会议管理系统整体解决方案

会议管理系统解决方案

2017年

目录

1.项目概述

1.1.现状概述

会议是企业日常工作的重要组成部分。随着一个企业规模越大、管理层级结构越细化、分支机构部署地域越广泛，传统的集中式会议（高昂的会议成本、低下的会议效率等）已经越来越不能适应一个现代化企业的会议沟通需求了。如何有效地利用现有的办公网和工作电脑，将会议交流实现信息化，减少会议成本，是目前亟待解决的一个问题。

近年来，随着电子信息技术的快速发展，以全球化、网络化、智能化为趋势的办公方式越来越受到各行各业的青睐。软件会议系统在这个大趋势下应运而生，软件会议系统让身处异地的人们能够随时开会，瞬间见面、谈话、交换文档资料、共享信息资源、一起研讨决策，具有各种不可比拟的通讯优势，并能充分利用原有网络及设备，灵活部署“远程会议通讯平台”，搭建起系统内的日常沟通、工作部署、培训招聘、工作交流等应用。

1.1.1.企业直接经济成本效益分析

我们举个例子来说明一下这个情况，比如某个企业主要由集团控股、参

股、分公司及办事处等组成，其特征为分布广、数量大，控股、参股企业员

工数万人。集团与各子公司，子公司企业间，子公司与其下属企业或机构业

务合作、工作汇报、经验交流，会议需求巨大。

传统的会议模式需要参会人员到指定会场不仅浪费经济成本，而且占用

大量时间成本。以集团三个会议室的使用数据统计，平均每个月需召开20次

人数在30人以上会议（最保守数量，同时仅设定为省内企业），每次会议的

直接经济成本包括交通费、餐饮费、会议耗材费和人力成本费，其会议成本

估算如下表：

按照上表计算，则每年集团因会议支出的直接经济成本在万元，若考虑到外地参加会议的机票费和住宿费，则每年会议成本会达到150万元以上。

建设会议系统后，仅从直接经济成本上，每年就可为集团节约大量费用。同时，会议系统的建设，也加速了企业内部的信息流通，降低企业经营成本的同时，迅速提高企业的运行效率。

1.1.

2.企业效率提升效益分析

会议系统不仅能节约会议成本，而且通过高清音视频交互的基础，加上系统具有强大的数据交互能力，完全满足日常信息沟通需求，为员工节约沟通时间，提升企业运行效率。

传统模式下，下属企业如果需要提交一个报表，一般采用发送电子邮件的发方式。如果有疑问，简单的可采用电话沟通，复杂的，则需要到集团总部进行沟通、或者下属企业之间也需要派人当面沟通。

这种沟通方式，不仅浪费了大量的经济成本，而且占用员工大量工作时间，无形之中降低了企业的工作效率。

采用视频会议的方式，则可以方便的进行面对面的沟通，而且通过数据协同办公，可以快速的实现办公数据的交流，节约了时间成本、提升了企业工作效率。

1.1.3.企业文化普及效益分析

随着企业规模的扩大，下属企业之间沟通日益减少。集团企业文化及精神传达只能依靠传统文件下发的方式，不仅不利于企业文化的普及，而且无法在第一时间向下属企业全面传达集团会议精神。

采用会议系统，可以在集团有重要会议时，下属企业远程参加集团会议，

利用多级级联功能，还可使下属企业的二级分公司也能分享集团视频会议。

使集团会议精神在第一时间传达到基层。简单、直接、高效。

1.1.4.企业整体管理效益分析

会议系统不仅对提高办公效率、降低办公成本起到了积极作用，同时也为企业信息化建设打下了良好的基础。通过会议系统，可以简化集团企业运营管理成本，使集团信息下达、业务反馈、数据交流快速便捷，利用会议系统的培训功能，还可企业管理培训实现质的飞越：由传统面授模式直接跃升为移动互联网培训模式。通过视频会议系统，可以使集团管理更加便捷、高效

1.2.需求分析

●会议系统应对企业发展需求应支持用户扩展、组织架构细化、跨地域分

布的特征；

●系统功能可以满足多样的会议应用模式和场景；

●系统支持多网合一、多屏合一；

●充分利用传输网络实现会议系统的联网；

●具备终端分辨率自适应调节功能，节省网络带宽；

●支持移动终端功能（支持ios/安卓手机、iPad平板电脑等）；

●系统具备高安全性，保障交互数据安全。

●音频效果好，具有自动唇音同步，声源可跟踪，清晰无杂音，可实现多

方实时讨论、交流；

●通过视频会议终端，实现点对点、点对多点的高清晰视频会议召开的功

能；

●通过所建设的会议系统，可同时满足实时远程培训、远程会议、远程招

聘等需求；

●实时同步、图像效果好，可以保证多方进行实时会议、培训的图像效果

高清流畅；

●具有可扩展性，各级设备都可通过简单升级和改进，保证设备使用的连

续性和节约性；支持多级级联功能，支持大户量并发，以便未来扩容需

要；

1.3.建设意义

●节约会议的经费、时间

企业需要不定期地与各区域的分公司进行视频会议，沟通工作情况等等。如果长期往返集中于同一固定会议室开会，会议的经济成本和时间成本将会很高。

通过会议系统，参会者无需到指定的统一会议室开会，只需配置一定的设备、通过互联网即可远程参会，避免往返途中的舟车劳顿，节省会议成本。

●提高开会的效率

由于召开远程会议的费用大致与开会的时间成正比，可促使与会代表节省时间，提高效率。

由于参加会议的人员就在本地，和会议有关的材料、文件、实物都在身边，可以充分方便地交流。

●适应某些特殊情况

对于某些交通状况不好的城市，会议系统将带来较大的方便。

在一些特殊的项目紧急场合，可通过会议系统及时了解或发布紧急情况和决策，收效则难以用金钱来衡量。

●增加参会人员

会议系统可以实现单点对单点，单点对多点的实时会议。可以随时增加会议代表甚至召开全体会议，总部决策可即时传达到相关单位员工。

●提升整体工作效率

通过会议系统，进行虚拟的远程可视互动式会议，便可实现日常工作任务的完成。使用部门只需对网络、视频会议设备进行管理，大大的减少了召开会议和下达文件的工作量。在投资上，只需在完成第一次投资后，日后均可实现轻松的扩展。