医疗设备档案的日常管理

浅谈医疗设备档案的日常管理
摘要：医疗设备档案是医院档案管理中的一个分支，属于科技档案，是医院科技活动中的重要组成部分。

医疗设备档案建立的目的是体现其实用性，在医用仪器设备的采购、使用、维修与实际管理工作中发挥作用。

医疗设备档案资料在收集、整理、应用在日常医疗活动中非常重要，是医院评审工作的指标之一，也是医院管理水平的重要体现。

关键词：设备档案管理；重要性；管理方法
中图分类号：g271 文献标识码：a 文章编号：
1001-828x(2011)02-0034-01
医疗设备是开展诊疗、检验、放射、教学等各项工作的重要工具。

随着先进的医疗技术和现代化的医疗设备在医学诊断、手术治疗、康复医疗等领域的投入使用，医疗设备的管理无疑是正常医疗活动中的必要保障。

医疗设备档案管理是设备管理的一部分，也更显重要。

医院是个科技含量较高的行业，在日常的医疗活动中如何发挥先进医疗设备在临床、诊断、科研活动中的作用，建立规范的医疗设备档案管理制度，保证了医疗设备在采购过程少走弯路，特别是大型设备从采购、使用、维修及管理等工作中能让管理人员对设备进行逐步逻辑分析，提高医疗设备的使用率，了解使用情况，减少故障率，做到有备无患，改善开机率低的情况，设备档案在实用中更趋重要。

一、目前医院档案管理的情况
医疗设备的挡案管理是个系统工程，从设备购入的原始资料到报废处置的保管资料贯穿设备的始末。

在现今的医疗大环境下，医疗行业靠的是投入拉动模式，投入带动经济增长。

注重的是使用操作管理，管理效益分析放后，造成档案管理不到位，丢失现象严重，拿出一个详尽的档案资料，相当困难。

尽管部分大型设备采用了国际招标，在起初的资料较为完整，后期的维修、效益分析、检测记录等因制度和管理方法不同，不能延续，都造成了医疗档案的不完整。

因技术维修部门和档案管理部门无专人负责，技术维修部门存放档案长期不还，使用部门存放设备档案无专人管理，加上档案管理人员本身素质不齐，在设备档案管理中大打折扣。

二、建立医疗设备档案的重要性
1.作为三级医院等级评审的重要指标，医疗设备档案必须由专人负责管理，严格执行借阅制度，以防丢失。

目前，在省会大中型城市符合三级条件的多，真正能做好专人管理的，还需要多方努力。

2.根据设备维修记录，对贵重设备采取预防性维修，充分作好维修前的准备工作，缩短停机时间，减少维修费用，减少医疗设备对人身的伤残，减少事故隐患的发生率，变相提高了设备的使用效率，增加医疗收益。

3.设备档案的建立为设备采购、使用、维修等工作提供有据所依，了解设备使用情况，对设备进行效益分析，为领导决策提供依据，
避免造成的设备闲置和重复购置。

三、医疗设备档案的基本要求和内容
1.医疗设备档案管理的基本要求：设备档案资料必须真实；医疗设备档案资料必须保持其寿命周期的完整资料；医疗设备档案必须经过审阅加工后编号造册实行动态管理。

2.医疗设备档案的内容包括：购置资料(申请报告、论证报告、定货单据、定货合同、验收记录等)；管理资料(操作流程、维修保管制度、验收记录等、大型设备还应有配置许可证、质量合格证、上岗人员技术合格证)；装备随机资料(产品样本、使用和维修手册、线路图及其他相关资料)。

一般大型设备档案的原始资料：卫生厅批复的文件，使用说明书(中、英、电子版)，线路图，布线图，安装图，应用软件光盘，发票复印件(原件保存在财务档案中)、装箱单、运输单据、安装调试及验收报告、设备简易操作规程，全套随机技术资料索赔资料及往来信函，进口设备包括：电机设备进口证明、海关免税证明、报关单、外贸合同、质量保证书、保险、商检报告，还有厂家的三证(医疗器械注册证、医疗器械经营许可证和产品代理许可证、企业营业执照)等，医院根据设备的实际场地设计的房屋场地图、场地水、电、暖等线路图也应放人医疗设备档案中。

四、医疗设备档案在形成过程中的管理
医疗设备档案讲述设备的整个运行过程，非常重要，不能丢失和随便借出。

设备验收后还会形成后期的相关档案资料：如大型设备
履历表、使用情况记录、操作规程、维修记录、日常维护记录、更新记录、大型维修记录、检测记录、调拨记录、计量检测记录、应用质量检测记录、每年经济效益分析、使用率和完好率统计、停机故障率记录、报废记录以及外出维修的记录等。

对与计量档案(计量器具的检定证书、放射防护的测试合格证书、有关计量部门的文件资料)要单独存放，必须保管3年内的证书齐全。

设备档案按档案管理要求，档案为原始资料，须存放15年以上，且要通风、防鼠、防光、防霉、防蚀、防盗，确保档案的完整性。

设备档案应设置专职的管理人员，负责收集、整理、保管、利用和统计。

对价值高于10万元的和10万元以下的要分类保管，大型设备一机一盒，小型设备归类建档，做好医疗器械分类编号，一目了然，便于查找。

医疗设备档案要办理借阅规定，及时办理借阅手续，借阅人员要保管好借阅资料，不得勾划、污损或撕坏，原则上借复印件，规定借阅日期，过期续借或及时归还，确保档案资料的完整性。

五、医疗设备档案管理中的展望
医疗技术的快速发展，不断出现高、新性能医疗设备充实医疗市场，医疗设备的故障现象也越来越多，程度越来越复杂。

健全医疗设备档案管理制度，建立医院设备信息一体化管理模式，通过多途径、多渠道建立医疗设备档案信息资源共享、共用，把存放在柜子里的“死”档案，变成为“活”档案，最大限度地为满足医疗、教学、科研等工作需要，符合现有医疗体制改革的需求，“节解决看
病难，看病贵问题”，节约医疗资源，降低医疗成本，更增强医院现代化建设的管理水平。

参考文献：
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[2]王如芹，浅谈医疗设备的挡案管理，医疗装备,2008，11
[3]李晶，做好医疗设备档案的管理工作，医疗装备,2008，12
[4]蒋跃金，医疗设备档案管理探讨，中国医学装备，2010，1。