规范公文处理提高办文质量和效率

关于进一步规范公文处理
提高办文质量和效率的通知
各一级企业、单列管理企业，本部各部、室：
近年来，各单位、各部门严格执行公文处理有关规定，初步建立以xx信息平台与纸质公文相结合的办文制度，公文处理工作日益规范，但仍然有一些单位和部门对公文处理业务不够熟悉，存在着公文拟制质量不高、审核把关不严、格式不规范等问题，不同程度地影响了公文处理的效率和质量。

为进一步做好公文处理工作，提高办文质量和效率，现就有关事项通知如下：
一、公文处理中存在的主要问题
从近期各单位、各部门上报的公文来看，有些单位、部门未能很好落实公文处理工作的有关规定，突出表现在以下几个方面：
一是文种使用不规范。

“请示”、“报告”不分，用“报告”请示工作，或在“报告”中夹带请示事项；有的“请示”一文多请。

二是公文格式不规范。

混用上行文与下行文的格式；上行文未注明签发人姓名；请示性公文中未附注联系人、联系电话，给文件的及时处理带来影响；使用单位名称不规范等。

三是公文报送不规范。

工作缺乏计划性、前瞻性，报送的请示性公文中急件过多，预留时间过少，影响正常的工作研判和公
文处理；多头报送公文或直接将公文报送领导个人；在报送电子公文的同时，未及时报送纸质公文。

四是公文内容差错较多。

公文中文字、标点、语句、逻辑错误时有发生；公文内层次序数不规范、不连贯，字体不符规定；引用文件未注明发文字号；附件不全等。

二、强化公文处理责任意识
公文处理工作质量直接反映单位、部门工作作风和工作水平，直接影响单位、部门的工作效率，关系到企业的形象，各单位、部门对公文处理工作必须高度重视，严肃认真对待。

（一）各单位、各部门负责人要高度重视公文处理工作，严格遵守公文处理有关规定和要求，加强对本企业、本部门公文处理工作的领导和督促、检查，认真把好公文起草关、审核关、报送关。

（二）各单位要认真贯彻落实《国家行政机关公文处理办法》和《xx公司公文处理办法》（xx办[2008]064号），坚持实事求是、精简高效的原则，进一步规范公文种类、格式，完善行文规则、收发文办理，公文归档和保密管理制度，切实做到公文处理规范、及时、准确、安全。

（三）各承办人、拟稿人是办文的直接责任人，对每件公文的来文背景、时限要求、领导意图、流程去向、送呈安排等要掌握清楚，避免糊涂办文、错误呈送。

三、严格遵守公文处理规定
针对日常公文处理工作出现的种种现象，重申以下几个方面规定：
（一）规范公文格式。

各单位、各部门拟订公文必须严格遵守《xx公司公文处理办法》规定的格式，严格区分上行文、平行文和下行文的格式。

凡是上报公文均要注明签发人姓名；请示性公文必须在正文后附注联系人、联系电话；涉及的单位名称应当使用单位全称或规范简称、统称。

（二）正确使用文种。

1.公文标题必须根据公文内容准确使用法定性文种，不得使用“办法”、“规定”、“细则”、“建议”、“指示”、“汇报”、“计划”、“总结”等作为公文文种。

2.正确使用“请示”和“报告”。

“请示”是办件，需要回复，原则上一文一请，适用于向上级机关请求批示、批准；“报告”是阅件，一般不需要回复，适用于向上级机关报告工作，反映情况，答复上级机关的询问。

文件中只要有请求事项的，就不能用“报告”来请示解决问题。

3.正确使用“函”和“意见”。

“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

“意见”是新增文种，适用于对重要问题提出见解和处理办法，可以是上行文，也可以是平行文或下行文。

（三）严格行文规则。

1.公司的行文关系，根据隶属关系和职权范围确定。

xx公司除办公室外，各部门不得对外正式行文。

各部门行文只限于向下级单位对口业务部门商洽工作。

2.以xx公司上报的决定、意见、请示、报告、通报，转发省委省政府及上级机关有关文件，批复属下企业请示事项，答复不相隶属单位的工作商洽和向有关主管部门请求批准等公文以公司名义行文；例行工作事项、会议通知等可以公司办公室名义行文。

3.一般不得越级请示。

因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级单位。

4.除上级领导直接交办的事项外，否则属下企业不得以单位名义将公文直送或直寄公司领导个人，也不得在规范报送的同时再行重复向公司领导报送，以免造成公文运转秩序混乱和公司领导重复批文。

（四）加强行文审核。

重点把好“五关”：一是把好行文关。

主要审核是否需要行文，如需行文，应该以什么名义行文。

二是把好会签关。

主要检查应当会签的是否会签，会签是否取得一致意见，不同意见是否如实反映。

三是把好政策法规关。

主要检查内容是否符合党和国家的方针、政策，是否符合法律、法规及规定，与过去发的文件是否抵触、矛盾。

四是把好文字关。

主要检查公文的文字是否正确反映了行文的意图，是否简明扼要、通俗易懂；是否遵守语法，合乎逻辑，正确使用标点符号、数字、计量单位等。

五是把好格式关。

主要是检查公文各要素有无遗漏、是否准确，使用的文种、语气是否恰当得体，附件是否齐全。

四、认真做好公文处理工作
（一）明确办文时限。

公司本部各部室要严格执行“一站式”办文办事规定，主办部门从接到承办或上报事项至最终办结，实行全程跟进，做好与有关领导、有关部门、有关单位的协调工作，一般事项原则上自承办之日起15天内办结。

协办部门必须主动配合主办部门工作，一般会签时间不得超过2天。

（二）加强事项督办。

各单位、各部门要高度重视公司领导批示办理工作，在接到公司领导批示事项后，要从快从紧办理，并按照规定要求及时书面反馈办理落实情况。

对列入督办的重要事项，要指定专人按督办程序进行跟踪督办。

（三）加强学习培训。

各单位、各部门要认真查找自身公文处理工作中存在的不足，有计划、有重点地抓好工作人员有关公文处理业务知识的学习与培训工作。

二Ｏ一一年三月二十三日
抄送：公司领导、办公室文秘人员
xx公司办公室 20xx年3月23日印发。