PowerPoint 2003的基本操作

第5章 PowerPoint 2003的基本操作
5.2 演示文稿的制作 5.2.1 创建、打开和保存演示文稿 一个演示文稿由若干张幻灯片组成，每张幻灯片就是演示文稿中的 一页，可以含有标题、文本、图形、绘制的对象、几何图形、剪 贴画、图片以及其他应用程序创建的各种表格、图像等。本节将 带领读者学习演示文稿的创建、打开以及保存等基本操作。 在PowerPoint中创建一个演示文稿，就是建立一个新的以·ppt为扩 展名的PowerPoint文件。启动PowerPoint之后，即可出现演示文 稿的操作界面，如图5-1所示。
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图5-16 组织结构图
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利用插入组织结构图版式的幻灯片来插入组织结构图的方法是：在 任务窗格的【幻灯片版式】中选择【标题和图示或组织结构图】， 出现如图5-17所示的新幻灯片，然后双击添加图示或组织结构图 区域，弹出【图示库】，从【选择图示类型】中选择第一种类型， 单击【确定】按钮，随后就可以编辑组织结构图了。以后如果想 再对组织结构图进行修改，只要双击它就可以了。
图5-3 “幻灯片浏览视图”窗格
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在幻灯片浏览视图中，可以方便地在幻灯片之间添加、删除和移动 幻灯片；单击幻灯片左下角的按钮可观察动画效果。 3.幻灯片放映视图 单击PowerPoint窗口左下角的按钮进入幻灯片放映视图，幻灯片放 映视图即是幻灯片实际播放的情景，是幻灯片放映的实际效果。
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图5-5 “幻灯片版式”任务窗格
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3）根据设计模板创建演示文稿 启动PowerPoint 2003，选择任务窗格的【新建演示文稿】，单击 【根据设计模版】，从任务窗格中选择某种风格的设计模版，此 时在编辑区就会出现用户所选择的设计模版，然后就可以在编辑 区域设计编辑幻灯片了，如图5-6所示。
保存已有演示文稿的方法如下： （1）选择【文件】|【另存为】命令，在弹出的【另存为】对话框 中，选择文稿要保存到的驱动器和文件夹。 （2）在【文件】框中为演示文稿命名，单击【保存】按钮。 设置自动保存 选择【工具】|【选项】命令，在弹出的【选项】对话框中选择【保 存】选项卡，如图5-7所示，选中【保存自动恢复信息】复选框， 设置自动保存的间隔时间。
图5-12 打开网格框
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从表格网格的左上角拖动，拖出4行×4列，释放鼠标按键，表格就 完成了。在绘制完表格后，【表格与边框】工具栏也随表格一同 出现，对编辑表格更方便。表格中的这些小方框叫做单元格，在 表格中输入文字，就是在这些单元格中填入文字。在表格中的任 意一个单元格中单击，然后输入文字，按下Tab键移到下一单元格， 继续输入内容。 2）插入图表 如果要在幻灯片中插入一个图表，应首先新建一张幻灯片，选择 【标题，文本与图表】版式，在编辑窗格出现一张包括标题、文 本与图表的新幻灯片，如图5-13所示，然后双击图表编辑区，进 入图表的编辑窗口，如图5-14所示，在图表编辑窗口对图表数据 进行适当的编辑。
PowerPoint 2003工作窗口的主要单元与别的Office软件差不多，只 是将编辑区分为三个区域：大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格。 （1）大纲窗格：在大窗图格中，演示文稿将以大纲形式显示，大纲 由每张幻灯片的标题和正文组成。 （2）幻灯片窗格：即幻灯片编辑区，用于编辑每张幻灯片中的文本 外观，添加图形、影片和声音，并创建超级链接以及向其中添加 动画。 （3）备注窗格：备注窗格用于添加与观众共享的演说者备注或信息。 如果需要在备注中含有图形，必须向备注页视图中添加备注。图 形对象和图片在备注窗格中不显示，但会在备注页视图中工作或 打印带备注的幻灯片时出现。
图5-9 应用了“标题和表格”的新幻灯片
图5-10 “插入表格”对话框
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单击【确定】按钮，一个4行×4列的表格就绘制成功了，如图5-11 所示。
图5-11 在幻灯片中插入了一个表格
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也可以在【常用】工具栏上单击【插入表格】按钮，打开一个网格 框，如图5-12所示。
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2.插入表格、图表、组织结构图和艺术字 1）插入表格 接下来介绍如何在幻灯片中绘制表格。新建一个演示文稿，选择 【标题和表格】版式，如图5-8所示。
图5-8 选择“标题和表格”版式
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然后双击表格标志，如图5-9所示。 打开【插入表格】对话框，输入所需的行数和列数，如图5-10所示。
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图5-7 “选项”对话框
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5.2.2 编辑演示文稿 新建演示文稿后，就可以对演示文稿进行编辑了。一般来说，对演 示文稿的编辑大致包含以下几个方面的任务。 （1）输入和编辑文本和图片。 （2）插入表格、图表、组织结构图和艺术字。 （3）添加、删除、移动和复制幻灯片。 （4）控制幻灯片的外观。 对演示文稿的编辑通常是在普通视图的编辑区进行的，本节将简单 介绍编辑演示文稿的基本操作。
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图5-4 “内容提示向导”对话框
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在内容提示向导创建文稿过程中，可以随时单击【上一步】按钮修 改不满意的步骤，也可以通过左边的导航结构图单击具体某一步 骤来迅速回到某一位置进行修改。 2）从空白幻灯片创建演示文稿 启动PowerPoint 2003，选择任务窗格的【新建演示文稿】，单击 【空演示文稿】。任务窗格出现【幻灯片版式】，如图5-5所示， 从中选择一中合适的版式。于是操作界面便出现了一个定制的演 示文稿，这样就可以在上面输入文字、图片以及其他元素来制作 演示文稿了。
图5-6 应用了设计模板的编辑窗口
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2.打开演示文稿 要对以前的演示文稿进行排版或修改，需要打开此文件才能工作， 下面介绍打开演示文稿的常用操作方法。 （1）选择【文件】|【打开】命令，或按Ctrl+O组合键，或单击常 用工具栏上的【打开】按钮，即可弹出【打开】对话框。 （2）在【打开】对话框中选择要打开的文档，单击【打开】按钮即 可。 3.保存演示文稿 PowerPoint 2003提供了许多方式来保存演示文稿。在需要保存时， 可选择【保存】或通过【另保为】命令来保存为副本。
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5.1.2 PowerPoint 2003的视图 PowerPoint 2003提供普通视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映三种 视图，方便用户创建编辑和浏览演示文稿。 1.普通视图 普通视图包括幻灯片视图和大纲视图。单击图5-1左边窗格中的选项 卡可在大纲视图和幻灯片视图之间切换。 幻灯片视图如图5-1所示，左边窗格以缩略图的形式显示演示文稿中 的幻灯片，以便观看幻灯片的设计效果，也可以在左边窗格中通 过拖动幻灯片来重新排列幻灯片的次序，以及添加或删除幻灯片。 大纲视图如图5-2所示，其大纲窗格的编辑窗口较宽，用户可以方便 地使用它进行组织和编辑演示文稿中的内容。用户可以输入演示 文稿中的所有文本，然后重新排列项目符号、段落和幻灯片。
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1.创建演示文稿 1）通过【内容提示向导】创建新演示文稿 启动PowerPoint 2003，在右侧的任务窗格中选择【新建演示文稿】， 然后选中【根据内容提示向导】，弹出如图5-4所示的【内容提示 向导】对话框，此对话框分为两个区域：左边区域是内容提示向 导的主要操作步骤流程，流程由一个直观的导航图表示，绿色方 块表明该步骤是当前流程中的位置；右侧是内容提示向导的内容 提示和说明部分。接下来用户就可以根据向导一步一步地进行操 作，来完成新演示文稿的创建了。
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将新演示文稿存盘 操作电脑的一个很大的注意事项就是记得及时存盘，这样可以在出现断电或其 他意外时，使辛勤劳动的成果得以幸存。 对新文搞存盘的常用方法如下： （1）完成对新文稿的编辑后，在【文件】菜单中找到【保存】或【另存为】命 令。 （2）单击工具栏中的【保存】按钮。 （3）选择【保存】命令，或按Ctrl+S。
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图5-15 学校教职工组织结构图
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插入组织结构图通常有两种方式，一种是通过菜单的【插入】命令 来插入组织结构图，另外一种是直接在任务窗格选择【标题和图 示或组织结构图】的幻灯片版式来插入包含组织结构图的新幻灯 片。 利用菜单命令插入组织结构图的方法是：选择【插入】|【图片】| 【组织结构图】命令，这时出现的窗口就是专门用来画组织结构 图的，如图5-16所示。
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图5-13 选择“标题，文本与图表”版式
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图5-14 图表编辑窗口
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3）插入组织结构图 组织结构图就是一个机构、企业或组织中人员结构的图形化表示， 由一系列图框和连线组成，表示一个机构的等级、层次。如图515所示是一个学校教职工的组织结构图，从校长、各系主任到普 通教师，所有教职工的信息，都可以在组织结构图上表示出来， 这样这个学校都有谁、谁归谁管、一个系有几名教师等都一目了 然了。
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1.输入和编辑文本与图片 1）输入文本 输入文本只需要在幻灯片的编辑区进行即可。 2）插入图片 在菜单栏中选择【插入】|【图片】命令，选择合适的选项来插入图 片即可。 3）复制和删除文本 文字处理的最基本编辑技术是删除、复制和移动等操作。在进行这些操作 之前，必须选择所要编辑的文本。把光标放在选择文本的开始处，按 下左键，拖动光标到所选文本的结尾处，然后释放鼠标按键。文字反 白显示，表示文本已被选中，之后就可以利用菜单命令或者用鼠标右 键来对文字进行复制、删除和移动操作。
此时弹出【保存】或【另存为】对话框，可为文稿选择要保存的驱动器， 在【文件】框中为此文稿命名，单击【保存】按钮。 保存已有的演示文稿
打开一个旧的演示文稿进行编辑后，可以单击【保存】按钮按原来的文件名保 存，也可以通过【另存为】命令将旧文稿以另外的文件名保存。
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图5-2 “大纲视图”窗格
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2.幻灯片浏览视图 在幻灯片浏览视图中，用户可方便地在屏幕上同时看到演示文稿中 的所有幻灯片，这些幻灯片是以缩图的形式显示。单击 PowerPoint窗口左下角的按钮，可显示如图5-3所示的幻灯片浏览 视图样式。
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5.1 PowerPoint的基本知识 5.1.1 PowerPoint 2003的窗口组成 PowerPoint 2003幻灯片的编辑窗口如图5-1所示。
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图5-1 PowerPoint 2003的窗口组成
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计算机应用基础
JISUANJI YINGYONG JICHU
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PowerPoint 2003也是Office组件之一，是微软（Microsoft）公司推 出的用于制作、维护和播放幻灯片的应用软件，它以幻灯片的格式输入和 编辑文本、表格、组织结构图、剪贴画、图片、艺术字和公式对象等，在 教学、宣传和会议演讲等领域有着广泛的应用。为了加强演示的效果，可 以在幻灯片中插入声音对象或视频剪辑等。本章将详细介绍幻灯片的创建 过程，并对演示文稿的编辑作具体的介绍。