如何做好物资采购物资管理工作保证生产有序进行

如何做好物资采购、物资管理工作，

保证生产有序进行

物资供应部

立足企业发展需要，物资采购是物资供应部的一项基本职能，也是物资管理工作中的首要环节。物资采购和物资管理工作在一个生产型企业中，是服务于整体生产系统的，围绕其所需相关物资提供及时有效的供需。物资采购不仅是生产前准备工作。也是开源节流的重要举措。也就是说物资采购就是站在公司的角度考虑问题，尽量以最低的采购成本提供满足企业生产所需质量、价格、交货期三大条件的原材料和辅助材料购进。物资管理就是针对企业计划、采购、运输、仓储、保管、发运等做出总体统筹控制成本。也是负责物资配套体系的规划、建立、规范化。企业要使生产均衡，需要持续供应各种生产物资物料。而物耗一般至少需占企业产品成本的一半以上,因此,控制物资采购成本,以及完善物资管理的各项工作，是促进企业生产发展,提高产品质量，加速资金周转等起到绝对关键的作用的。这项工作任重而道远。

一、如何做好物资采购

企业对物资采购追求的就是高效廉价质优的目标。这个目标明确了，接下来的工作就好做了。

1、采购成本概述

采购成本是企业管理的重要组成部分,采购成本控制是采购管理的重要组成部分,也是耗用资金最多,最容易出现失控的环节。采购价

格、数量、运输方式等的选择,将直接影响采购成本。所以,控制采购成本对企业经营绩效至关重要。据悉1％的采购成本降低可以使企业利润提高5％~10％。尤其在采购资金占平均销售金额比重逐渐增加的趋势下,降低采购成本既是企业“第二利润源泉”,也是实现赢利的基础。如何降低成本是企业首要解决的问题。当今企业采购管理,是直面市场按质、按量、按时、以本企业所需符合质量要求的各种物资。

2、物资采购中出现的问题：

（1）、物资采购体制缺少监督制衡机制。物资采购权作为一种掌握着大量资金使用权的权力，应有必要的监督措施。

（2）、采购前的准备不完善，计划不充分。因为这段时间本公司是处于建厂初期筹备，也因为岗位人员未到达齐备。在没有做出计划统筹的前提下，计划不充分。就直接采用沿用大概估算出的数值进行物资采购。可能会造成物资过剩或者物资短少的情况发生。

（3）、询价机制不完善。在当前的有利的买方市场条件下。个别物资在当地市场却寻找不到。匆忙中，网络采购寻求到的价位也并非合理。完全颠倒了卖方和供方的关系。不得已就直接采用总公司的长期合作供应商。造成选择范围过小，物资供应商单一。对同等数量同等质量的物资的市场价格市场行情不了解。造成了信息源的封闭。采购成本可能就上升了。造成不必要的资金投入。

（4）、专业知识不足，需要及时充电。对有些类别的物资不了解，功能特性比较不太出来，在物资采购时，与供方供应商谈判杀价时没有

优势。

2、对于影响物资采购成本问题的解决：

（1）、买什么，买多少：制定年度、季度以及月度采购计划，编制采购预算报上级批准后执行。坚持集中采购为主。争取批量效益的原则，尽量降低采购成本。

（2）、何时买，以什么频率买：掌握公司生产能力以及各种物资的供应提前期，确认各种物资合理的最低库存量，既能保证生产，又使库存资金占用最小化。就是确定合适的时间。

（3）、向谁买：充分利用目前买方市场的有利条件，从质量、价格、数量、保障能力、交货期、品牌等几个方面考察，选择出合适的供应商，并且注意避免独家供应的情况发生。并且坚持对供方进行资质审查原则，以减少采购风险，提高供应保证程度。也坚持在保证质量，价格合理的前提下，优先采购信用等级高的供应商提供的物资，保证货源的优质稳定。

（4）、以什么价格买：通过比价、招标等方式来确认合理的采购价格。为供

货厂商创造一个公开、公正、公平竞争的环境。注重物资的功能价格比，货比三家，质比三家，优选供货厂商，谁的产品质量好、价格便宜，就买谁的产品。

如果是通过谈判的方式来确认价格，那么需要了解供应商的成本结构。

（5）、采购的内控制度：根据职能分工、相互制约的原则，制定监督

制衡机制的采购制度来杜绝舞弊。也就是说像财务部门的会计与出纳两岗位的制约关系的存在。否则就是单一权限，不可控的。

（6）、采购流程化:核查所需物资库存有无及数量多少→制定采购计划→采购申请→询价→制定采购订单申款单及合同→律师核查合同→物资供部部长审批签字→生产老总审批签字→财务部长审批签字→总经理审批签字→申款单及合同报请总公司审批→总公司生产老总审批签字→总公司财务总监审批签字→总公司总经理审批签字→货到→验收入库（收料单或入库单）→发票单据齐全→支付供应商（支付全额或提前预付百分比的预付款）。以此增加物资采购的透明度。（7）、强化计划人员素质，制定好物资采购计划的编制：以及及时了解仓储物资量和车间生产进度。加强计划人员的知识层面，定期培训。（8）、合同及协议：根据需求计划，与供应商沟通、洽谈、签订购货合同及质量保证协议。

（9）、强化采购人员素质。提高采购人员的素质也是控制采购的重要环节。一般的采购人员大多从事管理出身,对技术不是很了解,这样在和供应商的谈判中就会很吃亏,经常处于被动地位，只有在采购人员了解了采购物品的特性之后,才能在众多的供应商及谈判中做出最优的选择。所以每个公司都应该加强对采购人员的技术知识的培训,如定期对采购员进行相关的技术知识培训,闲时可以让采购人员车间走走,加强物资供应部门与技术、生产部门的联系。

二、物资管理工作

1、物资管理工作的重要性

企业的物资管理，是指对企业生产经营活动所需要各种物资的采购、验收、保管、发放、合理使用和综合利用等一系列计划、组织、控制等管理工作的总称。物资管理是企业管理的一个重要组成部分。随着社会主义市场经济的的深入发展，如何加强和规范企业物资管理，是每个企业经营管理者共同探讨的焦点问题。

物资管理是一项复杂的系统工程，在企业管理中具有重要的地位和作用，也是企业管理中不可缺少的一部分，企业物资管理工作要对企业生产过程中所需各种物资的计划、采购、运输、仓储、保管、使用等进行计划、组织和控制，合理解决物资供需之间存在的时间、空间、数量、品种、价格以及质量等方面的矛盾，衔接好生产各个环节，确保生产顺利进行，实现物流合理化和效益最大化。

2、当前物资管理中存在的问题

（1）、物资储备量过大，物资储备结构不合理，物资储备硬件条件不够，物资采购占用资金过多，资金利用率较低。

（2）、主观认识不足，对物资管理的重要性了解不够，规章制度不健全或者实施力度不够。

（3）、物资采购作为一个非常重要的环节没有得到足够的重视，影响了物资批量采购的效能作用。而物资采购本身受到市场供求关系的影响波动较大，物资管理的信息交流和利用网络技术从多渠道、多方面收集物资流的信息还不够，面对瞬息万变的物资市场价格反映比较迟钝，信息灵通度不高，往往使企业花高价购买所需物资。这样不仅影