第六章国际会议的前期筹备

第六章国际会议的前期筹备

教学目标：会议筹备管理（会议初期筹备、会议协调及协议细节的落实、会议论文征集、会议预先注册等），会场布置（会场的使用计划、会场的布置、影响会议室布置的因素、会议室空间布置的基本形式、会议基本设施的布置。）教学重点：国际会议的流程管理

教学难点：国际会议的常用合同

教学方法：讲授法

教学时数：4

教学过程：

一、建立会议组织机构

建立国际会议组织机构的流程图（一）工作实施

1准备工作

了解其他国际会议的组织形式

充分了解我国在该领域中所有关键人员的基本情况和专业水平

2 工作步骤

第一步建立组织机构框架

会议组织者根据其他国际会议和上届国际会议的组织形式，构建本届国际会议的组织机

构框架，并画出组织机构框架图。

第二步呈报主办部门批准并与有关部门协商

有些大型国际会议的组织机构和参加人员是要经过主管部门批准。例如，拟邀请某位国家领导人担任会议名誉主席。领导小组的人员一般也都是一些政府主管部门的领导同志，也需要和这些部门协商。

第三步初步确定各机构的人选，会议组织者根据主管部门的批准的组织形式，开始在全国范围内物色各个委员会的主席、副主席和成员，以及秘书处的秘书长和专职工作人员。

第四步召开专门会议并建立各个会议机构。

召开专门会议落实会议所有机构的人员，并有主办单位颁发聘书。

第五步建立会议筹备办公室

建立会议筹备办公室，形成能够正常工作的办公条件。

国际组织的会议在建立会议组织机构时有的要与国际会议组织协商，取得他们的同意。

（二）专业知识

会议组织者获得了国际会议的主办权后，会议进入前期筹备阶段。会议组织者在这个阶段的主要工作是建立会议机构，制定详细的会议工作计划、编制会议初步预算、落实筹备经费、制定承办会议的专业会议机构。其中，建立一个团结、奋进和求实的会议机构是保证会议圆满成功的首要条件。

国际组织的国际会议通常按自己的惯例设置一些会议机构，常见的机构有国际执行委员会International Executive Committee、国际咨询委员会International Advisory Committee、国际程序文员会International Program Committee、国际指导委员会International Steering Committee和国际协调委员会International Coordinate Committee，这些组织多数都是荣誉性的，不负责具体的会议筹备工作。

1国际会议的对内领导小组

在举办一些重要的国际会议时，由于需要得到中央和地方各个部门的支持，同时也由于涉及面广，为了调集各方面的人力、财力和物

力，有必要由主办单位牵头与有关单位和上级主管部门协商，成立会议的对内领导小组。领导小组由有关部门有调配人、财、物等行政权权力的负责人组成，一切重大问题应经过领导小组集体讨论后，方可实施。领导小组不宜对外公开，一切公开活动应由中国地方组委会的名义展开。

2 会议的主要领导

大型国际会议设有大会主席、秘书长和司库，有的会议还设有名誉主席。如2000在北京举办的第16届世界计算机大会的名誉主席就是当时的国务院副总理吴邦国，大会主席则是政协副主席胡启立。

3 本地组织委员会

在国际组织的国际会议中，如果申办成功，那么申办机构中的组织委员会就会顺理成章的过渡到组织会议时的本地组织委员会，由主席、副主席和委员组成。是会议最重要的领导机构。本地组织委员会对国际组织和对内领导小组负责，定期向他们呢汇报把筹备工作的进展情况，随时对大会秘书处的工作给予指导、监督、检

查，保证会议顺利筹备和按时召开。在整个筹备期间组织委员会至少要召开三次全体会议。根据会议的筹备进度，第一次会议的时间通常在会议开始筹备前，第二次会议在论文接受之后至注册通知发出之前，最后一次会议是在会议临近时召开。

4会议程序委员会/学术委员会

在学术性比较强的国际会议中，程序委员会也叫学术委员会。程序委员会设立主席一名，副主席1—2名，成员数名。委员会数量可视会议的规模和需要而定，但不宜过多，必要时也可要求国外学者参加，以保证学术上的权威性。学术委员会负责会议的有关的一切学术活动，具体任务是拟定学术主题和主要学术内容，负责论文征集和评审，编制会议学术日程，安排会议期间的学术交流及向组织委员会提出满足学术交流的会场和设备等要求。

5 会议秘书处

秘书处是会议的常设机构

6 工作小组

7确定会议对外联络人

讨论：1 除了书上已经列举出来的小组外，你认为还应该增加哪些小组？为什么？

2 你认为会议网站能否完全替代会议的文字资料？为什么？

二、国际会议的流程管理

国际会议的流程管理是对会议的分阶段管理，有时也称筹备计划。虽然会议的规模有大小之分，筹备时间也有长有短，但是会议的基本流程确实基本相同的。

国际会议流程管理步骤

（一）准备工作

认真学习其他会议的流程

学会使用计算机办公软件中的电子表格操作（二）工作步骤

第一步向其他国际会议的组织者学习

会议秘书处通过向其他国际会议组织者学习，了解国际会议的流程管理。

第二步编制初步会议筹备计划

通过了解其他会议的流程管理，根据本次国际会议的具体情况，编制出本次会议的初步流程管理计划。

第三步提交会议秘书长审核

会议秘书长根据多年的组会经验，对会议流程管理计划提出修改意见

第四步提交给组织委员会

将会议秘书长修改好的会议流程管理计划提交给会议组织委员会，征求他们的修改意见。

第五步形成最终的会议流程管理计划

将最终形成的会议流程管理计划打印后发给所有的会议机构参照执行。

会议流程管理计划一般应该由实践经验丰富的会议工作人员编制，一般都使用计算机中的“电子表格”工作编制会议筹备计划。

（三）专业知识

会议组织机构建立后，应该立即开始制定会议流程管理计划。大型国际会议的筹备时间很长，通常都要跨年度进行筹备，一般情况下一个几百人的中小型会议也需要两年左右的时