巧用EXCEL制作高效的工作量登记表

巧用EXCEL制作高效的工作量登记表

基础医学部钟强

为了直观记录和统计工作量，为了方便个人与教研室汇总，为了达到无纸化办公节约目的，为了数据的正确表达和显示，笔者根据学院现行工作量统计方案，利用EXCEL软件的基本功能在教务处工作量表电子版的基础上进行改进，制作成方便好用的工作量登记、统计、上报使用的电子表格，表格能做到尽可能自动化填写和完全的自动化计算，只要填入少量几个不属自动化完成的项目，其余工作基本上只要点点鼠标就自动完成，最后，再点击一下打印，就能得到一张准确直观的统计上报表。从解决的问题的层面上来看，这个表格文档已能减轻个人在填写和统计上报工作量数据时90％以上的工作量，达到设计目的，是一种可以选择的工具用表。

原来我院的教师个人上报工作量，是用纸质表，手工填写，后来并用教务处制作的EXCEL电子表，电脑填写，每月打印一张，月末交教研室收集审核，期末再全部上报系部，系部检查核对，再上报教务处审核数据，最后造总表，上报计财科发工作量报酬。在这个过程中，因为人数多，数据大，年轻人适合使用电子版，中老年人喜欢使用纸版，因为在填写过程中有许多方面是复杂、易错的，人工统计也麻烦，又浪费纸张，效率又低，加上我院现在中、高职班，合班、单班，理论课、实训课，主讲、带教、协助，听课、上班等不同情况均要记录清楚，在同一个表上不方便区分和统计，因此，工作量的统计工作和工作量报酬的发放往往是个漫长的等待。笔者利用EXCEL的功能把教务处的单纯电子表进行修订使之实现自动区分、统计等功能，为个人准确无误地填报工作量减轻了大量的负担，也可方便后续的相关工作。

在还没有大型教务处系统含工作量统计系统、网络系统的支持下，本电子版也只是个过渡使用的工具，目标包括三个文档：个人工作量统计表，教研室工作量统计表，教务处和计财科工作量及报酬统计表。

本文主要介绍个人工作量统计上报表的设计内容和使用方法。该电子表格文档一共使用八张工作表，具体见附件电子文档，本文不附图，用文字可以描述清楚。

第一张工作表是“基本信息表”。这里的信息包括6个：学期、时间、系部名称、教研室名称、教师姓名、本人上课班级。每人只要选填好以上六个基本信息，后面的所有表格都不用再填，而且保持一致。

在本工作表，使用了“定义名称”功能、“单元格数据有效性”功能、一种时间函数功能，本表可以完全使用鼠标点击下拉菜单选择填写内容，不用键盘录入。

第一步：定义名称。在填写区域旁边的六列分别做如下设置：一列是五年十个学期的记录，一列学期名称是“2013－2014学年第1学期”、“2013－2014学年第2学期”一直到“2017－2018学年第2学期”。一列学期时间是：2013年9月1日、2014年2月1日，一直到2018年2月1日。一列是五个系的名称，一列是25个教研室的名称，一列是本学期上课班级名称，一列是教师名字。因教师人数多，可不做此记录，由个人自己录入。学期、时间、系部、教研室、教师六个数据区域分别定义名称为：xq、sj、xb、jys、js、bj。

第二步：在基本信息填写区分别设置各单元格数据有效性，分别=xq、=sj、=xb、=jys、=js、=bj。这样，六种数据全部可以用鼠标下拉菜单选择来填写，不容易出错，避免造成相互填写名称不统一的现象。

第三步：因为一学期的跨度时间一般为6个月，上半年是2、3、4、5、6、7月，下半年是8、9、01、11、12、1月，也就是每学期一般会有5－6个月的表要填数据，所以，在

时间单元格以下用5行（5个单元格），用以显示6个月份的时间。在第一行是上面设置好的下拉菜单选择的一个时间，比如选了“2013年8月”，下面五个单元格自动显示出：“2013年9月”，“2013年10月”，“2013年11月”，“2013年12月”，“2014年1月”。这6个时间会分别引用在后面6个月的6张工作表和最后一个学期汇总表上。这里使用的函数是EOMONTH（），功能是返回某个月份的最后一天，把它加1之后显示为下一个月的1日。因EXCEL2003没有这个函数，使用公式也达到目的：=datevalue(text(b3+31,”e-m”)&”-1”) 最后，可以把刚才定义区的六列隐藏起来。也可以不隐藏，以后每个学期、学年，可按实际情况修订一下数据，某系部、某教研室使用者，可以只留自己部位的教师就行，这样，在教师下拉菜单下就只有本部门教师。

第二到第七张工作表是相同的表，即本学期6个月各一张工作量登记表，是按学校教务处制定的表格制作。表头的时间、姓名、教研室等全部引用自第一张“基本信息”表。只是时间的不同。本表关键内容是：上课班级名称、高职还是中职、单班还是合班、理论还是实验、主讲还是带教或是代课，还有听课、上班折算课时等。为了计算自动统计课时，一定要使用数字，同样一个数字2，怎么体现是高职／中职、单班／合班？如果分别设足够的列，可以解决问题，但表格会变得面积很大，不利于显示和打印（现在个人已不用每月打印，只要打印一张汇总表），还要不改变教务处原表的基础上来实现，这里就用到了EXCEL的功能：按单元格内数字颜色或单元格背景颜色来区分的功能。在此关键之处使用了VBA宏功能设计，设计了SUMCOLOR（）函数，它可以按颜色来进行计数或求和的功能。这样，高职还是中职，单班还是合班，理论还是实验，就可以用不同颜色来区分，可以自动分类统计了。所以，个人只要在填写本表时，按旁边给参考用单元格使用格式化或按CRTL键再用鼠标拖入的方法，就可以很快地填写好这个工作量数据表。其中上课班级名称还是用数据的有效性，引用来自“基本信息”表的名称：=bj。

在这张表内，个人只要在相应的时间对应的班别单元格点击下拉菜单，选好上课班级，再节数上选填上2或4节（节数也可以如前制作成下拉菜单进行鼠标点选），然后使用格式刷刷颜色，或按CRTL键后直接把旁边样例拖过来就行了。然后在本页下面的“本月汇总”里就会按高职／中职、单班／合班，理论／实验等项目分数统计好数目，一目了然。

第八张工作表即个人工作量汇总表。这里主要是6行数据，即6个月的汇总数据，来源引用自前面6张月表，一样按中职／高职、单班／合班、理论／实验，以及代课、听课、上班等项目列好。表头名称时间等均引用自“基本信息”表。学期末时，本表只需按一下打印始可，打印出来就是个人本学期6个月的工作量汇总表，交教研室审核就完成任务了。

本表还使用了单元格锁定与不锁定、工作表保护、设置打印区域功能。把允许录入填写的单元格设为不锁定，当进行工作表保护时，这些单元格才可以填写数据，其它地方则“不许动”，这样可以避免个人把各表调乱。设置打印区域，则可以在打印区以外的地方填上不必打印的内容，以作备注等，不影响打印效果。

建议：学院应该尽快使用网络版系统来完成教师工作量的填报、查询、统计、汇总、计算课时费、打印留档等。因为现行方案中，个人的学期汇总表打印签名后交教研室，经过教研室主任审核、要汇总成以月为单位、以教研室为单位6张总表，再交系部审核后交教务处，在教务处又要由指定人员进行全院的录入、汇总、审核，要经大量的人力和时间才能完成整个工作量的相关处理工作，才能把各数据给计财科、人事处等科室。如果有一整套网络系统，以上工作完全自动化完成了，随时可以上网点击查看，教务处最后只需点击审核、确定，数据就自动传到计财系统、人事系统等需要这些数据的平台里，这样，在多个环节里都是以完全无纸化的形式进行，很多方面的工作效率都提高了。