办公室费用控制管理制度

办公室费用控制管理制度

第一章总则

为进一步强化财务管理，严格控制费用开支范围及标准，依据公司财务规定，结合公司实际情况，特制定办公室费用控制管理制度。本制度所称费用的范围包括：差旅费、交通费、电话费、办公用品开支、业务招待费、会议费、维修装修费用、报刊杂志费用、培训费用和招聘费用等。

第二章费用审批、审核的权限和程序

第一条费用报销审批权限

除专门规定外，单项开支在2000元以上（含2000元）的由营运副总批准；单项开支在500元（含500元）以上、2000元以下的由部门长审批，单项开支在500元以下的各部门主管领导审批。所有费用经财务总监审批。

第二条下列费用不执行第五条规定，一律经总经办批准：

1、广告宣传支出；

2、对外捐赠性支出（优惠促销方案已经公司批准的除外）；

3、出差费用中的机票；

4、外部会务费、展览费；

5、外聘顾问支出、咨询公司会员费和咨询费；

第三条下列费用不需要批准，由财务部总监审核后直接支付

1、资金结算手续费、票据费、银行借款利息支出；

2、经公司批准办理的社会保险费；

3、固定电话费、网络使用费、移动电话费在定额标准内的；

第四条费用报销审核、审批程序及要求：

经办人员首先在每一张报销票据背面签字；然后凭事先批准的报告或费用支出审批表和票据报财务部主任（即主管会计）审核；最后报主管领导审批。未经审核、审批的报销凭证，出纳员不得付款报销。

第三章差旅费和交通费

第五条因公出差必须事先经领导批准。一般员工出差由部门负责人提请分管领导同意后批准；部门经理及以上人出差由总经办批准。

第六条差旅费报销的范围和标准：

1、差旅费报销的范围：①往返区域的直接交通费用；②经总经办批准的其他费用。

2、火车票报销的限制标准：限报D字头二等座、Z字头车票和其他列车的硬卧及以下车票（特批除外），超标准乘车部分自付。

3、住宿费报销的限制标准：根据《办公室薪酬制度》执行。

4、上班期间因公业务的公交车票，和事先请示的车票可以报销，但必须先由本部门负责人签字。

第四章电话费

第七条公司固定电话费和网络使用费，由人力行政部按月交纳，按定额

标准当月控制，节约部分按奖励政策执行。

第八条所有电话费报销必须凭实际费用发票，不得使用预付费发票和收据。

第九条凡因工作需要，特殊情况下超标准的通讯费用，须作出说明，单独请示总经办批准后报销。

第五章办公用品开支

第十条办公用品由行政办公室统一管理，采购前应当根据日常需要，书面报告公司主管领导批准后由财务部采购。各部门需根据实际情况制定办公用品消耗定额进行管理。

第十一条下列用品可以由使用部门单独申请购买或印刷：

1、财务部门可以购买或印刷会计账簿、凭证、报表、发票、收据、出入库凭证、算盘、电算化用品等财会用品，会计档案用品等。

2、相关部门办理合同文本的印制或购买。

3、技术部门专业用品的购置。

第十二条本制度所指的办公用品包括：

一般消耗品：水笔、铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、便条纸、橡皮、夹子、钉书钉、白板笔、荧光笔、修正液、电池、墨盒、传真纸等。

管制品：复印纸、剪刀、美工刀、订书机、计算器、米尺、文件夹等。

固定资产：办公桌椅、电脑、打印机、传真机、电话机等。

第十三条公司由专人负责采购、保管、发放、登记、汇总。各部门负责控制本部门的办公物品预算使用情况，审核个人领用申请、提出部门领用申请。每月考核各部门的办公物品费用预算执行情况，考核标准依据财务预算指标。

第十四条办公耗材尽量采取集中领取的方式以减少行政人员的重复工作量。每月各部门集中统计本部门的领用需求，统一到专人处登记领取。公司新入职工作人员的基本办公用品，由所在部门根据聘用人员工作需要配齐。

第六章业务招待费

第十五条业务招待费的开支必须有利于公司经营的开展，有利于拓宽公司的业务范围，有利于促进企业与业务关系单位和职能管理部门之间的正常交往。本着“需要、合理、节约”的原则从严掌握。

第十六条公司的业务招待费支出，原则上要“一次一清”，严禁“合并”或“拆分”报销。报销时，应标注招待对象。报销审核时，招待费报销发票后必须附当次招待支出清单，清单必须加盖公章。否则不得审核报销。经总经办批准，由财务部门单独存档备查。

第七章会议费用

第十七条会议费用预算标准经总经办批准。

本条所称会议直接费是指：会议室租用费及会晤食宿支出等。

第十八条公司承办的会议，由人力行政部负责，费用经财务审核、总经办

批准后报销。

第八章维修装修费用

第十九条一万元以上的装修、改造支出须事先报告总经办批准。

日常维修，由公司主管领导批准后办理。

第二十条装修改造超过1万元以上的，必须做预算说明，并签订书面合同。报销时必须凭发票、验收合格报告；领用本公司物资的，结算时凭清单或出库单从总价款中扣除。

第九章报刊杂志支出

第二十一条公司内部各部门因工作需要订阅报刊杂志的，应当于每年的订阅时间报告人力行政部，不得订阅娱乐性报刊杂志。

第二十二条人力行政部负责汇总，报主管领导批准后统一办理订阅。

第十章招聘培训费用

第二十三条培训招聘费用计划应当列入年度工作计划，需要的费用预算由主管部门提报，经总经办批准。

第二十四条需要聘请外部人员的讲课费用，报总经办批准。

第十一章其他支出

第二十五条劳动保护费

劳动保护费包括工作服、劳动保护用品等，财务部根据实际情况制定年度预算进行管理。

第二十六条环境绿化费用

环境绿化费用包括办公室内花木盆景、鱼的购置等支出，根据费用预算由人力行政部负责。

第二十七条水电费

人力行政部负责水电费的管理，加强用水、电安全管理。

第十二章罚则

第二十八条本制度公布后，不按本制度有关规定管理、报销费用；没有规定责任人的，超范围、超标准部分由主管领导承担。

第二十九条未经事先批准所发生的费用由经办人承担；未按本制度规定履行审核、审批手续私自报销的费用由出纳员承担。

第十三章附则

第三十条本制度自2011年3月1日起执行，如有变更再以书面形式通知。

第三十一条本制度由公司人力行政部负责解释。