如何确保公文质量

如何确保公文质量

公文的质量如何，直接关系公文的效用和机关工作效率，直接影响机关的形象和声誉。因此，一件公文，不光要内容真实，观点正确，条理清楚，文字精练，还要格式规范，结构合理，标识齐全，页面整洁。如何确保公文质量呢？

••••一、熟知规定，是确保公文质量的前提。

••••公文的撰制与处理，有一整套严密、系统、科学的规范要求。做好这项工作，首先必须熟知规定。中共中央办公厅和国务院办公厅分别颁布了《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）、《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），对各级党政机关公文的撰制和处理的规范要求，作了明确规定。它们是新时期指导机关公文处理工作的基本准则。认真执行《条例》和《办法》，公文质量差的问题就能迎刃而解。换句话说，要提高公文质量，就必须真正按这两个重要法规性文件来规范。而要执行好《条例》和《办法》，首先必须认认真真、反反复复地领会其精神，熟知各个条款。在提高公文质量中，文秘人员肩负着重要的任务，关键是要学好、吃透《条例》、《办法》，一个章节一个章节地看懂弄通，逐条逐款地领会掌握。通过学习，进一步深化对做好公文处理工作的认识。认识公文的系统性，增强程序感；认识公文的实用性，增强参谋感；认识公文的严肃性，增强责任感。通过学习，进一步增强贯彻执行《条例》和《办法》的自觉性，树立公文质量的系统观念，努力改变公文质量不高的状况。达到“准确、鲜明、生动”的要求，更好地发挥公文的效用，为改革、发展、稳定的大局服务。

••••二、严格把关，是确保公文质量的关键。

••••质量是公文的生命。只有高质量的公文才能为领导指导工作、实施决策发挥重要作用，产生良好效益。为此，文秘人员在公文处理实际工作中应当好“铁将军”，从内容、观点，到文字、标点，都力求准确无误，精益求精，决不可有半点马虎和疏漏。要多层次严把质量关，保证出精品。

••••发文关。对于有无必要制发公文及用何种名义和格式行文，进行充分论证，即对发文机关领导是否有明确指示，是否符合行文机关工作实际需要，是否必须以公文的形式制发，逐一认定。行文必须本着精简的原则，严格控制发文的数量和范围。可采取当面协商、电话联系、会议讨论研究等方式解决的问题就不必行文。政策不明的事、超越职权的事、未经协调的事、一般性的工作，都不应发文。可发可不发的文件，文秘人员都应建议不发，宁少勿滥。这样，既可减少发文数量，又可在一定程度上维护机关的形象和权威。

••••拟稿关。拟稿是撰制公文“始发站”。要提高拟稿的成功率，需注重以下几个环节：一是调查研究，收集材料。平时通过多种途径广泛收集有关资料，了解各种情况，尤其要深入基层调查研究，认真核准所选用材料的真实性，并善于分析归纳，这样就能在起草时得心应手，做到“博观约取，厚积薄发”。二是领悟意图，定准基调。通过留心观察，掌握领导意图；归纳综合，深化领导意图；研究分析，扩展领导意图。在起草时紧扣主题，理清脉络，始终体现领导机关的意图，安排好总体框架、结构。三是精雕细琢，反复推敲。在草拟公文时，坚持内容上求实，注意方法措施的可行性；格式上求严，保持外观布局的规范性；文字上求精，达到表述的准确性；篇幅上求简，讲求整体结构的紧凑性。对草拟的文稿应多改几遍，以确保公文内容、用语、表述等准确贴切，做到草稿不草率、初稿不粗糙。••••审核关。这是对已起草的文稿进行“质量检验”。缺少这一环节，往往会使一些内容粗糙、文字冗长的公文发出去。公文审核应注意做到“四查”：一查政策界限是否明确，有无矛盾抵触。即检查文稿内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示、决定，是否完整、准确地体现发文机关的意图，是否与过去发的公文有出入；二查措施是否落实。即检查公文是否符合实际情况，所提措施办法是否明确具体、切实可行；三查文字表

述是否准确、简练。即检查公文条理是否清晰、明了，文句是否通顺、严谨，合乎语法、逻辑，标点符号和数字用法是否正确，有无错别字等；四查体式是否合适。即检查文种使用是否得当，语体是否得体，格式是否整齐规范。审核是一项严谨精细的工作，需要有“吹毛求疵”的态度才能做好。

••••缮印关。公文的缮印是制发公文的最后一道“门坎”，必须非常认真细心，努力做到格式规范，布局合理，用字标准，印刷清晰，页面整洁，装帧精美等。为此，应注意几点：一是以经过领导人签发的定稿为依据，忠于原稿。二是严格送印制度，由机要收发人员专人编号、登记，凡是不合规范的文件不予盖章、不予发出。三是先易后难、循序渐进地用现代化设备取代陈旧落实的设施，改善打印条件。掌握微机操作技术，注意排版的艺术性和精确性。四是校对时要细致入微，斟字酌句，圈点过目，弥补起草、审核中的疏忽和不足，力求精确无误。

••••三、增强素质，是确保公文质量的基础。

••••公文质量的高低，是机关工作作风的体现和工作水平的反映，从中也可折射出文秘队伍素质的高低。从一定意义上讲，文秘人员的素质决定公文质量。因此，要保证公文质量，至关重要的是需要文秘人员有高度的政治责任感和严肃的写作态度，以及较高的理论、政策、文字水平。为此，必须加强办公室文秘队伍建设。

••••文秘人员应注意修养，提高自身素质。新时期对文秘人员的素质要求主要有：政治上要强，有高度的政治责任心和思想觉悟，坚持学习马列主义、毛泽东思想，尤其是邓小平理论，在工作中能够贯彻执行党和国家的路线、方针、政策；具有良好的职业道德，认真负责，顾全大局，实事求是，坚持真理，埋头苦干、无私奉献；具备较强的业务能力，如领悟机关工作意图能力、创造性思维能力、文字表达能力等。因此，广大文秘人员应在实践中刻苦学习，苦练基本功，逐渐使自己的水平达到或接近《条例》和《办法》的要求，成为掌握“十八般武艺”的写作多面手。

••••搞好培训工作，构筑文秘人员较完备的知识系统。通过送学校深造、组织业务培训、开辟业务讲座、研讨交流、以老带新、跟班操作、公文展评等形式，提高文秘人员的政治涵养和业务素质。文秘人员应博览群书，勤学多思，在撰写、修改文稿的实践中不断积累工作经验，在更高层次上探索公文写作规范，丰富知识结构。

••••建立严格的规章制度，有效地推进《条例》和《办法》的实施。结合实际完善有关具体制度和程序规定，使公文处理工作照章办事，按序操作，有条不紊，为公文质量提供保证。不定期地开展公文质量检查评比活动，检评结果在一定范围内通报。将公文质量列入目标管理责任制，作为考核机关工作的一个重要指标，从而促进公文质量不断提高。