会议管理及信息发布解决方案

精心整理

会议管理及信息发布解决方案

一）前言

随着现在科技的发展,网络越来越表现出其重要性,人们对商务的要求越来越高。繁忙的人们不满足于现状,而寻求更便捷的方式,利用网络的空间和便捷,实现会议的网上公布、安排用户的招待工作。为了实现全国各地的人可以实时了解各地召开的会议,踊跃参加自己感兴趣的会议,关注社会。充分利用网络工具来实现更快、更便捷的网上报名参加会议。

围绕着会议的人、事、物，要让会议的组织工作更有效率，通过一套软件系统把它们管理起来

会议信

息的多样性和生动性，还能实现信息发布的远程集中管理和内容的随时更新，使得新闻、图片、天气预报、通知等各类即时信息的随时插播成为可能，能够在第一时间将最新会议信息及会议室的使用情况发布到各个信息点。

三）系统建设目的

“会议管理及信息发布系统”建设的目的是为了提高会议系统无纸化、智能化、自动化水平；提高会议系统综合信息服务的质量和效率；提高会议召开质量和会议室的使用效率；对外提供更直观、更清晰、更生动、更人性化的优质信息服务。

“会议管理及信息发布系统”在会议系统具体实施目标：在活动厅室、出入门、电梯厅等相关部位安装多媒体音视频系统线路接口，与中心机房实现互通互联。根据活动任务的需要在不同地点安装各种类别的移动或固定的音视频设备，可以显示文字、图片和视频信息。针对会议系统每天举办活动的不同特点，各音视频设备既可以统一发布信息，也可以按个性发布信息，还可以按编组发布信息。

（1）在会议期间，我们既可以显示热烈欢迎各位与会的信息，也可以动态显示与会报到情况，还可以显示会议现场的图像，以及当日天气情况和提醒入会人员注意的事项等。

（2）在举办会议时，相关部位的设备可以安排介绍参加会议的人员、部门、会议内容以及开会

（3）

（4）

示器或远程控制机的显示屏上；

２、每个屏幕可以根据客户需要任意划分，每个划分的区域可以显示不同的内容；

３、具有完整的会议室预约模块，可以通过ＩＥ浏览器进行会议预约管理。并将会议室使用信息实时在显示终端上进行显示。

４、系统随时可以向各个“媒体显示终端”发布相同或不同的多媒体信息，包括视频、PPT、滚动字幕、FLASH、文本、Word、Excel等；

５、具有联网和远程控制的功能，支持局域网、广域网、互联网、ADSL/ISDN、3G网络、跨网

络、跨路由器和防火墙远程连接。能够远程定时开关机、远程屏幕接管、远程状态监控和查看、远程重启等；

６、可以随时随地的向各显示终端发布“滚动字幕—跑马灯信息”，而且“滚动字幕”的字体类型、大小、颜色、滚动速度与位置都允许调整；

７、可以设置图片、文字的透明、半透明显示及附加窗口显示。可以设置图片的切换效果。

８、系统具有“定时播放、指定时间播放、随时插播、指定年月日时分秒播放”等功能；

９、系统带有立体声伴音，声音播放以隐藏任务方式编排和播放，不影响可见窗口的媒体播放；

１０、巧妙地节省通讯费用：可以通过各种通讯方式将数据发送到屏幕上，并且不需要一直在

控端的

DVD

4或9：16

２０、系统中包含了从互联网网页上自动提取数据并生成本地新网页的功能模块，可以与天气预报、股票等系统结合应用。

五）系统结构

系统网络结构图：

基于目前许多大中型企业手工化管理会议室，各楼层的会议室空闲／预定情况不能及时得知。为了进一步规范会议室的使用/预定管理，避免资源的冲突。基于B/S结构的会议室管理系统，用

户只需要通过互联网即可随时了解每个会议室的当前状态和预定情况，提高了会议室的使用率，会议管理系统是数字媒体发布系统中一个方便的功能模块,它依托数字媒体发布系统的平台,对召开的会议的相关地点、内容、通过信息发布系统及时发布到各个信息点位的显示屏上进行公布；同时内部办公网，也可以直接链接系统的预约页面，所有工作人员便可以在内网查询会议信息。节省会议组织者的时间。

系统的核心是会务管理综合软件，安装在中心机房的会务管理服务器中。管理员、会议组织者、后勤服务人员等使用者一般在局域网内使用系统。会议的出席人员则可以手机短信或邮件的方式收到会议通知。

预订、

而不需要安装任何软件。软件大量使用WEB2.0技术，使用界面大多都是直观的图形化交互界面。例如，录入参会人员名单时，系统支持智能搜索，可加快录入速度。

可控制多种设备：系统的设备控制程序采用统一的驱动程序格式封装，现场控制器通过装载不同的驱动程序可控制不同的设备，从理论上讲我们的现场控制器可以控制任何一种设备。

强大的数据统计分析功能：系统可对会议次数、人数、时长、会议室使用情况、设备使用情况等数据进行统计和分析。系统还支持计费统计。

高开放性：系统具有很高的开放性。既可以做为独立的软件系统运行，也可以与其他系统，

如办公自动化系统（OA）整合，实现单点登录、统一权限管理，成为OA系统的一个模块。

七）会议管理系统应用场景模拟

下面将模拟一个会议组织过程，从而直观地展现会务管理系统的特色功能。

1)会议室预订

组织会议首先要预订会议室。预订人可先在状态图上查看会议室的忙闲状态。如下图，绿色区域表示该会议室在那个时段已经有预订，灰色区域表示没有预订。在灰色区域拖拉鼠标就能选中时间地点，然后进行预订。

2)

选3)

系统还能在会前十五分钟自动发送短信提供参会人员按时出席会议。

4)会场导引

系统能把会议室的预订信息推送到信息发布屏，引导参会人员进入会场。例如，把今日会议列表发布到大厦的大堂的信息发布屏中，参会人员看了，再结合大厦的地图就能很快到达会议地点。八）会议管理主要功能

1)会议资源管理