高校公文处理实施细则

附件1

大学南方学院公文处理实施细则

第一章总则

第一条为了适应学校工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规化，根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》，结合我院的实际，制定本实施细则。

第二条本细则适用于我院各单位的公文处理工作。各单位涵盖各教学单位，各部、室、中心、馆。

第三条大学南方学院公文（以下简称“公文”），是学院党政实施领导、履行职务、处理公务的具有特定效力和规体式的文书，是学院传达和贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。以学院名义印发的公文包括以学院党委、学院行政名义印发的公文。

第四条公文处理工作指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事、准确规、精简高效、安全的原则。

第六条学院办公室综合秘书科主管学院公文处理工作，并负责对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第七条学院各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，建立健全本单位公文管理制度，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。

第八条本细则适用公文包括纸质公文与电子公文。电子公文指通过大学南方学院校园门户OA管理系统、依照合法程序进行报批及发布的公文。

第二章公文种类

第九条学院常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于学院重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对学院重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。运用于在一定围公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级部门汇报工作，反映情况，回复上级部门的询问。

（八）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由份号、密级和期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和期限。公文的秘密等级和的期限。涉密的公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”、“”、“秘密”和期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可单独使用主办单位名称。

以学院名义印发的上行文与下行文使用“单位名称+文件”的红色公文首页。除此以外，其他单位不得使用加“文件”二字的红色公文首页。

以学院党委、学院行政名义印发的平行文，分别使用“中共大学南方学院委员会”、“大学南方学院”的信函式红色公文首页。院各单位均可使用印有单位全称的信函式红色公文首页。

（五）发文字号。由单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

以学院党委名义印发的公文，由学院办公室负责统一编号管理。发文单位代字：上行文为“南方党”，平行文为“南方党函”，下行文为“南方党发XX”（XX为承办单位代字)。

以学院行政名义印发的公文，由学院办公室负责统一编号管理。发文单位代字：上行文为“南方”，平行文为“南方函”，下行文为“南方XX”（XX为承办单位代字)。

以院各单位名义印发的公文，发文代字为本单位名称简写，原则上不多于四个字，不使用“南方”二字。

（六）签发人。请示、报告等上行文应当标注签发人。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规化简称或同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的容。

（十）附件说明。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规化简称。联合发文时，先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次编排。

（十二）成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章。联合发文时，应在对应发文单位署名上用章。

（十四）附注。需要说明的其他事项，应当加括号标注。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文，以及需要接受咨询、回复的下行文应将联系人、联系方式作为附注。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。附件的顺序号及其标题应当与附件说明的表述一致。如附件和正文不能一起装订，应当在附件左上角编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称、规化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十一条公文的版式按照《党政机关公文格式》（2012年6月29日发布）国家标准执行。

第十二条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的