会务的组织和管理分享

17% 10%
6% 8% 9%
会议的组织和管理
6月份生日活动 人员
中南 18%
生产 13%
财务 14%
储运 11%
贸易 22%
其它
品管 22%
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 会议费的报销、决算和 分摊
案例：
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
会务的实施 - 签到
注意 事项
关键点：住房钥匙 签到台 住房分配 其它
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
案例： 年会座次表
会议的组织和管理
会务的实施 - 签到
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系 与会场的联系 与服务台的联系 与客房部的联系 处理突发事件
会议的组织和管理
目高标效管会理议基本环节及注意问题
几个注为意什问么题实行目标管理
11、是否安排出席人员往返会场的 交通工具；
12、会议是否安排出席人员住宿问题；
13、有无资料随会议通知预先发出； 14、准备那些必要的辅助视听器材； 15、准备文具（文件夹、订书机、订书
针、胶带纸等）；
目高标效管会理议基本环节及注意问题
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 租车问题(车辆调度） 价格问题
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
《协议》是会务组与 宾馆合作的基础和标 准，要细致、全面、 对等、无漏洞。
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
1、 会议日期
2、 住房标准及费用
内 容
3、 场地安排及费用
会前准备 - 会场勘察
会场勘察
会场院勘察俗称“踩点” 是会前必须要做 的基础性工作
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
勘察原则： 原则 会务工作为会议内容服务
以策划案为依据，方便操 作、节约资金，保证会议 顺利进行
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
会场方面（是否合理、卫生间等） 宾馆的软硬件
结和决算 总结经验教训，表彰先进
案例：汇款、总结、会 务人员考核标准
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
结和决算 统计分析参会情况
案例：6月份生日活动分析
1.参与情况（原因分析） 2.活动满意度 3.改进措施
会议的组织和管理
其它
6月份生日活动 签到情况
100
80
60 40
4441
20
0 生产
7974
行政组：刘淑华
二0一0年八月
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
会议的组织和管理
会前准备 - 目录
会前准备
策划案的内容 Team小组 会场勘察 起草协议 会务分工 制定会议（活动）
费预算
会议的组织和管理
目录
前四周
❖策划案起草 ;（内容、时间安排、人员分工等等）
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
会议的组织和管理
会务的实施
会务的 实施
会务组：出发时
间及工作内容
签到注意事项 会议期间的工作 会议结束的工作
会议的组织和管理
会务的实施 - 出发时间
提前两天出发 熟悉环境检查工作 熟悉各自接口人 购物及准备工作 开预备会
会议的组织和管理
几个注为意什问么题实行目标管理
16、准备会议场所周边位置图（行车路 线、洗手间、茶水间、休息室、餐 厅等；
17、是否要求与会者准备资料及副本的 份数；
18、安排食宿及床位及娱乐项目； 19、其他：是否有少数民族、是否有人
吃素、是否有翻译、是否有记者参 加；
会议的组织和管理
课讲完了，
谢谢大家
对大家有用吗？
会议的组织和管理
中小型会议的会务实施
会务工作程序
会议准备检查表
会议主持人自我
中小型会议 的会务实施
检查表
目高标效管会理议基本环节及注意问题
几个注为意什问么题实行目标管理
1、会议目的： 2、会议的形式： 举例：会务准备检查 3、会议的时间： 4、会议议程及主持人： 5、会议地点； 6、会场如何布置； 7、出席人数； 8、出席者名单 ； 9、出席者座位安排； 10、是否准备座签 ；
品管
83 69
贸易
报名人数
6662 4036
财务 采购
签到人数
6560
储运
会议的组织和管理
其它
代理入住情况
大区 东北 华北 华东 西北 西南 中南 总计
报名人数
44 79 83 40 66 65 377
签到人数 41 74 69 36 62 60
342
未到人数 3 5
14 4 4 5
35
所占比例 7% 6%
会务的实施 - 会议结束
会议结束的工作
1 退房； 整理物品； 结帐； 回收问卷。
会议的组织和管理
会务的实施 - 会议结束
案例：意见反馈样式 （目前工作未涵盖，需 要加强）
会议的组织和管理
目录
一、会前Fra Baidu bibliotek备
目录
二、会务实施
三、会后总结和决算
四、中小型会议的会务管理
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总
签到、发资料、安排代 的食宿、订餐落实
退房、回收 问卷、结帐
车辆调 度
寻租车资源、签约、 接站组织、车辆调度、
结帐
接站场地租用、领导 交警联系、司机安排
行程
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例： 2010篮球赛 工作人员职责
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2009年年会邀
负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相 关物资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT制作、 会议资料的整理、汇编
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
会务（活动）要保证策划案
顺利实现
会务工作五个意识：
全局意识、 客户意识
补台意识、 奉献意识
创新意识
会议的组织和管理
❖ 成立会议TEAM;
❖会务准备开始 前三周 ❖策划案定稿;
❖会务组成立;
❖会场勘察
前二周
❖与宾馆签协议; ❖起草预算并通过
前一周
❖汇款 ; ❖ 物资备齐
开会日期
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
策划案的内容
目的、主题、时间、参会人员（类型、人 数）、地点、会议日程、议程、人员分工、 各项工作负责人、各项活动的推进时间等
会前准备 - 会务组的分工
会务组的分工
人员分 工
总负责
物资组
负责
会前
会中
会后
人
会务总协调、考察、 内外沟通、协调、处理突 结算、善后、
签约、预算、组织等
发事件
总结
采 购 会 议 物 品 、 印 分发物资、采购会中物品 结帐、剩余
刷、制作、落实设备
食品、保证设备到位
物资处理
签到组
邀请、人员落实、房 间、餐桌、车辆分配
请信
内容：
1、前言
2、会议日程
3、注意事项
4、入住宾馆地点及电话
5、回执
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
1、人事行政制定原则、分配名额； 2、各部门操作定名单； 3、各部经理确认部门参会人数 4、 总经理审核邀请嘉宾名单 5、E-mil 参会相关嘉宾（或嘉宾秘书）； 4、人事行政确认参会名单，编号，总经理审核 7、座次编号发送各部门；
谢 谢 大 家！
休 息， 休息一会儿！
涉
及
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
4、 餐饮及费用
5、 甲方对乙方的规定
内 6、 乙方对甲方的规定
容 涉
7、 结算等
及
会议的组织和管理
会前准备 - 起草协议
案例： 2010与椰林
酒店的协议
➢要细致、全面、 ➢对等、无漏洞
（果盘不充足，座位多订，主席台，嘉 宾等候室布置）
会议的组织和管理
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
会议的组织和管理 容
会前准备 - 策划案的内
案例： 《2010年会策划实施案》
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
协助总指挥，负责常务工作
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、娱乐活动策划……
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必申
请借款； 写明用途。
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例： 2010年年会预算表
会议的组织和管理
案例
案例： 《2010年1月份生日活动费用
使用、审批》 《关于参加1月生日活动 通知》
会议的组织和管理
目录
一、会前准备
目录
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
年初有预算；
全面、精细、节约；
距开会（活动）日期前两周，
做出预算送审批；
会议的组织和管理