汽车配件采购流程-副本

采购管理制度及操作流程

一、目的

为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此

制度。

二、工作程序

（一）采购原则

1.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必

须高度重视。

2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

3.配件采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。

（二）采购申请

1.采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需

求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

2.紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

3.若撤销采购，应立即通知总务后勤人员或采购部人员，以免造

成不必要的损失。

（三）采购流程

1、询价、比价、议价

（1）经办人员应对厂商的报价资料进行整理并经过深入调查分

析后，以电话或其他联络方式向供应厂商议价。

(2)凡是最低采购量超过请购量的，采购经办人员在议价后，应

在请购单中注明，经主管签字确认后上报。

(3)采购经办人员接到“材料采购单”后应依采购材料使用时间的

缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，需精选三家以上的供应商进行产品的书面比价，经分析后进行议价，

议价结果书面上报主管领导。

(4)采购部门接到请购部门（生产部、总经理办）以电话联络的

紧急采购情况，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接

到请购单后，按一般采购程序优先办理。

2、订购

(1)采购经办人员接到经批准的“材料采购单”后，应以“订购单”向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商在“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方式”，材料需按款号标明分包包装。

(2)各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交

到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。

(3)采购物料定单必须写上公司统一规定PO单号报总经理审批后复印一份交与财务。

3、整理付款

（1）材料仓库应按照已办妥收料的入库单单，经与供应商送货核对无误后，于第二日将原始单送会计部门。

（2）缺交应补足者，请购部门应依照实收数量，进行整理付款。（3）超交应经主管批准后，才能依照实收数量进行整理付款，

否则仅依订货数付款。

(四)采购经办人职责

1. 建立供应商资料与价格记录。

2. 做好采内参市场行情的经常性调查。

3. 询价、比价、议价及定购作业。

4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。

5. 做好平时的采购记录及对帐工作。

（五）采购方式

一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：

1．集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采

购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部

门集中办理采购。

2．长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购

部门应事先选定供应厂商，议定长期供应价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。

3.未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有材料供

应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交书面变更供应商陈述材料，获得书面批准后方可变更。

4.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则

公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。

5.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。

6.工程等大额材料合同签订由分管采购副总经理以上级别人员办理。

（六）采购实施

1.“物品申请表”批准签字且到财务部备案后，办理借支采购金额

或通知财务办进汇款手续。

2.采购人员按核准的“采购定单或物料申请表”向供应商下单并

以电话或传真确定交货日期或到市场采购。

3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。

（七）采购付款方式

1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，财务经理审核，

总经理核准签字后方可报销。

2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、

采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。

（八）采购经办人行为规范

1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、

比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。

2. 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、

回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予

辞退，情节严重者提交公安机关处理。

三、附采购流程图：

公司生产物料采购流程

采购定单审批流程

采购部人员填写公司采购定

单并编号”采购部門主管批准财务部批准

总经理、总监批准

采购人员分发“采购定单”给相关部门并自己保留一份。采购人员根据已批准“采

购定单”实施采购并通知

仓库验货事宜（一份）

入库单传送流程图

第三联仓库验收入库

仓库验收物料并根据送货

单开具入库单，入库单必须

注明PO 单号并留存一联财务审核入库单及付款

第

三

联

凭入库单、送货

单、PO 单结款