合同管理实施办法

XX公司合同管理实施办法

第一章总则

第一条为规范合同管理工作，降低财务风险，避免和减少因合同管理不当造成的损失，根据国家有关法律、法规，结合XX公司实际情况，特制定本办法。

第二条合同管理实行分级分类授权管理原则，并实行承办人制度和合同备案制度。

第二章管理职责

第三条承办人职责。

1.负责收集客户信息资料，并对客户信息的真实性负责。

2.负责根据公司授权范围及合同范本与客户就合同具体内容进行洽谈，向业务部门提交客户调查表（见附件一）和拟签合同文本。

3.将签订完毕的合同、附件及交接记录及时提交业务部门按规定归档。

4.承办人员应全程代表公司对外实际履行合同，做好履行日记，发现我方或客户情况有变化或不履行和不按期履行合同时，应及时报告业务部门并逐级上报本单位领导，如情况紧急，应同时报公司法务部。

第四条业务部门职责。

1.业务部门（包括但不限于销售、采购、机物等部门）应设专人负责合同专用章、客户档案管理和合同档案管理。

2.客户档案应进行动态管理，及时更新，对客户信用进行核实和评定。

3.合同在盖章前，应组织相关部门对拟签合同的价格、信用政策、（收）发货及收（付）款方式等项目是否违反单位的规定进行评审，超出合同范本和授权范围的合同，应报公司审批。

4.每一份合同都要建立档案，包括已签合同、附件、验工计价、交接记录、往来信函、变更或解除协议等的原件一式二份，一份自存，另一份移送本单位财务部门。

5.变更或解除合同、我方或客户情况变化或违约时，应提出处理意见并报本单位领导和公司法务部。

第五条各单位财务部门职责。应根据各业务部门提供的合同及相关资料建立健全合同档案，并依据合同及相关凭证、附件作为付款及开据发票的依据。

第六条公司法务部职责

1.负责制定合同范本，负责依据本办法的规定履行合同审查职责。

2.对变更、解除合同或违约等情况提出处理意见。

3.对各单位合同管理工作进行检查指导。

第三章资信调查

第七条在合同签订前，承办人和业务部门应对客户的基本情况和资信进行了解和审查。

第八条调查资信应收集以下资料：

1.客户的名称或姓名、住地、电话。

2.客户的支付能力、企业性质、目前经营状况、产品质量、与我公司原签定合同的履约情况等。

3.客户的工商营业执照或身份证（复印件）和授权委托书原件。

第四章合同评审

第九条合同必须经过评审后才能正式签字、盖章。合同评审以会签方式或会议方式，按照以下程序进行：（一）业务部门负责提供本部门业务范围内拟签订合同的文本；

（二）业务部门负责组织相关部门对合同文本进行评审。可以采取会签的方式，由相关部门签署书面意见，也可以召开专题会议进行研究并形成评审会议记录，参加人员应在评审会议记录上签字；

（三）按照合同评审的意见修改合同文本，形成正式的签约文本，并将有关情况向单位主管领导汇报；

（四）正式的合同文本由本单位行政领导批准。

第十条根据阶段的不同，合同评审可以分为投标前评审、合同签订前评审、合同修改前评审。

合同评审的主要内容包括：合同项目的可行性，合同项目的经济性，合同中技术性内容的适宜性，合同内容的合法性。

第五章合同的审查批准

第十一条各单位对外签订的合同，除按规定须上报公司审查批准外，由各单位自行签订。

第十二条下列合同应报公司法务部和相关业务部门审查，由公司总经理审批，总经理出差在外，由总经理授权的其他领导审批。

1.超出公司统一合同范本规定签定的合同；

2.设备采购合同、委托代理合同（协议），技术合同、联营、合资、合作、涉外合同，资产处置合同（旧机变卖，生产经营场地租赁合同），担保合同；

3.其他重大经营合同；

4.劳务分包合同；

第十三条合同审查的要点：法务部负责审查合同条款、内容的合法性、严密性。财务部负责审查合同的付款方式是否合理，业务部门根据客户档案情况负责审查合同的价格是否合理，合同是否可行。

第十四条审批程序

1.拟签合同文本和评审申报表一式两份（附表二）逐级上报。

2.上述审批程序，一般为1至2天。特殊情况经批准或授权的可不受审批程序的约束。

第六章合同的签订

第十五条除即时结清外，必须签订书面合同。如公司下达有正式合同范本的，应采用统一的范本签订合同，按公司规定合同文本经过审批后才能签字和加盖合同专用章（合同专用章专人保管）的，应履行审批手续。

第十六条签订合同应加盖骑缝章。合同附件、交接记录、结算签认单、对帐签认单应加盖客户的印章或合同签字人（授权代理人）的签字。合同盖章时应由印章保管人进行登记。

第十七条合同的末页应当载有包含相关权利义务的合同条款，如果末页没有权利义务的合同条款则应作“此页无正文”的说明。严禁将仅有我方已签字、盖章却无具体合同条款内容的合同末页，交、寄给客户签字盖章。严禁向客户提供盖有我方印章的空白合同书。

第七章合同的履行、变更、解除

第十八条合同一经签订，必须全面实际履行，对造成违约的直接人员要追究责任。对方当事人违约不履行合同，承办人应及时通知业务部门和单位领导，情况特别紧急严重应同时直接报告法务部。

第十九条变更或解除合同，须报公司分管领导和法务部审核批准。

第八章合同资料的管理

第二十条各单位应严格执行合同管理月报告制度。各单位经营、物资、生产等业务部门根据本部门合同签订和履行情况，按附表三到附表六的要求建立合同管理台帐，详细记载合同签订及履行等情况，并于每月25日前通过梦龙和书面两种方式报送公司法务部。

第二十一条合同资料原件实行各单位业务部门和各单位财务部分别管理制度。各单位在合同、附件、交接记录、结算签认单、对帐签认单、往来信函、变更、解除协议等原件签订之日起五日内一式二份移交业务部门和各单位财务部存档。