【行政】企业行政工作之杂谈

【关键字】行政

企业行政工作之杂谈

企业行政工作可是一个吃力不讨好的苦差事，工作难做、成效甚微、得罪人多、满意度低；但同时也是一个结交三教九流、两道兼吃、磨练口才、修炼身心、通向社会的大熔炉。现就个人对行政工作的一点粗浅看法与您切磋交流，观念和见解不妥之处，请指正并谅解。

您所在的企业，作为一个具有非常好发展前景且拥有高学历、高知识、高素质的经营团队的企业，彼此沟通，随时交流，深度合作，团队利益至上应该是这个企业的根基。可高智商的团队往往有问题、有意见都是闷在肚子里，不会喜形于色，这些人都是内敛到家的大内高手，每个人都有一套自己的处事哲学和行事风格，从来不会轻易示人的。在这样的企业要如何做好行政事务工作，是一种全新的考验和尝试。

一、对行政工作要有自己独特的认识和见解

1、行政部门是企业的综合枢纽、服务中心。担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤保障等繁重工作，处于协调各部门、连接领导和基层的枢纽地位，这就要求行政工作人员具有敏锐性、预见性，工作具有超前性和丰富经验。行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好各种行政事务工作，把领导从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，使领导能轻装上阵，集中精力研究市场形势，考虑公司的发展战略，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。为了做好纷繁复杂的行政工作，必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的"法治"秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍；同时要做好科学分工、管理层次和合理授权。只有行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施、环境设施)、软件(如规章制度、工作程序、激励政策)、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，才能确保行政体系在各种条件下有效健康运行。

2、行政是事无巨细、沟通协调的工作。要想做好这份工作，吃喝拉撒睡、上下里外中，都必须在你的视线范围内。一要了解自己的工作性质是什么；二要明白自己的工作量，三要清楚自己的工作需要和哪些部门或同事紧密相联和配合，和同事处理好关系，这是进入工作的根本。行政部门是上下联络和沟通的中间体，既要取信于上，也要取信于下。要做好中间润滑剂的角色，不被上下两部分挤压研磨碎。一定要手勤，不要一味去指挥别人做，自己举手之劳的事，决不派人；记住：干工作需要立即做，以躲免遗忘或其他意外；每天提前上班，各处走一圈，将问题收集，一上班就处理或安排掉（切记：宁做第一个上班的人，不做第一个下班的人）。

3、行政工作在服务上要平等协商，它既不低人一等，也不高人一筹。对兄弟部门，要相互尊重、相互支持；对员工要满腔热情。不能只是坐等指示，奉命办事，被动工作，而应围绕中心工作，贴近领导思路，积极做好服务。不做事后“小诸葛”，要拾遗补缺，既能发现问题，又善于提出解决问题的办法和建议。出于公心，不向领导进谗言，如果领导两次提醒你某项工作做的不好，但你觉得自己很努力做了，没有功劳也有苦劳，那么你就应该考虑是不是有其它做的不够好的地方了，看付出与成效是否成正比，答案如果是NO，那就要和领导沟通了，是什么原因？或是要卷铺盖走人？！

做工作既要为领导，也要兼顾各部门和同时之间的利益关系，否则你将一事无成，落得左右不是人的尴尬境地。

二、行政部门既是服务部门同时又是监督执行部门

1、有人把行政部门戏称为“不管部”，无事不管，无事不问。既要有和绅般的圆滑、也要有纪晓岚式技巧，否则是难以做好行政工作的。要经受得起各种误解、委屈和挫折，包容得起酸甜苦辣。

2、行政工作的服务性职能决定了其工作的被动性，但要做好行政工作，又必须主动性，善

于在被动中求主动，变被动为主动。不消极等待，要主动着手，提前准备，对领导临时交办的任务、应急事件和突发事件等非确定性工作，要有灵活的应变能力，做到忙而不乱。

3、要发挥行政的整体功能，保证工作的顺利进行，不仅要求行政内部要协调一致，而且，其他业务部门也要相互配合，同时，还要全体员工的支持和帮助。首先，要善于协调内部的关系，通过协调各个不同职能的工作，充分发挥各方面的主观能动性和个人的聪明才智，有效地形成合力，积极地、创造性地开展工作。同时，要根据各个阶段的工作任务，区别轻重缓急，突出工作重点，兼顾其他工作。因为行政处于联系上下，沟通左右，协调各方的地位，决定了它整天处于各种矛盾的中心。在处理各种矛盾时，就要看你的手段和技巧，不能出现偏颇或闪失。在这种情况下，大的来讲行政就要从既维护全局利益出发，又保护工作积极性的角度，出面做好协调工作，求同存异，躲免不必要的扯皮和内耗，把各部门的积极性，引导到确保全局工作任务的完成上来，但事实上这就是一个做人的学问，八面玲珑，上下左右通吃不但是共产党的办公室主任的本领，也是所有做行政工作人的必修之课。

4、行政工作有许多大事急事，何谓之大事，行政的办文、办会、办事的范畴中都会遇到大事，如领导交办的是大事，涉及到全局性的是大事，关系到企业运作的也是大事，影响到企业形象和声誉更是大事。大事因为其重要性而必须摆在工作的首要位置，办大事要绝对保证时效和质量，丝毫不得马虎和大意。但对日常琐碎繁杂的事务性工作，即通常认为的“小事”，也不能轻视麻痹。因为小事不做，或者马虎应付，一旦出了错漏，小事就会酿成大错，搞出大乱子，对工作造成不良后果，甚至会影响工作的全局。所以行政工作你作为领导不一定要面面俱到，但一定要镇的住、摆的平、理的顺。必要时还能运用《康熙王朝》里姚督的“三必抚、三必剿”手段。

5、正确处理“过”与“不及”的关系：一定要把握“度”，掌握分寸。行政在领导决策中处于辅助和从属地位，不能缺位，也不能越位。为领导决策提供尽可能多的背景资料，但不能越俎代庖，进谏言，瞎掺和。

6、老板通常都没时间阅读冗长的文书。因此，学会编写简洁的文字报告和编制赏心悦目的表格就显得尤为重要。即便是再复杂的问题，最好将其浓缩阐述在一页A4纸上。有必要详细说明的问题，再用附件形式附在报告或表格后面。让老板仅仅浏览一页纸或一张表格便可知道事情的概况。如其对此事感兴趣或认为重要，可以通过阅读附件里的资料来了解详情。