档案数字化技术规范

编制依据
GB/T 18894 –2002 电子文件归档与管理 规范
DA/T18－1999 档案著录规则 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》 档发[2001]6号 档案管理软件功能要求
暂行规定 DA/T 31—2005纸质档案数字化技术规范
2、研究、起草过程
丹东市档案馆从1993年开始进行档案 的数字化的工作，对纸质档案、缩微胶片 档案、照片档案、工程图纸、电影胶片等 多种载体的档案进行了数字化转换，有一 定的实践经验，有针对性的对各种载体数 字化的技术参数进行了反复试验、比较， 取得了较科学、合理的技术参数。并参考 了国家档案局的相关标准和规范，借鉴了 兄弟单位的研究和实践成果。
二、纸质档案数字化技术规范
数字化对象的确定原则 1）符合国家法律法规的原则：符
合国家档案开放规定。
2）价值性原则：属于归档范围且
应永久或长期保存的、社会利用价值高 的。
二、纸质档案数字化技术规范 基本环节
档案整理 目录建库 档案扫描 图像处理 图像存储
数据挂接 数据质检和验收 数据备份 成果管理
像带。 6新闻媒体报道本机关的信息、新闻报道。
二、纸质档案数字化 技术规范主要内容
基本原则 基本工作流程 基本技术参数 技术实现方法 成果管理
二、纸质档案数字化技术规范
基本原则 是使档案信息资源准确方便快捷地
提供利用; 使可以公开的档案信息资源得到共
享，以满足社会各界对档案利用的 需求。
档案数字化技术规范
2020年5月27日星期三
主要内容
一、《规程》基本情况 二、纸质档案数字化技术规范 三、照片档案数字化技术规范 四、声像档案数字化技术规范
一、基 本 情 况
1、编制的原则和依据 2、研究、起草过程 3、数字化范围
1、编 制 原 则
系统性原则
档案信息是国家信息化建设工作的一 个组成部分，档案的数字化也是档案信 息管理工作的一个方面，技术规范的制 定应符合国家信息化建设有关技术要求 ，保证可持续性发展。
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备
按照《档案著录规则》(DA/T18) 、 DA/T 22-2000《归档文件整理规则》和 《丹东市文书档案目录数据库结构和交换 标准（试行）》等标准的要求，规范档案 中的目录内容。
（一） 档 案 整 理
目录数据准备
一是确定档案目录的著录项、字段长度 和内容要求；
旗、奖杯等）翻拍形成的照片。
3、数字化范围
录音录像档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议
、代表会议等形成的录音、录像带。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察
、指导工作形成的录音、录像带。 3本机关在职能活动中主办或承办的重大活动的
录音、录像带。 4本机关重要外事工作形成的录音、录像带。 5本机关发生的重大事件、事故形成的录音、录
导会议记录。 4本机关或本机关汇总的统计报表。 5人民来信、来访材料及本单位处理人民来信、
来访形成的记录。
3、数字化范围
文书档案 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 6本机关党员、干部、职工名册。 7涉及司法、监察、纪检及组织人事工作中对有
关人员违纪违法的调查与具体审理处理情况形成 的文件材料。 8本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资 、行政、党、团、工会组织介绍信及存根。 9本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册 。 10下级机关报送的不易公开的文件材料。
பைடு நூலகம்、数字化范围
专门档案 本机关形成的，可以对社会提供利用的、
利用率较高的专门档案应数字化。
3、数字化范围
照片档案 1本机关召开的工作会议、业务会议、表彰会议
、代表会议等形成的照片。 2上级领导、社会著名人物来本机关检查、视察
、指导工作形成的照片。 3本机关历届领导人的照片。 4本机关主办或承办的重大活动的照片。 5本机关重要外事工作形成的照片。 6本机关获得的省级以上各种荣誉（如奖状、锦
1、编 制 原 则
通用性原则
应基本满足国内正在进行的档案数 字化工作，对档案数字化的结果数据要 给予较明确的指标要求，以保证数据的 通用交换能力 。
1、编 制 原 则
先进性原则
在制定过程中对目前比较常见的档案 数字化技术进行论证评估，同时也要对 新出现的技术进行研究。基本思路是肯 定成熟技术，探讨新技术发展态势，适 当进行指导。
3、数字化范围
纸质档案 纸质档案包括文书档案、专门档案等门类
。
3、数字化范围
文书档案 文书档案数字化范围包括永久和长期保存
的重要的文件正本。
3、数字化范围
文书档案 文书档案适用涉密数据制作环境要求的范围 1密级文件，包括绝密、机密、秘密的文件材料
。 2上级机关颁发的不易公开的文件材料。 3本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领
二、纸质档案数字化技术规范 过程管理
1、应加强纸质档案数字化各环节 的安全保密管理机制，确保档案原件和 数字化档案信息的安全。
2、在数字化工作的同时建立起完整 、规范的加工记录。即各个环节均应进 行详细的登记，并及时整理、汇总，装 订成册（形成加工档案）。
（一） 档 案 整 理
1、目录数据准备 2、拆除装订 3、区分扫描件和非扫描件 4、页面修整 5、整理登记 6、档案装订
二是修改错误或不规范的目录内容，如 案卷名、文件名、责任者、起止页号和 页数；
三是没有目录的档案按照原件内容建立 目录。
（一） 档 案 整 理
2、拆除装订
不去除装订物影响扫描工作的档案， 应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护 档案不受损害。
（一） 档 案 整 理
3、区分扫描件和非扫描件
按要求把同一案卷中的扫描件和非扫 描件区分开。普发性文件区分的原则是： 重份的文件，有正式件的文件可以不扫描 原稿。
1、编 制 原 则
实用性原则
作为技术规范首先要把握宏观指导原 则，对于档案数字化具体实施步骤、方 法，应给予较明确的规范要求，以及在 加工过程中所需的技术参数给与较明确 的指标要求，提高本规范的实用效果。
1、编 制 原 则
适度性原则
就是合理地确定一些需要统一的技 术范围和技术指标。范围过大或者过小 ，指标水平过高或过低，都会对标准的 实施效果产生不良影响。