小区物业档案的建立与管理制度

档案的建立与管理

档案是指一个单位在各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、计算机软件等不同形状和载体材料，及真实反映历史记录的全部资料的总和。

档案载体，指档案除了基本的纸张外，还包括照片录像和录像磁带，反映各种图文数据的磁盘、光盘以及金属、塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容的奖品等以备日后查考的实物。

类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分，用以表示某一类档案的概念。

类号是类目的标识符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。

21.1管理要求

管理处档案是本管理处、公司及业主的宝贵财富，应全部归档，任何人和部门不应私自保存和对外交流。管理处档案工作纳入经济责任制的考核范围，纳入管理人员职责范围之中，以保证档案材料的完整、准确、系统安全和开发利用。

21.2档案的收集与归档

归档范围：凡管理处在前期接管、经营活动、设备购置、设备维修、保养、财务管理、教育培训、人事工作等其他工作中形成各种文字、声像证书、荣誉奖品、图表、实物、模型等材料归属归档范围（详

见本节《物业管理档案分类编号》）。

各部门按照归档范围，将本部门形成的档案，按照文书处理和归档要求进行部门预立卷后，交管理处兼职档案员。在开展各项业务活动前及活动进行过程中形成的科技文件材料（含照片、录音、录像和计算机磁盘）由活动负责人或其委托人负责积累整理归档。有关人员应做好文件材料的形成、积累、收集、整理、对已归档的档案补充、完善，做到帐物相符及档案完整、准确、系统。

21.3档案分类编制

类目设置：根据物业管理单位所形成物业管理档案特点，初设八个一级类目（详见本节《物业管理档案分类编号》）31个二级类目。

类目设置方法：

①物业管理类、经营管理类二级类目按年代、问题设置；

②产业按接管类二级类目按建设项目和专业性质设置；

③户主入户类二级类目按房屋室号设置，按一户一卷独立成卷；

④设备仪器类二级类目按设备种类设置（包括智能化系统设备）；

⑤维护、维修类二级类目按维护、维修类别、年度设置；

⑥声像类二级类目按载体和年度设置；

⑦会计类二级类目按文件形成的性质设置。

标识符号

本“方案”采用阿拉伯数字编号制。

上位类目和下位类目代码之间用“.”隔开，案卷号与上位类目

之间用“－”隔开。

物业管理档案编号结构：

X . XX . XXXX ——XXX

案卷流水号

年度号

二级类目代号

一级类目代号

21.4归档要求

归档的文件材料应完整、正确、系统能真实反映管理处各项活动和历史过程。

必须按照档案要求进行部门预立卷，写好目录。为了便于装订应使用十六开型纸260mm×184mm（长×宽）或A4纸297mm×210mm（长×宽）并使用钢笔或毛笔，钢笔用碳素蓝黑墨水为宜，不得使用圆珠笔和铅笔。凡收到的传真件，为防止褪色应及时复印，原件和复印件一起归档。

21.5档案整理与保管

档案的整理就是把处于相对凌乱状态的档案，经过分类组合、排列和编目，使档案系统起来，便于保管和利用。

案卷的制作流程：

整理资料——〉粘贴（小于A4纸的资料需粘贴）——〉盖页次（正面盖在右下角，反面盖在左下角，空白页面不必盖页次）——〉

打印卷内目录——〉打印封面——〉粘贴组合封面、底面——〉卷内资料打孔——〉装订——〉填写备考表——〉装盒

为了做好档案的保护工作，有条件的管理处应设立档案库房，无条件的管理处应配备档案柜，并做好防火、防盗工作。按档案柜内的档案排列顺序进行分类，将档案的有关内容汇编成《档案案卷目录》，便于查阅及利用。

21.6档案的跟踪

由于物业档案管理具有动态性，因此凡管理程序各个环节的有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态注记。当房屋产权发生变更时，管理处应及时为新业主建立“业户档案”，届时对原业户的档案另置保管，保管期限为三年。

结合日常管理进行随时动态注记，如管理手册中的各项费用，设备保养卡上的维修更新记录等。

21.7档案的利用与销毁

利用：档案管理人员和借、查阅者必须认真学习和自觉遵守保密的规定，正确处理保密与利用的关系。

业户档案属“保密”档案，如有外来人员需查阅业户档案，必须持有关单位介绍信，经有关领导同意，方可查阅。

销毁：凡是归入档案室，且已超过原定的保管期限的档案，由档案保管员提出销毁申请报告，经归档部门负责人同意，管理处经理批

准，由专人送指定地点自行销毁，决不能把销毁的材料挪作他用或当废纸出售。

做好详细的销毁记录，注明销毁日期，并由监销人员签名，装订成册后，归入档案室保存，档案销毁后，及时调整柜架，整理帐目，在原目录上注销。

21.8相关文件

物业管理档案分类编号（附表）

物业管理档案分类编号