[下发文件通知格式]实施办法文件下发格式

[下发文件通知格式]实施办法文件下发格式

【--书信格式】

实施办法文件下发格式管理制度

第一章文件的类别第一条技术文件分为“受控”个“非受控”文件两大类。

“受控”文件指与质量管理体系运行的有关文件。

第二条文件的更改须填写《文件更改申请单》由负责人签字后方可更改并标识，文件更改幅度较大时，予以换版。

换版文件下发后，必须将原文件收回，以保证使用有效版本。

第三条文件的范围。

包括:通知、通报、报告、请示、批复、意见、公告等。

第二章文件的格式。

第一条文件包括:文件分数、序号、文件名、发文字号、标题、主送单位、附件、文件正文、成文时间、文件生效标识、抄送单位、印发单位和印发时间。

第二条文件名，文件份数序号指将同一文稿印制若干份时，每份公文的顺序编号如需标识文件份数序号，应用阿拉伯数码顶格标识在版面左上角第一行。

第三条文件名。

指制发文件的单位，应使用发文单位全称或规范化简称。

联合行文，主办单位排列在前第四条发文字号。

由单位代字、年份、序号组成、单位代字，用一到三个汉字表示发文的单位。

年份应标全称，用六角括号]”括入。

序号的编号不能编虚位，不能加”第”字，应按某年依次制发的文件的号码填制。

第五条标题。

一般由发文单位。

文件的主题(事由)及文种(文件名称)三部分组成，位于文件首发文字号之下，可分一行或多行居中书写。

应当标准、概括、简要撰写标题。

(注:标题字体统一用字体，号印发) 第六条主送单位。

要求使用全称或规范化简称。

其位于标题之下，正文之上，要求左起顶格书写。

第七条文件正文。

正文结构一般要求包括导语，正文主体和结尾三部分。

导语部分用来表明制发文件的依据，目的或原因。

主体的结构安排要有逻辑性，条理性。

结尾，各种文件一般有与文种相适应的习惯结束语。

第八条附件。

与文件内容有关的随文发送文件，材料等，在正下文空一行，空两格标识”附件”字样，说明此附材料名称及份数。

第九条成文时间。

一般以负责人签发日期为准。

(可据实际情第十条文件生效标识印章。

成文时间距离右边沿边空四个字，加盖印章，如需加盖多个印章，印章之间互不相交相切。

第十一条抄送单位。

应当使用全称或规范化简称。

第十二条印发单位和印发日期。

这两项位于抄送单位之下，占一行位置，印发单位左空一字，印发日期右空一字，印发日期用阿拉伯数字标识。

第三章文件下发程序第一条拟定。

由各部门负责人根据实际情况的需要拟定文件，包括起草，核稿。第二条审批。

经部门负责人将核对后的文件交予主管老师或书记审批。

第三条盖印章。

经主管或经理审批同意后，部门负责人应将文件复印(连同印章)至少两份，其中交一份于秘书处文档办存档第四条如不经以上程序下发的文件，均无效。

第四章文件的管理第一条文件领用者，因文件丢失或者损坏需要领用新文件时，需填写《文件处理单》，经审核、批准后方可领用。第二条文件管理者、文件持有者要派专人管理文件，并保持文字清晰，外来借阅者需填写《文件借阅登记表》，经批准后方可借阅。第三条作废文件销毁时，由该部门填写《文件处理单》，由总经理

审核、批准后统一销毁。

需要留用的加盖“作废留用章”后方可保留。

第四条质量记录的格式和内容由使用部门设计，行政管理部门审查批准，统一编号控制。

质量记录表需要更改时，仍由原审批部门审批。

第五条质量记录填写：要求个部门质量记录填写人员在填写时要及时、完整、自己清楚、数据准确、使用中性笔或者圆珠笔笔填写。质量记录原则上不准更改，如有失误或者计算错误时，在改动处划改并签名。

第六条质量记录的借阅：外来人员借阅质量记录经常务副总批准后办理借阅手续借阅，公司人员经行政部部长批准后，办理借阅手续。

第七条质量记录的管理和保存：质量记录由本部门制定专人负责保管，注意防潮、防腐、防盗、防火、防蛀、保存期按《质量记录清单》的要求实施。

第八条各类质量记录由各部门指定专人手机、整理分类并装订，行政部负责归档并规定期限保存。

第九条质量记录销毁：对于超过保存期的质量记录，由工程部和使用部门负责签字，经审核批准后，进行销毁并填写《质量记录销毁清单》，需要保留的记录加盖“作废保留”章后由行政部统一保存。第十条行政部对质量记录的填写和使用情况进行检查。

并留有记录，填写《监督检查记录》，发现问题及时进行纠正。