内控矩阵的编写方法

控制目的和控 制活动是一对 多，多对一的 关系
控制责任部门和责任岗位：负责实施或 监督控制活动的部门和岗位，责任部门 具体到业务部门、决策机构；责任岗位 具体到部门岗位或决策机构成员。
相关文档和相关制度：相关文档是控制 活动的记录、即控制活动的载体。相关 制度即规定控制活动并以书面方式予以 呈现的文件。
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内控推广自评问卷填写练习
控制活动描述：
每年年末，进行固定资产盘点，清查盘点方案由运营管理部和行政人
事部负责制订，委托运营单位和计划财务部配合实施。固定资产清查 盘点内容包括根据固定资产标签检查固定资产账物一致情况和固定资
产管理工作情况。计划财务部管理固定资产会计人员对固定资产进行
抽盘。盘点人和监盘人在盘点报告上签字。如发现盈亏，查明原因， 提出处理意见，写出书面报告，经运营管理部/行政人事部、计划财务
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内控推广自评问卷填写要求
1、内控推广自评问卷由总部下发后，由子公司内控组 指定流程负责人，由流程负责人分配控制责任人组织填 写，再汇总结果。
内控推广自评 问卷
2、对于内控推广自评问卷中的各个关键控制点，由控 制责任人进行自评。
3、控制责任人保存关键控制的相关文档。
4、公司领导必须对该公司的内控推广自评问卷进行审 核签署。 5、经公司领导签署的内控推广自评问卷上报到总部内 控推广小组。 6、新建子公司，以现有业务进行相应填写，待销售等 新业务发生后，再及时进行梳理和填写。
固定资产每年盘点一次，但此次评估期间内未进行过盘点。
“控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否 有效”三栏如何填写？
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内控推广自评问卷填写练习（续）
情形三建议答案：
控制活动 是否发生 变化 （是/否）
控制设计 是否有效 （是/否）
控制执行 是否有效 （是/否）
附注
否
是
未发生
固定资产每年盘点一次，但 此次评估期间内未进行过盘 点。
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内控矩阵模板（推广问卷填完后，可适时编制完整的控制矩阵）
控制目的：根据《企业内部控制基 本规范》配套指引，设计出应对风 险的控制目的。此处可复制试点单 位的填写内容，不需改动。 控制活动：经过访谈找出满足控制目标的 关键控制活动，参照试点单位填写情况， 结合本单位实际，对控制活动进行描述， 并对控制活动进行编号。 控制活动属性信息：包括控制活 动属性（预防性/检查性）、控 制方式（手工/系统）、执行频 率（每天/每周/每月/…）
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复核内控推广自评问卷

填写完内控推广问卷后，要进行自我复核，关注下列几方面要点：
1、是否参照同类型公司的推广问卷填写的？（基地公司参照铜陵海螺；
粉磨站参照杨湾海螺；他业公司则综合参照各试点单位）。 2、对照内部控制配套指引，是否存在本单位有该项业务，而推广问卷 中没有体现该项业务及相应的控制目标、关键控制活动，如有，要 在问卷中进行补充，并标注。 3、对于推广问卷中已经体现了该项业务及相应的控制目标，是否存在 该项业务的关键控制活动未能全部涵盖，若未能涵盖的，在问卷中 找到对应的控制目标，进行补充描述，并标注。
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流程图绘制思路与步骤
绘图具体步骤： a、打开Visio； b、选择新建“基本流程图”； c、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/“水平跨职能流 程图形状”，选择所需内容； d、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/ “基本流程图”， 从窗口左侧的形状窗口中，将所需形状拖放至绘图 页中； e、排定涉及的部门；
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绘制主要业务流程图
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流程图定义
定义：使用特定符号和图形来表示实体单位的业务 处理程序，显示文件凭证在组织机构内部的产生、 传递、检查和保持及其相互关系。 流程图的特点 优点：直观显示内部控制的特征，同时便于修改。 因此，流程图便于公司管理层形象地了解内部控制 是如何运行的，有助于发现内部控制中的不足之处。 缺点：需要较为娴熟的技术，对内部控制的某些弱 点有时很难在图上准确地表达出来。 流程图绘制工具：Microsoft Visio 2010（安装）
说明
盘点在过去一年中未进行。
否 是 否 整改方案： 计划于XX月进行固定资 产全面盘点。
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内控推广自评问卷填写练习（续）
情形二：
固定资产12月进行了全面盘点。盘盈盘亏均按照公司政策进行了 处理，但对于分支机构和控股子公司固定资产报废，从12月起改 为原值金额大于200,000元的需报控股公司相关部门审批。 “控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否 有效”三栏如何填写？
加强和完善付款流 TLHL程和控制，审核程 PU-CA序 企业应当加强 1101 采购付款的管理， 完善付款流程，明 确付款审核人的责 任和权力，严格审 核采购预算、合同、 相关单据凭证、审 批程序等相关内容， 审核无误后按照合 同规定及时办理付 款。
由供应处根据发票及合 财务处 同填写合同汇款申请单， 经供应处负责人审核， 验收部门及使用部门确 认签字后，交财务处材 料会计，材料会计根据 发票入账情况及合同进 行审核签字，交合同审 计审核签字，再由财务 负责人审核签字，交公 司分管领导及公司主要 负责人审批，最后由财 务处负责人审批，交材 料会计做付款账务处理。
问题 发现
发现描述
建议
制度 管理 机制 不全 面
在访谈和穿行测试中我们发现， 部分制度下发后，没有明确的跟 进要求和追踪管理，未被转化为 子公司自身的制度；部分制度制 定年份较早，已不能适应企业当 前的发展需要。进一步了解后我 们发现，公司尚未制定系统的制 度管理办法，未能就各项管理制 度的制定、下发、跟踪与更新进 行规范。
根据内控推广自评问卷编制内控缺陷清单
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内控缺陷清单整改计划表
发 现 编 号 G FIA 01 对 应 流 程 内 部 环 境 整 改 责 任 部 门 审 计 室 整改 完成 时间 2011 年3月 31日
对于存在内控缺陷的情况， 应在此列中对内控缺陷的 问题进行具体描述并填写 建议的控制活动或详细的 整改方案，包括整改负责 部门/人员和整改期限。
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怎样填写内控推广自评问卷
填写推广自评问 卷的部门、评估 人及审核人
如果发现存在控制缺陷（设 计缺陷和执行缺陷），则在 此处填写缺陷编号和缺陷的 具体描述。
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内控推广自评问卷填写练习—情形四建议答案（续）
本公司 控制活 动责任 部门 [2]
控制设 计是否 有效 （是/ 否） [3] 是
控制执行是 否有效 （是/否/不 适用） [4]
说明 [5]
自评部 门
评估人
审核人
缺陷编号
缺陷描述
财务处
否
未经公司 分管领导 及公司主 要负责人 审批进行 了付款
财务处
自评人根据自己对相关控制活动的检查 填写“是”或“否”，填写时自评人需要确保 所有相关交易都已严格执行相关控制活 动并如实填写。当“控制设计是否有效”栏 为“否”时，请在“控制执行是否有效”栏填 写“不适用”。当“控制执行是否有效”栏为 “否”时，请在“附注[5]”列中对控制执行 存在的问题进行具体描述。
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内控推广自评问卷填写练习（续）
情形二建议答案：
控制设计 控制活动是否发 是否有效 生变化（是/否） （是/否） 控制执行 是否有效 （是/否）
说明
是
是
是
从12月起对于控股子公司 固定资产报废，原值金额 大于200,000元的需报控 股公司相关部门审批。
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内控推广自评问卷填写练习（续）
情形三：
建立制度管理办法，明确在制度管 理中各相关部室的权责与分工、制 度的编制与发布、制度的下发与跟 踪、制度的更新与记录、制度的归 档与保存等管理要求，确保： 1.制度管理的权责分工明晰； 2.制度的编制经过适当的审核与法定 的表决程序； 3.制度下发过程中确保接收方了解应 对制度进行何种处理；并对制度的 落实和转化情况进行跟踪； 4.制度能够适时地得到更新，更新内 容可供单独查询，制度更新以标准 版本号标识； 5.制度得到妥善的归档与保管。
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内控推广自评问卷填写练习（续）
情形四：
各单位在填写”采购与付款“活动推广问卷时，假如出现以下情 形： 1、关键控制活动描述中，没有“交合同审计审核签字”环节；
2、在控制执行环节中，没有经公司领导审批就进行了付款。
推广问卷各个栏目如何填写？
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内控推广自评问卷填写练习—情形四建议答案
控制 目标 编号 TLHLPUCO1101 控制目标 控制活 动编号 关键控制活动描述 控制责 任部门 本公司控制 活动与控制 责任部门是 否相同 （是/否） [1] 否 本公司控制活动描 述 [2]
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流程图绘制思路与步骤

根据文字工作流程描述，整理出子流程业务流主线，包括子流程中 所涉及的部门和关键步骤； 初步排定涉及的部门； 逐条阅读流程描述，将其转化为流程图的形式；

将流程图草稿中的部门条和图形录入到Visio系统中（建议先不要 连线）；
进行文字、排版上的复核与修改； 进行图形间连线，同时进行微调； 放入控制活动编号，确保所有控制活动都得到显示； 最终复核定稿。
若推广单位的实 际流程与左栏“关 键控制活动描述” 不一致，则在本 栏中填写本推广 单位实际的控制 活动。
若推广单位的控 制活动责任部门 与左栏“控制责任 部门”不一致，则 在本栏中填写本 推广单位实际的 控制责任部门。
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怎样填写内控推广自评问卷
如果评估时发现控 制设计存在缺陷或 问题，请回答“否”， 并需要在“附注[5]” 列中对控制设计存 在的问题进行具体 描述。
由供应处根据发票及 合同填写合同汇款申 请单，经供应处负责 人审核，验收部门及 使用部门确认签字后， 交财务处材料会计， 材料会计根据发票入 账情况及合同进行审 核签字，交合同审计 审核签字（删除）， 再由财务负责人审核 签字，交公司分管领 导及公司主要负责人 审批，最后由财务处 负责人审批，交材料 会计做付款账务处理。
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内控推广自评问卷模板（现在必须填的是此表）
3
怎样填写内控推广自评问卷
该部分内容与前期各试点单位内控矩 阵相一致，包括控制目标、控制活动 及责任部门。供推广自评单位问卷填 写人员参照。
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
该部分内容无需推广自评问卷填写人 员填写。
4
怎样填写内控推广自评问卷
若推广单位的实 际流程和控制责 任部门与左栏“关 键控制活动描述” 和“控制责任部门” 相同，则请填写 “是”。不一致则 填写否。
材料会 计
财务处 长
TL（公 司简码） -IA-01
（*在此 要注意编 号规则： （公司简 码）-IA01（顺序 号）
在付款控制环节，未 严格履行审批程序， 在未经公司分管领导 及公司主要负责人审 批的情况下，进行了 付款。
整改方案： 严格执行采购付款审 批程序。 整改时间：*年*月*日 整改部门：**部门 责任人：*** 18
内控矩阵的编写方法
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何为内控矩阵
内部控制矩阵是什么？ 内部控制矩阵是对企业内部控制的整理，能够系统化地展 现企业所需要达到的控制状态和企业的控制现状，并可以 直观地显示出两者间的差距。同时，内控矩阵也可以详细 地记录企业控制活动的关键属性信息，帮助内控的实施者、 管理者、监督者了解、执行和检查控制活动。 内部控制矩阵有哪些组成分？ 控制目标 关键控制活动 责任部门和责任人 相关文档和相关制度 控制活动的属性、方式和频率
部和总经理批准后才能进行账务调整。
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内控推广自评问卷填写练习（续）
情形一：
固定资产过去一年中未进行盘点。 “控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否有效”三栏 如何填写？
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内控推广自评问卷填写练习（续）
情形一建议答案：
控制活动是否 控制设计 控制执行 发生变化（是/ 是否有效 是否有效 否） （是/否） （是/否）
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如何实现内控缺陷持续整改
对内控推广自评问卷填写过程中发现的内控缺陷，各单位需 及时进行整改：
1、总部内控推广小组组织对各子公司内控推广自评问卷的意见和建议 进行汇总； 2、总部内控推广小组汇总各子公司整改方案；督促相关部门落实内部 控制整改部门/责任人，确定整改方案和整改完成日期； 3、各子公司及时对制度和内部控制矩阵进行修订和更新，以反映整改 后的内部控制活动; 4、整改是一个持续的过程。