高校图书馆数字资源采购联盟工作规范(草案)

高校图书馆数字资源采购联盟工作规范（草案）

第一章总则

第一条适用范围：本规范适用于所有以“高校图书馆数字资源采购联盟”名义组织的引进资源集团采购工作。

第二条本规范为《高校图书馆数字资源采购联盟章程》指导下的具体业务规范。

第三条本规范中的引进资源集团采购工作通过单一来源谈判方式进行。

第四条高校图书馆数字资源采购联盟：以下简称联盟，由高校图书馆联合发起成立，合作开展引进数字资源的采购工作，规范引进资源集团采购行为。

第五条谈判组：数据库谈判组以数据库集团为单位成立，主要负责数据库集团采购方案的谈判工作以及相关的集团采购服务。

第六条成员馆：和联盟签署《高校图书馆数字资源采购联盟委托协议》的高校图书馆和其他社会信息服务机构。

第七条数据库商：通过网络提供数据库信息服务的出版商或集成商。

第八条代理商：经国家新闻出版署批准的、有进出口资质的、从事中外文网络数据库产品进出口贸易和服务的国内进出口公司及其分支机构。

第九条网络数据库产品（下称数据库）：数据库商通过网络提供信息服务的所有产品，包括但不限于二次文献型数据库、电子期刊、电子图书、事实型数据库等。

第二章集团采购的基本原则

第一〇条引进数据库以为教学科研服务的学术资源为主，以海外的网络资源为主：

1.在资源分布上，要保障重点学科需要，兼顾其它学科分布情况；

2.在类型分布上，要兼顾二次文献型数据库、电子期刊、电子图书、事实

型数据库等完整体系的建设；

3.在资源内容上，联盟集团采购的数据库不允许集团重复和内容重复，如

数据库商销售的不同数据库之间有少量重复，应在数据库评估时说明重

复的情况和大概比例。

第一一条服务宗旨：集团采购坚持被动服务的原则，联盟接收学校委托，为成员馆提供服务，联盟不得营利。

第一二条服务对象：以高校图书馆为主，兼顾部分科研机构。

第一三条服务方式：所购数据库一般能够以专线、镜像或本地的方式提供服务，以使用户不支付网络费并能够方便快捷地访问资源为目标。

第一四条价格要求：价格和涨幅方案务求合理，保证资源的可持续性发展。

第一五条存档与永久使用：一般情况下，所购买数据库应有存档权，存档可采取联盟公共存档或成员馆自行存档的方式。此外，成员馆可以通过以下两种方式或其中

的一种方式永久使用所购数据库：

1.访问联盟公共存档或者成员馆自己存档的数据；

2.数据库商提供永久访问的权限。

第一六条注重资源与服务整合，所购数据库要和联盟及其成员馆其它服务（如期刊目次服务、文献传递服务等）可以衔接，以保证成员馆文献保障服务的整体性。

第三章工作流程

第一七条前期联络工作：对于存在集团采购可能性的数据库，由联盟秘书处联系数据库商或代理商组织试用，根据试用、馆藏等情况确定是否组织集团采购谈判，并

上报联盟理事会。

第一八条成立谈判组：联盟以数据库集团为单位组成数据库谈判组，谈判组由3名以上成员馆代表组成，组长一般由理事单位担任。

第一九条组团准备工作：对于准备开展集团采购的新数据库，谈判组开展必要的评估工作，并将数据库的前评估报告提交联盟理事会审核。前评估报告可以包括以下

几个方面：

1.资源的内容与数量；

2.资源的价格、采购方案，以及相关设施的费用；

3.资源检索系统与功能；

4.出版商服务情况；

5.存档与永久使用；

6.成员馆试用情况。

第二〇条相关谈判：谈判组代表成员馆争取适用于中国作为发展中国家和地区的优惠的价格，争取数据库商提供满足中国高校用户需要的、高质量的服务。谈判组的

职责包括：

1.数据库的前期、后期评估。详见第十九、二九条。

2.数据库谈判，并在最终谈判方案上集体签字。签字后的方案可等同于招

标结束后的中标通知书使用。方案要求详见第四五、四六条。

3.向联盟理事会报告集团采购方案并获得审核通过。

4.审核合同。合同要求详见第四五条。

5.组织集团采购。详见第二四到二八条。

6.监督和协调集团采购售后服务。详见第三O、三一条。

第二一条引入进出口代理：由联盟秘书处先对代理商招“资格标”、中标代理商自愿参加谈判，成员馆自主选择代理商。

第二二条代理商选择：由招标工作组和秘书处共同负责。主要包括：

1.由秘书处提出对代理商的招标需求，由理事会提名招标工作组，并委托

有招标资质的单位负责对代理商招“资格标”；

2.根据联盟和成员馆资源建设的发展需要，本着公开、公平、公正、诚信

的原则，遴选优秀的代理商；

3.招标时必须考虑各种因素，包括综合实力、经营特色、在业界的声誉、

业绩、价格等；

4.招标工作每三年进行一次，每次可以同时招多个代理商；

5.对于中标代理商，联盟秘书处根据协议内容每年对本协议年度代理商的

履约表现进行评价，并向联盟理事会提交报告；

6.联盟秘书处在执行协议过程中如发现代理商未能履行协议，应督促其改

进；如代理商在约定的时间内不能改进，或不能提出令人信服的改进计

划，则视之为违约，报联盟理事会后按照协议约定或法律的有关规定解

除协议。

第二三条集团采购方案审核：集团采购方案由数据库谈判组上报理事会审核通过，并由谈判组、数据库商和代理商三方共同签字后，由谈判组组长单位和联盟秘书处

向成员馆公布，同时在联盟主页上发布。

第二四条组团采购：谈判组组长单位和联盟秘书处发布正式订购通知和集团采购方案后（由联盟秘书处所在单位代章），数据库代理商协同谈判组组长所在单位组织

联盟成员集团引进资源。

第二五条成员馆确认：成员馆向谈判组组长所在单位回复由所在单位负责人签字盖章的确认函，一经确认，则表示参加集团，享受集团成员的利益，承担集团成员的

责任。

第二六条组团通报：组团工作结束之后，谈判组组长所在单位将组团情况向成员馆、联盟理事会通报并备案。

第二七条签署合同：成员馆和数据库商签署数据库采购合同，和代理商签署进出口合同。第二八条办理付款：根据集团采购方案中对代理商选择的要求，成员馆在规定的时间内将款汇至代理商处。

第二九条数据库续订：联盟秘书处委托谈判组开展整个集团的数据库后评估，并将评估报告通报集团成员单位。数据库后评估报告主要包括以下几个方面：

1.资源的内容与数量；

2.资源的价格、采购方案，以及相关设施的费用；

3.资源检索系统与功能；

4.出版商服务情况；

5.存档与永久使用；

6.和前评估报告相比，以上几个方面的变化；

7.资源使用情况和成本效益。

第三〇条组织培训：联盟独立或合作组织数据库商和代理商开展各类培训。

第三一条集团采购售后服务：集团采购售后服务由数据库商和（或）代理商负责，谈判组组长所在单位协同秘书处共同监督和协调。售后服务主要包括：

1.有关集团采购的日常咨询；

2.提供数据库集团使用统计；

3.处理数据库访问过程中的问题，如IP修改，访问不通等；

4.提供培训。

第三二条联盟秘书处负责与成员馆一次性签署集团采购委托协议，并公布各数据库集团