人力资源档案管理的重要性

试论人力资源档案管理的重要性

[摘要]企业人力资源档案管理是企业管理的重要组成部分，人力资源档案对企业人才的培养、选拔、调配具有重要的作用，是企业发展的重要资源。本文介绍了企业档案管理的一般方法，论述了企业档案管理对促进企业人力资源开发的重要作用，在此基础上，阐述了企业人力资源档案管理不足对人力资源开发的一些负面影响，并提出了一些有针对性的改进企业人力资源档案管理的措施。[关键词]人力资源管理档案管理人力资源档案

中图分类号：g275.9 文献标识码：a 文章编号：1009-914x（2013）17-464-01

企业人力资源管理的最佳管理方法就是人力资源档案管理，通过档案管理，可以有效的了解关于人才的工作经历、奖惩历史等等情况，为企业识别、选拔、重用人才提供了最主要的依据。人事档案管理，从小处考虑，影响着一个公司对人才的吸收和培养方向，从大处考虑，会决定企事业单位的发展方向与成败。本文重点讨论了档案管理在企业人力资源管理中的重要作用，以及档案管理措施不完善时对人力资源开发的负面作用，最后给出了提升档案管理水平的措施和方案。

1档案管理的一般方法

为了实现档案管理的信息化和规范化，促进档案管理实现高质量和完善化，就必须采用科学的管理方法。随着时代的进步和档案管理工作需求的变化，原先传统的档案管理方法显示出了其局限性。

基本实现档案管理规范化的措施如下：

1.1规范档案收集、鉴别和归档。

现阶段对人事档案管理的质量要求越来越高，其中重要的一点就是要认真收集和补充材料，实现规范化操作，保证对材料完备性的收集、鉴别和归档。对收集到的材料进行一一鉴别和审定。从完备材料的手续出发，查看资料的精炼程度和准确程度，并且分析其观点的正确性，对不足的地方进行认真的鉴别。对于有差错的档案，进行退回处理，要求其改正，对不属于档案收集范围的材料，及时退回给相关的单位，不积压也不丢弃。

1.2改进查阅和检索的方案。

现阶段是信息发达的时代，利用信息化管理措施实现人事档案管理，具有便捷的优势。如果使用姓氏检索的方法对档案进行检索，不管是笔形编号还是四角编码使用起来效率都不太高。但是在利用英文字母排序的方法进行检索后，就加快了查找效率。将档案管理系统分为检索和利用两个系统，并对使用人员根据级别或者使用作用设置权限，并设立管理员定期对档案进行管理。设置权限之后，就有限制了某些人对档案的修改。加大了档案管理的安全性。

2良好的档案管理促进人力资源开发

2.1良好的档案管理措施有助于合理调配人力资源

档案管理是记录和了解员工信息的最好方式，科学的档案管理，能根据不同类型的人才和不同能力的人才进行分类排放，使得组织内能够合理配置人才资源，并且因事选人、因人理事，将人才都发

挥到合适他的岗位，并且发挥人才的特长，并且促进部门、组织、系统之间人才的有序调节。为企业的发展提供最优化的人才管理。

2.2良好的档案管理措施能提升人才对组织的效用

档案管理，一般是记录了每个员工的成长经历、优点和缺点、德才表现和发展等，通过档案管理，可以更好的了解员工的经历，促进了解才能更好的把握现在，更好的利用员工的优势，发挥人才的作用，避免抑制人才的现象发生。使得各类人才能够各展所长，充分发挥自己的光和热。

3档案管理措施不足对人力资源开发会的负面作用

现在的人事档案管理已经呈现了流动性和电子化的趋势，也存在了以下的不足，抑制了人力资源对企业的贡献作用。

3.1档案内容千篇一律，没有个性价值

档案管理，本应该是对员工过去的真实写照，应该是一个人在之前的社会生活实践中的成长过程和经历，全面反应其个性、特点和优势，使得企业管理者在挑选人才时迅速并且准确。但是现在的档案管理中的信息，客套话和材料等都具有普遍性和无特色性，失去了挑选员工时的参考价值，然后进一步导致员工选拔和晋升过程受阻，不仅让员工失去了展示自己的机会，也让企业的发展受到一定的阻碍。

3.2档案管理内容失真，阻碍人力资源开展工作的进程

有些组织机构或者单位的档案管理的管理员并没有对档案的真实性进行核查，在员工填写后，省掉了核对这个过程。导致档案信

息严重失真。比如，档案管理中的相关工作经验，有的人员为了很好的立足而填的很光鲜，学历等也越填越高。但是管理者没有进行反馈核对，这就使得档案管理受到了权威性、真实性、严谨性的挑战，这给今后企业对人才的调配、补充、辞退、退休工作，造成了困难。对企业的发展也有负面影响。

由于档案管理措施不足，而导致企业对人才的了解不足，阻碍了企业的发展，所以人力资源档案管理的重要性也就体现出来。我们需要利用科学化、合理化、真实性强的管理措施，对档案进行有效的管理。

4改进档案管理的措施

为了顺应现阶段企业对档案管理的新需求，使得人力资源的开发进展顺利，我们需要做到以下几个方面。

4.1健全档案管理制度

面对新形式，必然需要有新规则、新制度来适应现阶段人力资源对档案管理的需要。健全档案管理制度，需要建立更加科学、合理、规范的管理措施。在资料的收集方面，应该更加的具有针对性、个性化、完整性；在资料的检验方面，应该尽量核对其真实性；在归档方面，要做到分类清楚和整齐；在有员工查阅时，服务态度热情，然后注意保密和安全性的实施。实施档案管理的工作人员，需要不断的更新员工资料，补充、更新新的档案材料。

4.2提升管理人员素质

档案管理人员的素质有待提高，需要加强他们的服务意识和认真

可靠的工作态度。可以组织档案管理人员的培训，将相关的法律法规，比如档案法宣传给管理人员，促进管理人员和每个员工对档案的重视。

4.3开展科学化管理进程

随着社会的进步，时代的发展，还有企事业人员变化流动量大，造成了企事业档案越积累越多，并且容易造成丢失和难以管理的现象。加快科学化、现代化的人事档案管理进程，其作用就越来越明显。为了避免档案管理出错，或者延误时间，开展信息化的档案管理进程日渐重要。建立一个统一的系统，将微机终端和系统互联起来，并且员工可以根据关键字检索或者查询信息。对不同等级或者身份的员工设置其有不同的权限，员工对自身的档案可以进行修改，但同时这一修改会通知系统管理员。信息化管理，可以促进对人才高效的管理，与时代接轨，并且让人事档案管理为企业的发展做出自己的贡献。

5总结

档案管理在人力资源管理中起着非常重要的作用，运用的好的情况下，能帮助企业识别、选拔和重用人才，很好的为现代化企业储备管理和技术人才。人事档案管理是关于人才信息的载体，其内容也是选用人才的重要依据。人力资源和档案管理相互制约、相互促进。加强档案管理能促进人力资源的开发，也能避免在人力资源开发过程中的负面作用。本文也提出了改进人力资源档案管理的措施，从提高管理人员素质、加强档案管理制度的建设、加快现代化