浅谈高校学生档案管理工作创新

浅谈高校学生档案管理工作创新

摘要：高校学生档案是记录大学生在校期间学习、生活的真实材料，也是大学生就业的重要依据。只有不断创新学生档案管理工作方法，完善档案管理制度，才能更好的适应当前新时期的教育教学需要。

关键词：高校学生档案管理工作

高校学生档案是学校档案的主要构成因素，记载着大学生在校期间学习、生活中的历史记录，也是他们在校期间逐渐形成的具有保存价值的个人材料。它包括学生入学登记表、毕业生登记表、党籍、团表、表彰每学年度三好学生、优秀学生干部登记表、体检表等。它是真实记录学生在校期间求知与探索知识的直接产物，也是大学生就业的主要依据。目前，在就业竞争日趋激烈的情况下，高校学生档案作为考核毕业生在校期间表现的一项重要凭证，对学生参加工作及以后在单位中评职、晋升，都起着非常重要的作用。

1 高校学生档案管理工作中经常出现的问题

学生档案的管理不规范。目前，很多学校对学生灯楼案管理不够规范、严谨，一般高校学生档案都委托学生部门统一进行代管，由于学生部门没设有专门的档案室，专职档案管理人员，加上缺乏业务上的专业指导，导致在学生档案管理过程中经常出现这样或那样的问题，如归档材料缺失、书写不规范、纸张大小不一等等。

学生归档材料欠缺。自全国高校招生实行网上录取以来，考生的档案由原来的纸质材料变成了电子文档。由于各省市招生部门对学生档案归档材料要求不一致，有的省市由高考招生办统一发快递邮寄到高校招生办，也有的学生自己携带个人档案入学。但是由于学生档案意识比较淡薄，许多学生入学后档案不能及时上交学校，时间长了，就都由自己保管，再加上收档渠道不通畅，这就给学生档案的收集工作带来了非常大的的困难，很容易出现学生档案归档材料不全。

学生档案意识薄弱，加大学校管理难度。自从2000年以来，大学生毕业由定向包分配转为自主择业，学生的就业观也发生了很大的变化，许多学生毕业后直接招聘到私营或民营企业工作，而这些企业只管用人，从不需个人档案。因此，很多高校学生毕业后不要档案，并出现了弃档现象，形成学生与个人档案剥离、无人问津的局面。随着时间的推移，这些弃档很快地成为“死档”。大学生的这种不负责任的弃档行为为学校增加了很大的人力、经济负担，学校一方面要投入大量的人力去管理这些档案，另一方面还要有相应的场地存放这些档案，加大了学校管理学生档案的难度。

2 高校学生档案管理工作的措施和手段需要加强

提高认识，加强领导。学校领导要高度重视学生档案工作，并把其纳入到学校工作的重要议事日程，要强化学校领导、教师和学生档案意识，自觉支持和做好学生档案工作。要加强管理，制定相关的档案管理制度，把学生档案管理工作和学校目标管理体系建设有机结合

起来，要定期在全校范围内召开学生档案管理工作经验交流会，在总结经验的同时，也要不断的创新工作理念、工作方法；学校还要认真落实档案管理人员的待遇、配套设备、档案馆的建设及档案项目经费等问题，做到学生档案管理有专职档案人员负责、经费到位、设备先进。

加强学生档案材料的收集，确保学生档案整理规范化。学生档案材料的收集要保证学生档案材料的齐全；文字材料书写规范、字迹清楚工整，纸张大小一致，归档的材料必须使用黑色中性笔或黑色、蓝黑色钢笔书写，不能出现错字或别字；除传真归档材料需要复印存档外，不得使用复印件代替原件存档；学年度鉴定要根据每个学生在校学习、生活、参加社会实践的真识表现，结合每个学生的不同特点，做出综合性的评价，班主任教师或辅导员不得找人代写评语千篇一律；学生在高中阶段就读时学生档案也要有完备，入学后要及时向学校主管部门上交。学生档案的管理应有学校指定专属部门进行具体管理，并要安排1-2名专兼职档案员负责，实行统一管理。在档案整理归档过程中，要将档案袋内有关的学生在校表现的原始材料名称认真填写在档案袋封面目录内，材料名称要求填写字迹工整，内容完整，要保证学生档案袋内的材料与学生档案袋外材料名称、顺序一致，归档材料要以建档时间先后为序。

利用现代化管理手段，提高档案管理层次。充分利用高科技现代化的管理手段是高校学生档案管理员必须具有的素质，学生档案管理

人员要不断学习新技术，利用计算机的现代化档案管理程序，把学生档案有程序、有计划、有步骤地分类存档，逐步实现学生档案管理现代化。要充分利用扫描仪、刻录机等现代化高科技的档案管理设备，对学生档案进行科学系统的数字信息化管理，充分实现高校学生档案能在互联网上快速查成绩、查阅验证毕业生档案和验证毕业证书真伪等相关的信息的查阅，为用学生、教师及用人单位提供最便捷、最准确的学生档案信息，为学校与用人单位之间搭建了一条现代化学生档案网络信息查询的快捷通道。通过利用多种形式的管理手段，把电子档案和纸质档案有机的结合起来，使收集到的材料形式更加丰富，内容更加完善。

加强毕业生档案的递转工作的管理，保证材料完整安全。随着高校的不断扩招，毕业生逐年增多，而且在毕业生档案整理过程中，由于时间短，流动性大，涉及面广，参与学生档案归档的人员较多，这给毕业生档案的递转工作增加了很大的难度，这就要求学生档案专职人员要跟踪服务指导，并将每个毕业生归档的材料进行复核，以免出现归档材料缺失等现象，学生档案管理人员要周密合理的设计档案的递传方式和递传环节，严格履行递传交接手续，防止毕业生档案遗失。

3 结语

总之，在高校档案管理中，学生档案管理占据极其重要地位，这就要求我们要不断创新和改进高校学生档案管理工作方法，改变原有的管理方式，充分利用现代化档案管理手段，积极参与学校信息化建

设使学生档案管理与之接轨，使学生档案管理工作能够向早日实现科学化、制度化、规范化。

参考文献

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