电子档案安全问题及对策

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办公室业务2012・11

档案学研究

办公室业务・office opertions

文/大庆油田有限责任公司第九采油厂信息中心

范爽月

电子档案安全问题及对策研究

【摘要】本文将在探讨电子档案基本情况的基础上，分析电子档案所存在的安全问题，提出解决问题的相应对策。

【关键词】电子档案；安全问题；对策

一、引言

随着计算机的普及与应用，电子档案随之大量的产生。它的出现给档案工作带来便捷的同时，也带来了挑战。如何保证电子档案的安全，已成为档案工作者研究的重点。

二、电子档案的概念及特点

（一）电子档案的概念

所谓电子档案是指在数字设备及环境中生成，以数字形式存储于硬盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的具有保存、参考和利用价值的历史记录。

（二）电子档案的特点

1.不稳定性。保存电子档案的硬盘、光盘一旦受到外界强磁干扰，或因存储库房的温湿度的变化，都会导致档案信息内容的丢失和损坏。

2.对设备的依赖性。电子档案的阅读必须借助一定的计算机软硬件才能进行，对计算机等读取设备的依赖性很强。

3.不安全性。计算机中的档案很容易就会被窃取，从而导致国家珍贵档案泄漏出去。也由于电子档案极易被拷贝、复制等特点，电子档案也很容易被不法份子盗用，从而会做出不利于国家和社会的行为，危害国家利益。

三、电子档案存在的安全问题

（一）计算机软硬件及相关设备故障，

对电子档案的安全性造成威胁

随着电子技术日新月异，电子设备更新换代，造成不同软硬件环境形成的电子档案载体、格式和设备互不兼容，对于需要长期归档保存的电子档案来说，若干年以后，很可能出现保管完好的电子档案载体无法找到读取设备。

（二）电子档案存储载体安全问题不适宜的保管条件会导致电子档案的缺损，如高温、高湿会缩短它的寿命，光线、磁场、机械震动稍有不慎极可能导

致载体出现变形、断裂、划痕、消磁等情

况，进而影响电子档案信息的难以读取。

（三）网络安全问题

网络是把双刃剑，它在为我们利用电子档案提供便利的同时，也引发了一些不安全因素。计算机病毒是网络安全的头号杀手，它会以各种方式和途径攻击计算机系统，从而对电子档案造成威胁。此外，计算机黑客利用网络进行犯罪活动，寻找系统和软件方面的缺陷来进行攻击，通过破译口令与密码获取使用权限，非法访同、删除或修改重要的电子档案，使档案所有者和管理者均遭受巨大损失。

（四）人为的失误

因为电子档案是通过计算机系统与人交互而形成的，而这一过程都需要操作者给予一定的指令并输入准确的数据来完成，这样就不可避免地存在误操作的可能。

四、解决电子档案安全问题的相应对策

（一）加强读取电子档案软件和设备的管理

积极开辟电子档案存储的新途径，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储；要及时修补管理软件的安全漏洞，对防火墙和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。

（二）建立适合电子档案载体的保存环境

基于电子档案载体的特殊性，要保证电子档案的安全，应做到：一是保管电子档案的库房要做好防火、防强震、防磨损等防范措施，需配备加湿机、去湿机、空调机、空气净化器等设施设备，设置专用盘柜、防磁柜存放介质，增加介质的寿命；二是定期检测，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等情况，通过检测发现有问题的载体，及时进行有效的清洁（用干净的绒布或丝质布轻轻擦拭）与修复。

（三）加强对网络环境的控制1.法律手段。目前，《电子档案签名法》、《档案法》、《中国石油天然气集团公

司档案管理手册》、《计算机信息网络国

际联网安全保护管理办法》等一系列法律法规的制定和颁布，对档案管理人员及归档人员的行为进行了法律约束，使电子档案的管理有法可依。2.实施有效地技术措施。这些技术措施对于证实电子档案内容的真实、可靠，确保电子档案在存储、传输过程中的安全、保密具有很好的效果。(1)身份认证。就中国石油档案管理系统（E6）而言，电子档案的归档整理、收集整理、保管整理等一系列程序都要通过档案管理系统完成，为了防止无关人员的进入，进入E6系统时需要对

用户进行身份验证和权限界定。

(2)电子文件只读措施。归档光盘采用档案级CD-R 一次性写入光盘或DVD 光盘。用户只能从设备上读取信息，而不能对其做任何修改。其他的存储方式也是设成只读或只能追加信息但不能擦除原来信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子档案，保持了电子档案的原始性和真实性。(3)加密技术。加密技术可以对用户的访问进行控制，采用加密软件对涉密信息进行加密，将有效保证电子档案的安全性。

（四）增强档案人员对电子档案的保护意识

树立保护意识，做好防范，对于防止事故发生和减少事故损失具有极其重要的作用。电子档案管理工作也是一样，重视和加强对档案管理人员的培养，增强档案人员对电子档案的保护和防泄密意识，制定适合我厂档案室切实可行的应急预案，当事故来临时，就可以轻松应对，把损失降到最低。

五、结论

档案管理人员要不断地研究、探索这方面的工作，不但能够及时发现计算机操作系统的不足，改进电子技术措施，增加电子档案的安全性，使我厂档案资源得到安全、可靠的保护，更能加强档案信息交流，准确、快速地向利用者提供有利的信息资源，促进档案事业长远有序地发展。