公司发文规范要求

物业管理有限公司文件物管〔2006〕21号签发人：
关于调整与规范公文发布的试行通知
各部门、管理处：
随着公司组织架构调整，现对公司公文发布进行调整与规范，具体要求通知如下：
一、发文类型
（一）公司级发文及部门发文；（见附件3-4）
（二）管理处通知、公告；（见附件5）
（三）各类会议纪要（含公司、部门及管理处工作例会、专题会议与研讨会）；（见附件6-7）
（四）内部调令通知、工作安排通知；（见附件8-9）
（五）对外业务函；（见附件10）
（六）对外传真文件。

（见附件11）
二、发文权限
（一）行政人事部负责公司公文、行政人事部公文的发布；
（二）各部门负责本部门公文的发布；
（三）各管理处仅负责小区内通知、公告等，目前暂不给予正式公文发送权限。

三、发文格式规范说明
（一）公司级发文及部门发文：
1．文件红头统一使用“上海景瑞物业管理有限公司文件”；
2．需编制发文字号并注明签发人。

公司级发文一般由总经理签发，部门发文经部门主管领导审批后由分管领导签发。

（二）各管理处通知或公告：须注明张贴截止日期，并及时收回处理。

（三）各类会议纪要：
1．各单位定期召开的工作例会，红头名称为：景瑞物业管理公司×××(此处填写部门或管理处名称)工作例会纪要。

需编制发文字号并注明签发人。

2．临时召开的专题会议或其它研讨会，红头名称为：×××(此处填写专题会或研讨会议题名称)会议纪要，不需编制发文字号，仅注明签发人即可。

3．签发人一般为会议主持人。

4．内部调令通知、工作安排通知：
（1）内部调令通知发：主管部门、调出单位、调入单位、行政人事部、财务部、调动人员；（2）工作安排通知发：安排所在部门、行政人事部、财务部、安排人员。

注：行政人事部负责公司人员的调动与工作安排。

四、注意事项
（一）公司已对各单位发文字号进行统一编制，（详见附件1），发文单位须严格按要求编号，并填写《发文处理单》（见附件11），由各部门主管领导审批完毕后，方可进行发布；须将公文原件一起存档。

并即时送档案。

公司发文由公司统一存档，部门发文由部门统一存档，均随时备查。

（二）各部门、管理处应指派专人为兼职秘书，兼职秘书要熟悉掌握公司公文处理规定，由行政人事部对公文进行复审，发文时要确保公文结构严谨、语句通顺、格式规范。

（发文格式注意事项提要见附件2）
以上规范要求若有疑问请咨询行政人事部***。

特此通知。

附件：1.各单位发文字号列表
2.发文格式注意事项提要
3.公司级发文格式范例
4.部门发文格式范例
5.管理处通知、公告格式范例
6.工作例会纪要格式范例
7.专题会议纪要格式范例
8.内部调动通知格式范例
9.工作安排通知格式范例
10.对外业务函格式范例
11.对外传真文件格式范例
12.发文处理单
二○○六年十月二十三日
主题词：公文规范通知
抄送：公司领导。

物业管理有限公司2006年10月23日印发
附件1
各单位发文字号列表
附件2
发文格式注意事项提要
一、发文编号序号不编虚位（即1不编为001），如“景物管行政12号”，即12前不加0。

二、“签发人”用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后有3号楷体字标识签发人姓名。

三、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

四、公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

在正文下空１一行左空２字用３号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：１．××××××××”）；附件名称后不加标点符号，附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

五、成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

成文日期使用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

六、“主题词”是3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号仿宋体字；词目之间空一字，不用标点符号。

七、公文如有抄送机关，在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间隔用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

八、页面设置：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。

九、正文的行距为固定值28磅，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

附件3：公司级发文格式范例
物业管理有限公司文件物管〔2006〕4号签发人：
关于成立***管理处及***等
任命的决定
各部门、管理处：
经公司研究，决定：
一、成立****管理处；
二、任命***为***管理处副经理，全面主持管理处工作。

三、任命***为***管理处*副经理。

四、任命品质管理部保安经理***兼任***管理处副经理。

五、任命***为***管理处保安主管，免处其***管理处保安
主管职务。

特此决定。

二○○六年八月十六日
主题词：管理处成立任命决定
抄送：公司领导
*****物业管理有限公司2006年8月18日印发附件4：部门发文格式范例（以行政人事部为例）
物业管理有限公司文件物管行政〔2006〕2号签发人：
关于加强部门负责人外出管理的通知
各部门、管理处：
为使公司及时掌握部门负责人外出情况，便于公司各项工作的安排、调整，现对部门负责人外出时应注意事项通知如下：
1、各部门负责人如需要外出离开公司，须提前将外出原因、时间、前往地点、行程安排报主管领导批准后，由公司行政人事部备案；
2、部门负责人离开公司，必须将部门工作安排好，并指定临时负责人代理其工作。

特此通知。

二〇〇六年八月十八日
主题词：外出管理加强通知
抄送：公司领导。

****物业管理有限公司2006年8月18日印发
附件5：管理处通知、公告格式范例（以******管理处为例）
物业管理公司***管理处
通知（或公告）
主送单位名称:
正文内容××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

×××××××××××××××××××××××××××××××××。

特此通知。

****物管有限公司
***管理处
二〇〇六年八月十七日
附件6：工作例会纪要格式范例（以行政人事部为例）
物业管理公司行政人事部工作例会纪要物管行政纪〔2006〕3号签发人：
时间：2006年XX月XX日下午5:00-6:30
地点：公司大会议室
主持：
出席：
记录：
现将主要内容纪要如下：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

××××××××××××××××××××××××××。

会议纪律通报：
本次会议纪律良好，无响铃和接听手机现象。

二○○六年八月六日
主题词：工作例会纪要
主送：部门全体员工。

抄送：公司领导。

***物业管理有限公司2006年8月6日印发附件7：专题会议纪要格式范例
公司工资体系调整研讨会议纪要
签发人:
时间：2004年9月17日14:10-16:30
地点：公司会议室
主持：
出席：
记录：
本次会议围绕行政人事部***副经理《工资调整意见》的提案；与会人员针对《意见》的修改阐述了自己的看法；***总对提案提出了四点修改意见。

会议纪要如下：
一、***简要介绍了《工资调整意见》提案（略）；
二、与会人员进行讨论：
×××××××××××××××××××××××××××××××。

三、***总针对工资调整意见如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××。

二〇〇六年八月十七日
主题词：市场拓展意见会议纪要
抄送：公司领导。

***物业管理有限公司2006年8月17日印发
附件8：内部调动通知格式范例
内部调动通知
物管调〔2006〕12号
因工作需要，经研究决定：
将*** ，由***管理处调至***第一管理处，岗
位：保安主管，从2006 年8 月18 日起执行。

特此通知。

****物业管理有限公司
行政人事部
二○○六年八月十五日
发：品质管理部、***管理处、***第一管理处、行政人事部、财务部
送：档案室
附件9：工作安排通知格式范例
工作安排通知单
物管安〔2004〕44号
***第一管理处：
经研究决定，*** 安排在你部门工作，岗位：工程主管，报到时间：2006 年8月11 日，考勤从2006 年8月11 日起计。

员工编号：75 身份证号码：****************
****物业管理有限公司
行政人事部
二〇〇六年八月十日
发：***第一管理处、行政人事部、财务部
送：档案室
附件10：对外业务函格式范例
物业管理有限公司
业务函
主送单位：
正文内容×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

***物业管理有限公司
二〇〇六年八月十一日
附件11：对外传真文件格式范例
公司LOGO
****物业管理有限公司
电话：传真：
地址：
收件人：发件人：
TO： FROM：
联系电话：联系电话：
TEL： TEL：
公司：页数：
COMPANY： TOTAL PAGE：
关于：
SUBJECT：
抄送：
□紧急□请审阅□请批注□请答复□请传阅正文
附件12：发文处理单
***物业管理有限公司
发文处理单。