高校声像档案管理的现状及对策

高校声像档案管理的现状及对策□李容【摘要】随着现代声像技术的发展，声像档案已经成为一个逐步发展起来的档案种类，并且在高校档案中发挥着越来越重要的作用。

因此，分析高校声像档案的现状，并对存在的问题提出解决对策，已经成为当前档案工作中一项十分迫切的任务。

【关键词】声像档案；声像技术；档案资料【作者单位】李容，河北化工医药职业技术学院近年来，随着高校招生规模的扩大和快速发展，在教育教学等各类活动中形成了大量的声像档案。

但在声像档案管理中普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用，导致声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已经到了非抓不可的程度。

因此，采取有效措施，加强声像档案管理成为高校急需解决的重要问题。

一、高校声像档案的内涵及特征（一）高校声像档案的内涵。

声像档案是档案实体的一个重要组成部分，高校的声像档案是指高校在教育教学活动中形成的，对教育教学有作用、有帮助、有价值、应保存的照片、底片、录音带、录像带、光盘等不同材料为载体，以影像为主要反映方式，辅以文字叙述的历史记录。

是高校整体档案的重要组成部分。

是档案资料的延续和发展，同时具有社会效益与经济效益。

（二）高校声像档案的特征。

众所周知，高校声像档案是对教育教学活动真实的、客观的反映。

它具有如下特征：1.直观性。

声像记录和文字说明是不可分割的整体，它们互相依存、互相印证、互相补充。

声像档案以画面的可视形象，生动地展现在人们面前，它不仅能图文并茂，动静结性、临时性的事务，所以办公室主任除了要按部就班地组织实施正常的日常行政事务外，还要随时准备处理这些突发事件，要学会科学管理和利用时间，掌握现代化办公手段，依托计算机网络和电子数据向无纸化办公转变，营造充满现代化的办公环境，积极探索网上办公新模式。

工作中要分清主次缓急，掌握办事时机，树立超前观念，对于一些可以预见的工作，领导事前交办的事情，都应作提前好准备，并且要不断吸收借鉴先进的管理经验，寻找工作规律，注意工作方法的创新，使管理工作既务实又有开拓，真正做到办公室工作的科学化管理。

（六）坚持写工作日记，利用好备忘录。

工作日记是对每天工作的总结，是积累工作素材的有效途径，也是撰写学院工作总结、查阅学院重大事件等最原始的参考依据。

因此，办公室工作日记的内容也是最全面、最权威和最有参考价值的，所以办公室主任在工作中要对每天的工作进行真实详细的总结，做好工作日记。

在日常工作中，因为办公室工作的繁杂琐碎，办公室主任往往会出现因工作的繁忙而造成工作疏忽等问题，并且在突发事件发生时还会使自己手忙脚乱、顾此失彼。

解决这一弊端的最好办法就是利用好备忘录。

在学期初或者每个阶段性的工作开展之前，都将需要完成的工作按照日期提前记录下来，做到每天的工作都是有计划的开展实施，逐步解决，这样就可以做到工作中忙而不乱。

（七）健全文档，充分利用。

收发文件并监督实施是办公室主任最重要的工作，所以做好档案的分类管理，尤其是利用好现成的电子文档格式是档案管理和材料积累的基本要求，也是简化工作程序、节约工作时间的重要途径。

现代科学技术在档案工作中的应用，是档案工作现代化的重要标志，可以利用现代化的电子计算机网络技术、现代化的通信技术等实现档案工作的信息传递网络化、档案信息缩微化，并且提高档案的保护水平等。

所以，学院办公室主任要在档案管理现代化中进行研究学习，充分利用现代化的手段保管好学院档案，做好档案的分类管理。

并且要做到传统技术和现代技术相结合的方式，一方面要适时做好一些档案的存储管理，另一方面要做好电子形式的保管分类，做到档案工作的事半功倍。

总之，要做好高校二级学院的办公室主任工作，除了自身应具备的综合素质外，掌握几种行之有效的方法是很有必要的，要把办公室工作提高到典型的水平，层层递进，开创办公室工作新局面，不但可以使工作达到事半功倍的效果，而且也是办公室主任工作上台阶、上水平的重要途径。

【参考文献】1．胡占友．办公室管理行动指南［M］．北京：机械工业出版社，20042．张浩．办公室主任工作必备全书［M］．北京：蓝天出版社，20063．陈晓琳．高校办公室工作探微［N］．科技咨询导报，2007·542·合，如实地反映当时的历史环境，还能使文字档案中的内容更为真实、完整。

2.形象性。

声像档案由于依赖于先进的科学技术和快速的传送手段，时间感与空间感比一般档案强烈，甚至可以进行远距离传送，这是一般档案望尘莫及的。

声像档案可以把一瞬即逝的“容貌”记录下来并予以再现，可以把人们引向对历史的深切怀念或者使人们对历史有更深刻的认识。

3.易复制。

声像档案容易复制，而且难以区分原件与复制件。

一般的纸质档案，原稿与复印稿是很容易区分的，而要区分原版磁带与制作精良的磁带复制件、区分原版底片与制作精细的翻版底片是十分困难的。

同时，记录在声像档案载体上的信息，可转录到感光胶片、磁带或光盘上。

而且作为声像档案载体的磁带可用来多次记录，使它成为各种相互依存技术的产物。

二、高校声像档案管理的现状（一）对声像档案的归档意识薄弱。

目前，有些档案管理人员对声像档案及其重要性认识不够，声像档案难以及时完整归档，致使单位声像档案不齐全、不完整；部分声像档案长期流失在个人手中，严重影响了声像档案的长久保存和开发利用。

声像档案有很强的时效性和特殊的归档要求，如照片需同底片一并归档，影像需辅以文字说明，如果归档不及时，日后就是摄制人员自己也难以追忆齐全和准确。

有的高校照片资料没有归档，且大部分照片与底片早已分离，或已无底片，文字说明更难说清，本来是很珍贵的资料，却因为没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。

从部门的归档情况来看，有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，但当档案部门去收集时，往往不愿交，就容易造成声像档案的流失。

（二）声像档案的管理制度不健全。

受传统档案保管习惯的影响，人们往往重视纸质档案的归档保存，不注重声像档案的归档保存。

因此声像档案的管理制度很不健全，缺乏集中统一的管理。

很多学校的声像档案还存在着部门一年一次移交档案室、部门分散保管或个人保管等多种管理方式，甚至处于无章可循的自由形成、自由处理状态，对声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或管理制度不健全，或虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

（三）保管条件不符合要求。

声像档案的保管要求同纸质档案相比，除了具有严格的温湿度要求外，还要具备防磁、防光、防污染等多种保护措施。

目前，一些高校将声像档案存放在文书柜内，或与其它档案混存在一起，没有配备声像档案专柜，不具备恒温、恒湿、防磁等保存要求，致使一些照片发黄褪色，底片粘连变质，磁带消磁受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

（四）管理人员的业务水平有待提高。

要实现声像档案资料的良好管理，就需要具有专业技术的人才。

他们不仅要熟悉档案工作的专业知识，还要有相关的声像知识和刻录技术，并能熟练掌握计算机和网络的操作。

只有这样才能使声像档案资料的信息化建设和管理顺利实施。

而目前，从事档案工作的管理人员有相当一部分没有经过严格的信息化技术训练，不能熟练掌握信息设备的功能和操作，运用信息技术解决档案管理工作的能力普遍较差，使声像档案的现代化管理无从下手。

三、加强高校声像档案管理工作的对策（一）加强宣传，提高声像档案归档意识。

声像档案的管理工作首先要得到学校领导的高度重视，把声像档案工作纳入各部门工作计划、规划，列人领导议事日程，加大经费投入，确保足够的人力、物力资源的配备。

可定期举办声像档案展览，向教职工大力宣传档案工作的重要性，通过学习与广泛宣传，使教职工增强档案意识，形成人人重视档案，支持档案并自觉地维护档案工作的良好局面。

（二）加强制度建设，确保声像档案的齐全、完整。

结合高校的工作实际，切实制定出声像档案的收集、归档制度以及声像档案管理标准和有关人员岗位职责。

对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定，防止分散流失，杜绝据为己有。

建议专兼职档案人员直接参与声像档案内容的拍摄和制作，并且将这项工作直接纳人档案工作人员职责范围，使声像档案管理工作更加制度化、规范化。

（三）加强软硬件建设，建立高校声像档案库。

随着现代化科学技术的不断进步，高校声像档案的种类与数量在不断增加，为了跟上时代的步伐，提高声像档案工作管理整体水平，尽快建立高校声像档案库是非常必要的。

首先，声像档案要独立成卷，并且与声像档案设备集中统一存放，统一管理，给其一个相对独立的空间，建立声像档案库。

其次，要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等，采取照片定期翻拍，录音带、录像带定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

此外，实现声像档案从收集到整理、编目、上架、借阅一条龙管理，使之更加有序化、规范化、标准化，这样就打破了原始的管理方式，提高工作效益，使高校的声像档案管理工作更加趋于完善。

（四）加强学习，提高管理人员的业务水平。

档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案管理人员的素质。

档案管理人员的信息化技术水平是实现声像档案信息化管理的有效保证。

要加快声像档案的信息化，尤其需要培养造就一大批既懂档案理论基础知识、又有较高专业素质和现代信息技术的复合型人才。

“人才先行”是加快声像档案信息化进程的前提。

具体来说，可以通过在职学习、脱产培训和外出进修等方式，对档案管理人员进行再教育，使他们熟练掌握计算机、刻录机等基本操作技能，以便为声像档案信息化奠定坚实的基础。

在档案管理人员普遍掌握计算机基本操作技术的基础上，继续加强有关网络技术以及与信息技术相关的专业英语学习，使他们尽快适应信息化工作的要求，这是当前乃至今后相当长一段时期内，档案管理人员继续教育的重要内容。

声像档案是时代的产物，是传媒需要赋予档案管理工作的新课题。

完善科学的声像档案管理将对现代社会文明的建设起积极作用，它必将随着馆藏档案资料的不断积累，发挥其特有的魅力和作用，并能为档案馆实现数字化、网络化的加工、存储、利用、宣传工作做出贡献。

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