公文处理与档案管理的关系

公文处理与档案管理的关系

公文是一个单位对外联系、沟通、协调的桥梁，在各单位的工作中起着举足轻重的作用。公文处理工作与档案工作是一体两面的关系，文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，两者的衔接主体是公文，公文是档案的前身，档案由公文转化而来，档案是公文的归宿。公文的质量直接影响着档案的质量，没有高质量的公文就不会有高质量的档案，高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础上的。但是，当前公文处理与档案工作衔接方面仍存在很多问题，为实现档案工作的规范化、标准化埋下了隐患。

在实际工作中，文书工作与档案管理工作实行分块管理制，这种体制在某种程度上拉大了文书工作与档案工作的距离，经常是公文处理人员档案意识淡薄、而档案人员很少考虑文书工作，致使二者在衔接过程中出现许许多多的脱节之处，公文处理的问题主要表现在以下各方面：

1、公文文种使用不当，处理程序不规范。《国家行政机关公文处理办法》规定通用规范性公文主要有决定、通知、报告、请示、批复、函等十三种，但在使用时，受各方面因素的影响，往往是“请示”和“报告”不分，“决定”和“意见”混用，乱用“申请”、“汇报”等非正式公文文种，或错

用文种等，公文的实际效力常因此而大打折扣。公文的处理应有严格的程序，发文包括起草、审核、签发、编号、打印、核稿、印发、用印、分发，收文包括签收、启封、登记、拟办、审核、分送、批办、分办、催办、反馈等。但在日常工作中，越级行文、超范围分发、收文不登记就直接交某领导、该会签不会签、领导签署不完整等现象时有发生，尤其是有些机构（如工程施工项目部等）缺少发文稿纸、公文阅办单或不签发就印发等无序现象很难避免，另外，还有些单位尤其是一些业务部门在公文处理过程中，经常先发文件，领导事后再补签发，经常造成漏签或签字时间与公文落款时间的不一致。从而为文书的立卷、归档留下了隐患。

2、公文用纸、装订不规范。《国家行政机关公文格式》规定公文用纸一般使用国际通用的A4型，装订要求左侧装订，不漏页，不散页，后背平整。但长期以来，各行业、各部门自己又形成了一套常用格式，目前仍有一些单位公文用纸大小、规格不统一；在文件装订时，掉页、压字、钉脚不齐、表头方向错误等也时常发生。使公文的严肃性及档案的完整性、规范性都受到了影响。

另外，一般公文都用金属钉装订，随着科技的发展，还出现了其他多种材料的装订方法，但在档案管理方面又只要求用线或胶装订。因此，在文书立卷时，档案人员还要拆去钉子等材料重新装订，这样很容易将文件毁坏，既影响了公

文的美观又造成了人力、物力的浪费。

3、公文原稿不规范，编号不准确。公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节，公文的原稿特别是领导签批的原稿更具有存档价值，但有些时候，办文过程很规范，但在归档时，却只有定稿，没有原稿和修改稿。还有的时候，原件是传真纸的就直接存档，很短的时间内字迹就变的模糊不清；还有些用笔不正确，在公文撰写（包括领导签字）时用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔等，造成原稿字迹变形、模糊难辨、存在涂改痕迹等现象，给文书立卷工作造成了很大的困难，同时也使档案的真实性得不到保障。公文编号的错误一般是由于发文登记不及时造成的，公文漏号、重号等情况的出现，既影响了公文的质量，更不符合文书归档的要求，也影响了档案的标准化和规范化。

4、公文附件不规范。在现行的公文制发中，附件的标注顺序、名称都有明确的规定，但仍有很多附件处理不规范，有些不在文件中注明，有些正文和附件名称、文件序号不一致，附件单独装订却不标识正文文件字号和排列序号，或在印发、转发、批转的文件中加注附件，这些都不符合档案管理的要求，严重影响了公文的规范立卷和规范存档。

5、公文打印、排版不规范。在公文处理过程中，有些单位没有统一的部门或专人负责公文的排版、打印，造成公文格式、幅面尺寸不统一，字体字号不符合国家机关公文格

式的要求，版面杂乱，发文字号摆放有误（下行文应居中摆放，上行文字号左空一格、签发人右空一格摆放）、错用括号（应用六角号）、乱设序位等，既影响档案的整理，又不符合档案标准化的要求。

因此我们在搞好档案硬件建设的同时，做好文书处理工作，解决好公文的制发过程中的规范化、标准化问题，从公文的用纸、排版、制发程序到文种的使用、排版等都要做到准确、规范，以提高档案实体质量，同时树立文档一体化的意识，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是公文向档案转化的每一个环节，都体现出档案工作的具体要求；强化公文工作的质量管理意识，制定严格的质量标准和工作制度，并要求公文处理人员和档案管理人员熟记于心，严格执行；强化文书立卷工作，实施以我为主的立卷归档原则，使公文处理和档案管理顺利衔接，为档案工作实现规范化、标准化打下牢固的基础。