办公室如何提高公文质量

办公室如何提高公文质量

公文写作往往是对制定和执行决策及处臵措施进行快速反映的活动，要求撰写者才思敏捷、下笔迅速，写得既快又好，力求解决问题及时，处理工作迅速，注重时效，提高工作效率。这就要求办公室的工作人员具有一定的修养，即政治素质好、有一定的政策理论水平、熟悉业务和机关工作情况、有较宽的知识面、有较好的文字功底。同时，注重平时积累，多思、多看、多写，坚持把好“六关”，即坚持把好发文关、格式关、内容关、语言文字关、程序关和时效关。

一、坚持把好发文关。就是从工作需要出发，本着少而精的原则，认真审核公文该不该制发，这是解决机关公文过多过滥的关键环节。在公文处理工作中应当做到：凡可以通过“现场办公”、电话联系、当面商谈等方式解决问题的，就不要发文；关于同一个问题，而且内容相同或基本相同的文件，如果已经行文，就不要重复发文；能联合行文的就不分头行文。对于不发的文件，要主动与拟稿部门联系，做必要的协调解释工作，讲明原因，并提出妥善处理的办法，以取得他们的理解和支持，共同做好控文、减文工作。

二、坚持把好格式关。就是按照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》，认真审核公文的规格样式

及其组成要素。无论是公文版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关，还是正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印刷版记，都要符合国家的规定，防止漏项、错项或多项。通过审核，使公文保持庄重、大方的形象，统一、规范的格式，从而增强公文的权威性和严肃性，使公文发挥应有的作用。

三、坚持把好内容关。就是在公文处理工作中，认真审核公文内容，看是否符合党的路线、方针、政策；是否符合国家的法律、法规；是否符合全国、全省和本地工作大局与实际；提出的工作意见、要求、措施和办法是否切实可行等。在审核中遇到有疑问的地方，特别是遇到涉及干部人事、机构编制、财政开支、群众切身利益等敏感问题，要及时与拟稿部门进行沟通和协调，弄清来龙去脉，取得一致意见，确保公文内容不出任何差错。

四、坚持把好语言文字关。就是坚持实事求是的科学态度和一丝不苟的负责精神，对公文进行逐段、逐句、逐字的推敲，努力降低文字差错率，增强语言表现力。在尊重并保持公文原意的前提下，敢于负责地对语言文字方面存在的问题做一些技术处理，淘汰那些与主题无关的内容和词句，删掉那些空话、套话、废话和多余的没有典型意义的材料，加工、润色那些不庄重、不准确、不严谨、不规范的语言。通过精雕细刻，使公文主题更加鲜明，语言更加精炼，篇幅更加简短，成为“精品”

力作。

五、坚持把好程序关。就是按程序办文，使公文运转的每一个环节都符合规定程序，这是公文处理工作必须把握的基本原则。应当做到：公文起草，要有令而动，有据可依；公文呈批，要层层把关，按级负责；联合行文，要协商一致，共同审签；公文办理，要逐级呈送，遵示而行。如果不按程序办文，不仅办不了、办不好，甚至会办出问题，延误时间，影响工作，给机关部门之间造成矛盾，影响团结。因此，在办文过程中，必须按规定程序操作，杜绝公文运转的错位和“倒流”现象，使公文处理工作更加规范有序。

六、坚持把好时效关。就是坚持特件特办，急件急办，一般件抓紧办，在符合办文程序，保证办文质量的前提下，加班加点，按时限要求完成公文处理任务。如果公文处理不及时，即使公文再好，也难以实现它应有的价值和功能。因此，办公部门快速高效地处理好每一份公文非常重要。要做到这一点，应从以下三个方面入手：一要加强预见性，做到了解情况全面，领会意图准确，这样才能把握工作的主动权，有条不紊，忙而不乱；二要有雷厉风行、埋头苦干的工作作风，始终保持良好的精神状态和旺盛的斗志，做到急事急办，特事特办，当日事当日办；三要加强协调，主动配合，做到心往一处想，劲往一处使，同心协力做好工作。