3、 场地安排及费用
2
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容
Team小组
会场勘察
起草协议
会务分工
制定会议费预算
天马行空官方博客：http://t.qq.com/tmxk_docin ；QQ:1318241189；QQ群：175569632
3
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作
开预备会
25
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
注意
事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
26
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例：
签到程序界面演示
27
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间