WORD文档格式和序号标准规定模板及应用技能

WORD文档格式（封面文档名称格式样式：宜用小1号宋体加粗绝对居中）（所谓“绝对居中”是指首行缩进为无，制表位为空，再居中）模板（封面文档属性格式样式：宜用小初号黑体绝对居中）（封面编制单位格式样式：单位名称宜用3号黑体绝对居中）编制单位：广州XXXX有限公司日期：2013年5月（封面日期格式样式：日期宜用3号宋体绝对居中）整体封面注意黄金比例目录第一章前言 (3)第二章一级标题 (4)2.1二级标题 (4)2.1.1 三级标题 (4)2.1.1.1 四级标题 (4)2.1.1.1.1 五级标题 (4)2.2正文 (5)2.3序号正确顺序 (5)2.3.1 序号正确顺序说明 (5)2.3.2 举例说明 (6)2.4字号、磅值、像素值的对应关系 (7)2.5表格样式 (8)2.6图片样式 (9)2.6.1 图片后跟图序图号格式 (9)2.6.2 图片后不跟图序图号格式 (9)2.7页眉页脚 (9)2.8名词解释和注意事项 (11)第三章Office应用技巧 (13)3.1删除网上下载资料的换行符(“↓”) (13)3.2从其他文档粘贴文字到WORD文档 (13)3.3导出的EXCEL表数据无法统计解决方法 (13)3.4在Excel单元格中如何换行 (13)3.5在Excel单元格中不显示“0”值或其他符号 (14)3.6在Excel中的如何把一列的内容转换成行的内容 (14)3.7如何去掉word文档中的“标记” (14)3.8EXCEL中小写数字转换为中文大写货币金额格式方法： (15)第一章前言我们在写文档时经常会用到一些格式和序号，用得好，能使我们的文档有条有理，眉目清晰；用得不好，让人看着别扭，甚至会影响文档的质量，特别是呈给政府的文档，第一印象不好，暗示公司不怎么正规，员工素质和水平不怎么样，这事交给他们会怎么样。

可见格式和序号也是文档的一个重要组成部分，它的规范与否同样很重要。

为此，我根据自己的使用习惯，并参考了一些别的资料，在此谈谈WORD 文档格式和序号的用法。

下面是我做的一个WORD文档范本，之所以是范本，就是可以参考其方式方法，根据具体情况作调整，但一定要保持整篇文档格式和序号的一致性。

第二章一级标题一级标题格式样式：黑体22磅（二号）加粗居中，单倍行距，段前24磅，段后18磅，章序号与章名间空2个字符，与下段同页，段中不分页，段前分页，后续段落样式连正文，自动更新。

2.1 二级标题二级标题格式样式：黑体18磅（小二）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

2.1.1 三级标题三级标题格式样式：黑体16磅（三号）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

2.1.1.1 四级标题四级标题格式样式：四级标题格式样式：黑体15磅（小三）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

2.1.1.1.1 五级标题五级标题格式样式：黑体14磅（四号）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

二.1.1.1.1.1 六级标题六级标题格式样式：黑体12磅（小四）居左，单倍行距，段前6磅，段后6磅，序号与题名间空1个字符，后续段落样式连正文，自动更新。

如果要将最前级的“一、二…”改为“1、2…”，则要将标题1样式的编码“一、二…”改为“1、2…”。

2.2 正文正文格式样式：宋体12磅（小四）首行缩进2字符，1.5倍行距，段前0磅，段后0磅，不自动更新（调整居左、居中、字号、是否加粗等时，不影响其他正文格式）。

2.3 序号正确顺序2.3.1 序号正确顺序说明一、阿拉伯数字后面用黑圆点；二、汉字数字后面用顿号；三、“第一”“第二”“第三”后面用逗号；四、带括号的序号和带圆圈的序号，后面不再加顿号、逗号、黑圆点之类；五、“第一编”“第一章”“第一节”或“壹”的后面不用标点，与后面的文字之间空一个汉字位置即可；六、数字序号前后一般不再用其他项目符号；七、数字序号的级别顺序为：“一”“二”——“（一）”“（二）”——“1”“2”——“（1）”“（2）”——“1）”“2）”——“①”“②”——“A”“B”——“（A）”“（B）”——“a”“b”——“（a）”“（b）”等。

正确的用法如下：1．一、第一，（一）（1）①第一章概述2．二、第二，（二）（2）②第一节标题常见不规范之序号有：1、第一：第一、（一）、（1）、①、l1、2、第二：第二、（二）、（2）、②、l2、2.3.2 举例说明一、样式同正文，但有编号“一、”。

(一)样式同正文，但有编号“(一)”。

1.样式同正文，但有编号“1.”。

(1)样式同正文，但有编号“(1)”。

①样式同正文，但有编号“①”。

2.4 字号、磅值、像素值的对应关系英文字体的1磅，相当于1/72英寸，约等于1/2.8mm。

12PT的字打印出来约为4.2mm。

网页中12像素的字才相当于12像素。

虽然四号=(14/72)*96=18.6像素更接近19像素，但是因为18像素是点阵，所以系统还是优先显示点阵字号的。

换句话说：四号=18像素中文字号VS英文字号(磅)VS像素值的对应关系：八号＝5磅=6.67像素七号＝5.5磅=7.3像素小六＝6.5磅=8.67像素六号＝7.5磅=10像素小五＝9磅=12像素五号＝10.5磅=14像素小四＝12磅=16像素四号＝14磅18.67像素小三＝15磅=20像素三号＝16磅21.3像素小二＝18磅=24像素二号＝22磅=29.3像素小一＝24磅=32像素一号＝26磅=34.67像素小初＝36磅=48像素初号＝42磅=56像素2.5 表格样式表2.1 表序表名格式样式：五号字绝对居中，前段6磅，后段6磅，单倍行距，段中不分页，与下段同页（如果是第三章的表，则修改编号为“表3”）表格样式：五号字绝对居中，前段6磅，后段6磅，单倍行距（选择表格样式后，一般将项目栏、合计栏字体加粗，加底纹如上例；其他列可调整上下居中居左，上下居中居右）。

注：1．最好不要用行距倍数，易造成文字上下不居中，影响美观。

2．表格不在同一页时，最好设置标题行重复。

2003版“表格--标题行重复”，2007版“布局--重复标题行”。

2.6 图片样式2.6.1 图片后跟图序图号格式图2.1 图序图名格式样式：五号字绝对居中，前段6磅，后段6磅，单倍行距，段中不分页（如果是第三章的图，则修改编号为“图3”）2.6.2 图片后不跟图序图号格式2.7 页眉页脚页眉页脚格式样式：宋体9磅（小五）绝对居中，0倍行距，段前0磅，段后0磅，自动更新。

去掉首页页眉页脚：文件→页面设置→版式→页眉和页脚→首页不同。

去掉页眉横线：格式→边框和底纹→边框：无→应用于：段落。

页码设置：光标停在页脚→插入→自动文图集→第X页共Y页，绝对居中。

不同章节显示不同页眉页脚：插入→分隔符→下一页，是否“链接到前一页”。

附件一：附件序名格式样式附件序名格式样式：二字黑体18磅（小二）居左，单倍行距，段前12磅，段后6磅，与下段同页，段中不分页，段前分页。

2.8 名词解释和注意事项1.添加到模板：勾选时，此“样式和格式”保存到本文档和本台电脑的WORD模板中，可下次调用。

2.自动更新：勾选时，本文档中所有此“样式和格式”名称的段落，都会按此次修改的“样式和格式”自动更新。

3.后续段落样式：本“样式和格式”段落结束回车后，后起段落的“样式和格式”。

4.字符间距：无特殊要求，一般“字符间距”设置如下图所示：5.段前分页：本段落自动另起一页。

6.与下段同页：本段落与下一段落在同一页。

7.段中不分页：本段落显示在同一页。

8.孤行控制：本段落按正常版面排版，如多出一行不在同一页时，本段落自动排版在下一页。

9.制表位：为了好控制左对齐，格式→制表位设置：默认制表位0字符，左对齐，前导符“无”。

10.注意编号的字体字号最好与标题保持一致。

11.注意文中不要随意用简称，要在前文中先说明，并在整编中保持一致。

12.中文与本文djsfj、数字123的字符间距去勾后如下所示：中文与本文djsfj、数字123的字符间距13.税金计算方法：税金一般为最后项目，将前面项目相加*税率/（1-税率）。

如税金=SUM(C4:C13)*8%/(1-8%)。

第三章Office应用技巧3.1 删除网上下载资料的换行符(“↓”)在查找框内输入半角^l(是英文状态下的小写L不是数字1)，在替换框内不输任何内容(可以用回车符^p)，单击全部替换，就把大量换行符删掉啦（但得检查替换后是否符合原文的格式、编码）。

备注：^符号在英文状态下“Shi ft+6记事本”去除格式。

如下段末的“↓”。

1、备份和清空年审表，启用2014年年审。

3.2 从其他文档粘贴文字到WORD文档我们往往从网页、QQ对话中要粘贴文字到WORD文档中，但很容易造成格式混乱，调整麻烦。

解决方法：方法一种是先粘贴到记事本，再从记事本复制粘贴到WORD文档中；方法二是：编辑→选择性粘贴→无格式文本。

3.3 导出的EXCEL表数据无法统计解决方法点空单元格→点右键复制→全选你需要用于统计的数字单元→在所选区域点右键→选择性粘贴→运算选择加→确定。

则原文本数字就全可用于统计了。

3.4 在Excel单元格中如何换行一是按组合键Alt+Enter。

二是选中数据区域，执行“格式→单元格→对齐→文本控制→自动换行→确定”操作即可。

3.5 在Excel单元格中不显示“0”值或其他符号不显示“0”：工具→选项→视图→窗口选项：零值去勾。

“值”显示“-”号：右键→设置单元格格式→数字：选择“会计专用”。

3.6 在Excel中的如何把一列的内容转换成行的内容先在Excel中复制需要转换的区域，然后新建一个Sheet2，在Sheet2中选择“编辑”-“选择性粘贴”，在弹出的对话框中勾选“转置”，点击确定，就可以把列的数据转换成行的数据。

如果列内容太多，得一部分一部的做就可以了!3.7 如何去掉word文档中的“标记”有的时候同一个word文件不止一个人在修改，需要几个人不断的传阅并修改，这时，标记是常用的手段，但是在最终做完文件之后，再次打开，还是会显示每个人做的标记，看起来很不舒服，那怎么“批量删除标记“呢？1.启动Word，然后打开您的带有标记的文档。

2.在“工具”菜单上，单击“选项”。

3.在“安全”选项卡上，单击以清除“打开或保存时标记可见”复选框。

4.单击“确定”关闭“选项”对话框。

5.在文档中略作改动，例如输入一个空格，接着删除此空格，然后保存文档。

（注意：如果你不进行第五步，那么下次打开文档时，还是会显示）。