档案管理的标准化

档案管理标准化

1、标准化的概念和原理

一、标准、标准化的定义

所谓标准,是为了在一定范围内获得最佳秩序和效益,在充分协商的基础上,对具有多样性、相关性特征的重复性事物和概念,由一定的权威机关以特定程序和特定形式颁发的统一规定。

所谓重复性,是指同一事物反复多次出现的性质。例如,同一种产品成批大量生产,某一种概念、方法、符号被人反复应用,等等。只有对具有重复特征的事物制订标准,才能总结以往的经验,选择最佳方案,作为今后实践的依据,减少不必要的重复劳动。

所谓标准化,就是在经济、科学技术和管理等社会实践中,对重复性事物制订、发布和实施标准,以获得最佳秩序和效益的活动。凡具有多次重复使用和需要制订标准的具体产品,以及各种定额、规划、要求、方法、概念等,都可作为标准化的对象。

标准化活动的主要内容是制订、发布和实施标准,并对标准定期进行修订。其中,制订和修订标准是标准化工作的基本任务,而标准的贯彻和实施是标准化活动的重要环节。标准化活动不是一次性就完结的,而是一个不断循环、螺旋式上升的运动过程,每完成一个循环,标准化的水平就提高一步。

标准化的意义在于,促进科技进步,保证产品、工程和服务的质量,提高企业管理水平,加强国际技术交流和贸易发展,保障身体健康和生命安全。

二、标准的种类

(一)按照标准的性质,可分为三大类

(1)基础标准。指社会生活中最基本的、具有广泛指导意义的标准。如名词术语标准、图形符号标准、分类编码标准等。基础标准是针对科学文化、生产技术及管理活动中最一般的共性问题,依据最普遍的规律性而制订的基本规定和规则,具有很强的通用性。

(2)技术标准。指为科研、设计、工艺、检验等技术工作,为产品和工程的技术质量特性,为各种技术设备和装具制订的标准。技术标准是目前大量存在的、具有广泛影响的标准。

(3)管理标准。指为生产组织、经济和科研管理等各项管理活动制订的标准。如组织方法标准、资源消耗标准、产品价格标准等。

(二)按照标准的级别,可分为六种

(1)国际标准。由国际标准化组织(ISO)、国际电工委员会(IEC)、国际电信联盟(ITU)等制定颁布的标准。国际标准对于国际上的贸易往来、技术合作和科学文化交流具有重要意义,被世界各国广为采用。

(2)区域标准。由国际地区性标准化组织制定颁布的标准。如欧洲标准化委员会(CEN)、泛美标准化委员会(COPANT)、太平洋地区标准委员会(PASC)组织发布的标准。区域标准在特定的地区范围内发生作用。

(3)国家标准。指对国民经济、文化发展具有重大意义,必须在全国范围内统一执行的标准。对需要在全国范围内统一的技术要求,应当制订国家标准。

(4)行业标准。指在某一行业领域统一执行的标准。对没有国家标准而又需要在全国某个行业范围内统一的技术要求,可以制订行业标准。行业标准由国务院有关行政主管部门制订,并报国务院标准化行政主管部门备案,在公布相关国家标准之后,该项行业标准即行废止。

(5)地方标准。地方标准指由地方标准化行政管理机构制订,在特定的地域范围内贯彻实施。对没有国家标准和行业标准而又需要在省、自治区、直辖市范围内统一的工业产品的安全、卫生要求,可以制订地方标准。地方标准由省、自治区、直辖市标准化行政主管部门制订,并报国务院标准化行政主管部门和国务院有关行政主管部门备案,在公布国家标准或者行业标准之后,该项地方标准即行废止。

(6)企业标准。指对企业生产技术组织工作具有重要意义而需统一执行的标准。企业生产的产品没有国家标准和行业标准的,应当制订企业标准,作为组织生产的依据。企业的产品

标准须报当地政府标准化行政主管部门和有关行政主管部门备案。已有国家标准或者行业标准的,国家鼓励企业制订严于国家标准或者行业标准的企业标准,在企业内部适用。

根据《中华人民共和国标准化法》第六条的规定,标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准。国家标准的级次最高,其他各种标准不得与之相抵触。此外,企业标准、地方标准还不得与行业标准相抵触。标准级次的划分,是以标准的适应领域和有效范围为依据的。

(三)按照标准的灵活程度,国家标准、行业标准可分为强制性标准和推荐性标准

(1)强制性标准。指必须强制执行的标准。保障人体健康,人身、财产安全的标准和法律、行政法规规定强制执行的标准是强制性标准,省、自治区、直辖市标准化行政主管部门制定的工业产品的安全、卫生要求的地方标准,在本行政区域内是强制性标准。

(2)推荐性标准。指具有指导意义但不宜强制执行的倾向性或方向性标准。推荐性标准不得与同一标准化对象的强制性标准在内容上相抵触。档案工作领域的标准,绝大多数为推荐性标准。

三、标准化的原理

标准化的原理主要包括统一化、简化、通用化和最优化。

(一)统一化

统一化是把事物两种以上的表现形态归并为一种或限定在一定的范围内。统一化原理的实质是使标准化对象的形式、功能(效用)或其他技术特征具有一致性。统一化原理的基本要点：

(1)统一是为了确定一组对象的一致规范,其目的是保证事物所必需的秩序和效率。

(2)统一的原则是功能等效,从一组对象中选择确定的一致规范,应能包含被取代对象所具备的必要功能。

(3)统一是相对的,确定的一致规范,只适用于一定时期和一定条件,随着时间的推移和条件的改变,旧的统一就要由新的统一所代替。

随着社会生产和其他实践活动的发展,各种社会活动之间的联系日益复杂,国际间的交往也逐渐扩大。客观事物发展中的多样性趋势越来越突出,统一的对象相应地越来越多,范围越来越大,统一化已经成为标准化活动中内容最广泛、开展最普遍的一种形式。

在统一化过程中需要注意两点：统一的时机选择、统一的程度及范围。

(1)统一的时机。应运用预测技术和效果分析等方法,正确把握统一的时机。如果统一过早,已有的类型并不理想,新的更优秀的类型尚在酝酿中,这时强行统一,就会使低劣的类型合法化,优异的类型难以产生;如果统一过迟,在必要的类型早已出现,重复、低功能的类型已大量产生时才进行统一,这时虽能选择最合适的类型,但却要付出很大的代价,其原因是淘汰大量已广泛使用的技术和方法必定造成巨大的经济损失。所以,适时选择和把握统一的时机是统一化的关键。

(2)统一的程度和范围。应通过调查研究,合理地确定统一的程度和范围。具体对象不同,统一的程度也不同。对标准中哪些方面作统一规定,哪些方面不作统一规定,哪些方面作比较灵活的规定,都须从实际出发,规定适度。要根据事物发展的规模决定统一的范围,必须在全国范围内统一的,应以国家标准的形式出现,只允许在局部统一的,就应以地方标准等形式出现,不能随意扩大其范围。

(二)简化

简化是在一定范围内减少事物的类型数目,使之在既定的时间内足以满足一般需要。简化是标准化的初级形式,也是实践中应用较广的一种标准化形式,它是针对事物的多样性采取的限制措施。

由于科学技术、竞争和需求的发展,使社会产品的种类急剧增加,而生产的日益专业化和协作的需要,要求对产品的多样性加以限制。多余的、重复的和低功能的产品品种的大量存在,会导致社会生产力的严重浪费,简化的目的就是去掉事物中多余的、重复的、低功能的环节,使其功能增加、性能提高,并为新类型的出现扫清障碍,更好地满足社会需要。

简化原理的实质是精炼,具体表现为：具有同种功能的标准化对象,当其多样性的发展规模超出了必要的范围时,即应消除其中多余的、可替换的和低功能的环节,保持其构成的精炼、合理,使其总体功能达到最佳化。

(三)通用化