中普软件使用交流
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中普软件使用技巧
培训部 二零零九
我所软件使用的总体规划
• 1、练习使用阶段
• 2008年10月份，我们引进了中普审计软件
• 2、推广阶段
• 2009年，我们在一些项目中进行了全面尝试
• 3、全面使用推广底稿电子化阶段
• 2009年度审计开始，本所将全面使用中普软件，不在使用纸质工作底 稿。
使用总结
电子底稿的总体要求
• • • • • 1、审计程序剪裁恰当 2、审计程序说明清晰 3、审计结论恰当、不能遗漏 4、附注填写完整 5、扫描件标识清楚、索引到位，无用底稿 删除 • 6、报表进行调整和报表数值相符 • 7、签名齐全
中普软件使用的注意事项
• 1、帐套转换后务必将原先已经打开的EXCEl文 件 • 2、打开某一底稿，必须由底稿编制人（在底 稿里显示的）打开，否则修改结果不能保存 • 3、底稿中的附注数据尽量不采用连接 • 4、扫描仪的使用 • 快捷键ALT+I,P.S • 5、模板的选取 • 国资委模版【财务报表科目】+中注协标准模 版【审计底稿模版】
公式使用技巧
• • • • • • • • • • • • • 1、注意取数方式的选择 2、数据排列模版的选择 3、科目数据的选择 如果一级科目，可以选择科目名称，如果不是，则应选用科目代码， 建议全部使用科目代码。 4、月份数据的选择 5、年份数据的选择 6、帐套的选择 7、手工添加 如果取科目报表数据，份选择需用大写，调整分录取数的年份选择需 要用小写 8、检查公式覆盖的区域，防止擦写手工数据数据 9、公式模版的保存和读取 10、公式的停用 11、公式引用科目的复制粘贴
• • • • • • • • • • • • • 前段经常遇见的问题回顾 1、取数取不到 原因： （1）软件版本不一致 （2）操作数据库口令不正确，一般情况下不用修改，若提示不正确，可以清空试一下， 或别名、函数不正确，修改一下试试 （3）备份采集需要数据库环境 2、报表生成数据与公司报表数值不一致 原因： （1）科目对照不完整 （2）遗漏了部分科目 （3）个别方向不对 （4）原报已经重分类，此时我们应当进行自动账龄分析，然后核对，如果一致确认 （5）损益类取不到数，可执行重新记账并进行损益类校验
中普软件使用的注意事项
• 6、WORD文档中的大小不能超过8M • 7、EXCEl文档的大小不要超过26M • 8、文档中不要使用PDF格式的扫面图片 （文件太大） • 9、生成附注时，注意选择本年度数据，或 者删除以前年度底稿，重新生成底稿。
工作模式的改变
• 1、准备 • 强化计划工作，要求项目经理预先做好审计计划、根据计划制 定相应的审计程序 • 2、准备资料的时候，不再要求准备复印件，而要求准备扫描件， 制作扫描文件清单 • 3、现场需要核对扫描件的原件，并制作提供文件清单，该文件 要求打印并由被审计单位盖章 • 4、可以再年度末了时候，派1-2人执行内控测试及风险评估， 执行存货盘点等程序。 • 5、大规模进现场之前，要求被审计单位提供电子数据，审计人 员可以先行执行凭证抽查的选样、函证样本的选择等基础性准 备工作 • 6、现场审计人员须认真执行风险评估程序，认真执行凭证抽查 程序，严格控制函证的过程，严格执行其他审计程序
模版制作的技巧
• 1、选用模版 • 一般情况下，凡是有合并报表任务的，都选用中注协标准模版， 单个的小企业，不需要向上汇总的，可以选用小企业模版，建 议全部选用标准模版，操作较为简单，较成熟. • 2、改造模版 • 什么时候需要，谁来做？ • （1）修改 • 一个集团中，他的会计政策和估计一般情况下是统一的，附注 的格式是统一的，需要对附注格式进行改造，为了便于汇总， 请在附注的汇总行加上行号，如固定资产。 • 在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->找到相应的底稿进行修改， 可以使用EXCEL的函数 • 可以修改模版的公式，详见公式使用技巧。
模版制作的技巧
• （2）添加 • 在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->工具->引用外 部的excel或WORD文档【添加/覆盖】 • 在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->工具->引用外 部的excel或WORD文档【添加/覆盖]
• 注：改造之后，请勿忘记前三行后三行的合并单元 格，否则附注表不会取数 • 这项任务项目由总负责人来完成，并在审计计划阶 段完成，发布给其他项目小组
数据的备份、移植
• 1、备份 • 直接备份数据库，适合发送给别人和自身数据的部分，安全完整 • 备份工具备份，适合自身数据的备份，也可发布给别人，操作简单， 容易丢失底稿 • 2、恢复或植入 • 恢复，适合于数据破坏情形 • 数据库添加，适合于外部数据添加 • 3、数据架构的选择 • 同一数据库，不同数据库 • 集团数据的选择，一个数据只能满足一种底稿模版，如果单一使用， 数据包无限大，可选择不同包 • 4、不同集团的选择 • 所有的联机客户端关闭 • 关闭应用服务器程序 • 修改data名称
• 如果含有合并报表的数据，已导入他人上 报的形式导入，上报数据的生成，在后面 叙述。
导入数据（导入底层）
导入数据（导入上报）
编写抵消分录
• 6、编写抵消分录 • 必须在合并范围之内选择单位 • 必须进行利润结转 • 现金流量表选择同向，加上一个不用的栏 目作为平衡数值 • 科目要选择，为了合并附注用 • 报表项目要选择，为了报表用
输入抵消分录
数据和空白底稿模版取得
• 如果无电子帐，需要手工制作一个余额表，格式为科目 名称、科目编码、期初余额、借方、贷方发生额、期末 余额信息，底稿的余额表的详细程度取决于余额表的明 细科目详细程度
• 如果有电子帐但不能取得完整数据，可以导入余额表， 导入凭证。如果能取得辅助明细表和凭证完整信息更好。
• 如果帐套里没有某科目，应该在科目框图中手工增加。 例如无形资产科目，很多单位没有设置累计摊销科目， 要想底稿完整，就需要加上一个累计摊销科目，如：~
实用工具的使用
• • • • 1、现金流量表 2、存贷款利息测算 3、存货计价测试 如果是数量金额帐可以直接使用
• 如果是物流模块，需要到处物流收发存数 据 • 4、折旧测算
三年一期模版简介
• 1、IPO项目中，我们通常涉及3年一期的审计，我们在 审计的时候通常要三个年度单独来做，我们在中普软件 提供的平台上自行改造，制作了三年一期模版 • 2、风险评估结构 • 沿用原来的模版，集中由一人完成 • 3、资产负债的审定表结构 • 4、一般资产类底稿 • 5、负债和权益的审定表结构 • 6、损益的审定表结构 • 7、如何显示多年凭证抽查 • 8、如何将调整分录结转下年
合并报表
• • • • • • • • • • • • • • • • 1、设置合并帐套 复制一个模版帐套即可 2、集团结构的设置 需要设置树形结构，按照隶属关系，设置多层 3、多级合并的设置 在一个合并帐套里完成，不需要多级建库 4、设置合并范围 把每个合并的公司组织起来 5、导入数据及数据校验，导入附注 导入数据，会进行校验，如果利润<>上年未分配利润 6、编写抵消分录 7、执行合并 8、生成合并底稿 9、用标准格式抓取数据形成正式报表 10、生成附注 11、生成标准附注
使用总结
• • • • • • • • • 前段故障回顾 3、底稿取不到数 原因： （1）科目对照没完成 （2）选择科目不正确 （3）非一级科目必须选择帐套代码 （4）账龄类底稿无账龄分析 （5）取数的方式选择错误 （6）调整分录未进入账龄明细表（调整分录信息不全）
•
• •
4、没有生成附注数据
（1）没有生成操作 （2）附注没有前三行 、后三行合并单元格
模版制作的技巧
• 3、模版发布 • 在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->工具->导出模版 【全部/分类】 • 4、引用模版 • （1）在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->工具->引入他 人发布的模版 • （2）添加 • 可以添加excel格式和WORD格式的文件 • 添加excel模版的时候，表头可以复制任何一个模版的表 头，都会自动添加制作人、日期等。 • 5、什么时候需要引用 • 需要向项目负责人报送数据、标准统一
Βιβλιοθήκη Baidu
合并报表
• 1、设置合并帐套 • 复制一个模版帐套即可
1、设置合并帐套
集团结构的设置
• 2、集团结构的设置 • 需要设置树形结构，按照隶属关系，设置 多层 • （1）在单位结构中进行制定，需要标明最 底层，如果合并报表需要再上一层合并， 也需要标明 • （2）汇总口径是确定中间合并或者直接合 并需要选择的，中间有合并报表需要的， 要进行中间设定如果直接合并可以不选。
单位结构的设置
合并报表
• 2、多级合并的设置 • 在一个合并帐套里完成，不需要多级建库
合并报表
• 4、设置合并范围 • 把每个合并的公司组织起来
组织合并成员
组织合并成员
导入数据
• 5、导入数据及数据校验，导入附注 • 导入数据，会进行校验，如果利润<>上年 未分配利润 • 导入基础的单个报表数据
培训部 二零零九
我所软件使用的总体规划
• 1、练习使用阶段
• 2008年10月份，我们引进了中普审计软件
• 2、推广阶段
• 2009年，我们在一些项目中进行了全面尝试
• 3、全面使用推广底稿电子化阶段
• 2009年度审计开始，本所将全面使用中普软件，不在使用纸质工作底 稿。
使用总结
电子底稿的总体要求
• • • • • 1、审计程序剪裁恰当 2、审计程序说明清晰 3、审计结论恰当、不能遗漏 4、附注填写完整 5、扫描件标识清楚、索引到位，无用底稿 删除 • 6、报表进行调整和报表数值相符 • 7、签名齐全
中普软件使用的注意事项
• 1、帐套转换后务必将原先已经打开的EXCEl文 件 • 2、打开某一底稿，必须由底稿编制人（在底 稿里显示的）打开，否则修改结果不能保存 • 3、底稿中的附注数据尽量不采用连接 • 4、扫描仪的使用 • 快捷键ALT+I,P.S • 5、模板的选取 • 国资委模版【财务报表科目】+中注协标准模 版【审计底稿模版】
公式使用技巧
• • • • • • • • • • • • • 1、注意取数方式的选择 2、数据排列模版的选择 3、科目数据的选择 如果一级科目，可以选择科目名称，如果不是，则应选用科目代码， 建议全部使用科目代码。 4、月份数据的选择 5、年份数据的选择 6、帐套的选择 7、手工添加 如果取科目报表数据，份选择需用大写，调整分录取数的年份选择需 要用小写 8、检查公式覆盖的区域，防止擦写手工数据数据 9、公式模版的保存和读取 10、公式的停用 11、公式引用科目的复制粘贴
• • • • • • • • • • • • • 前段经常遇见的问题回顾 1、取数取不到 原因： （1）软件版本不一致 （2）操作数据库口令不正确，一般情况下不用修改，若提示不正确，可以清空试一下， 或别名、函数不正确，修改一下试试 （3）备份采集需要数据库环境 2、报表生成数据与公司报表数值不一致 原因： （1）科目对照不完整 （2）遗漏了部分科目 （3）个别方向不对 （4）原报已经重分类，此时我们应当进行自动账龄分析，然后核对，如果一致确认 （5）损益类取不到数，可执行重新记账并进行损益类校验
中普软件使用的注意事项
• 6、WORD文档中的大小不能超过8M • 7、EXCEl文档的大小不要超过26M • 8、文档中不要使用PDF格式的扫面图片 （文件太大） • 9、生成附注时，注意选择本年度数据，或 者删除以前年度底稿，重新生成底稿。
工作模式的改变
• 1、准备 • 强化计划工作，要求项目经理预先做好审计计划、根据计划制 定相应的审计程序 • 2、准备资料的时候，不再要求准备复印件，而要求准备扫描件， 制作扫描文件清单 • 3、现场需要核对扫描件的原件，并制作提供文件清单，该文件 要求打印并由被审计单位盖章 • 4、可以再年度末了时候，派1-2人执行内控测试及风险评估， 执行存货盘点等程序。 • 5、大规模进现场之前，要求被审计单位提供电子数据，审计人 员可以先行执行凭证抽查的选样、函证样本的选择等基础性准 备工作 • 6、现场审计人员须认真执行风险评估程序，认真执行凭证抽查 程序，严格控制函证的过程，严格执行其他审计程序
模版制作的技巧
• 1、选用模版 • 一般情况下，凡是有合并报表任务的，都选用中注协标准模版， 单个的小企业，不需要向上汇总的，可以选用小企业模版，建 议全部选用标准模版，操作较为简单，较成熟. • 2、改造模版 • 什么时候需要，谁来做？ • （1）修改 • 一个集团中，他的会计政策和估计一般情况下是统一的，附注 的格式是统一的，需要对附注格式进行改造，为了便于汇总， 请在附注的汇总行加上行号，如固定资产。 • 在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->找到相应的底稿进行修改， 可以使用EXCEL的函数 • 可以修改模版的公式，详见公式使用技巧。
模版制作的技巧
• （2）添加 • 在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->工具->引用外 部的excel或WORD文档【添加/覆盖】 • 在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->工具->引用外 部的excel或WORD文档【添加/覆盖]
• 注：改造之后，请勿忘记前三行后三行的合并单元 格，否则附注表不会取数 • 这项任务项目由总负责人来完成，并在审计计划阶 段完成，发布给其他项目小组
数据的备份、移植
• 1、备份 • 直接备份数据库，适合发送给别人和自身数据的部分，安全完整 • 备份工具备份，适合自身数据的备份，也可发布给别人，操作简单， 容易丢失底稿 • 2、恢复或植入 • 恢复，适合于数据破坏情形 • 数据库添加，适合于外部数据添加 • 3、数据架构的选择 • 同一数据库，不同数据库 • 集团数据的选择，一个数据只能满足一种底稿模版，如果单一使用， 数据包无限大，可选择不同包 • 4、不同集团的选择 • 所有的联机客户端关闭 • 关闭应用服务器程序 • 修改data名称
• 如果含有合并报表的数据，已导入他人上 报的形式导入，上报数据的生成，在后面 叙述。
导入数据（导入底层）
导入数据（导入上报）
编写抵消分录
• 6、编写抵消分录 • 必须在合并范围之内选择单位 • 必须进行利润结转 • 现金流量表选择同向，加上一个不用的栏 目作为平衡数值 • 科目要选择，为了合并附注用 • 报表项目要选择，为了报表用
输入抵消分录
数据和空白底稿模版取得
• 如果无电子帐，需要手工制作一个余额表，格式为科目 名称、科目编码、期初余额、借方、贷方发生额、期末 余额信息，底稿的余额表的详细程度取决于余额表的明 细科目详细程度
• 如果有电子帐但不能取得完整数据，可以导入余额表， 导入凭证。如果能取得辅助明细表和凭证完整信息更好。
• 如果帐套里没有某科目，应该在科目框图中手工增加。 例如无形资产科目，很多单位没有设置累计摊销科目， 要想底稿完整，就需要加上一个累计摊销科目，如：~
实用工具的使用
• • • • 1、现金流量表 2、存贷款利息测算 3、存货计价测试 如果是数量金额帐可以直接使用
• 如果是物流模块，需要到处物流收发存数 据 • 4、折旧测算
三年一期模版简介
• 1、IPO项目中，我们通常涉及3年一期的审计，我们在 审计的时候通常要三个年度单独来做，我们在中普软件 提供的平台上自行改造，制作了三年一期模版 • 2、风险评估结构 • 沿用原来的模版，集中由一人完成 • 3、资产负债的审定表结构 • 4、一般资产类底稿 • 5、负债和权益的审定表结构 • 6、损益的审定表结构 • 7、如何显示多年凭证抽查 • 8、如何将调整分录结转下年
合并报表
• • • • • • • • • • • • • • • • 1、设置合并帐套 复制一个模版帐套即可 2、集团结构的设置 需要设置树形结构，按照隶属关系，设置多层 3、多级合并的设置 在一个合并帐套里完成，不需要多级建库 4、设置合并范围 把每个合并的公司组织起来 5、导入数据及数据校验，导入附注 导入数据，会进行校验，如果利润<>上年未分配利润 6、编写抵消分录 7、执行合并 8、生成合并底稿 9、用标准格式抓取数据形成正式报表 10、生成附注 11、生成标准附注
使用总结
• • • • • • • • • 前段故障回顾 3、底稿取不到数 原因： （1）科目对照没完成 （2）选择科目不正确 （3）非一级科目必须选择帐套代码 （4）账龄类底稿无账龄分析 （5）取数的方式选择错误 （6）调整分录未进入账龄明细表（调整分录信息不全）
•
• •
4、没有生成附注数据
（1）没有生成操作 （2）附注没有前三行 、后三行合并单元格
模版制作的技巧
• 3、模版发布 • 在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->工具->导出模版 【全部/分类】 • 4、引用模版 • （1）在EXCEl插件的工具->底稿模版维护->工具->引入他 人发布的模版 • （2）添加 • 可以添加excel格式和WORD格式的文件 • 添加excel模版的时候，表头可以复制任何一个模版的表 头，都会自动添加制作人、日期等。 • 5、什么时候需要引用 • 需要向项目负责人报送数据、标准统一
Βιβλιοθήκη Baidu
合并报表
• 1、设置合并帐套 • 复制一个模版帐套即可
1、设置合并帐套
集团结构的设置
• 2、集团结构的设置 • 需要设置树形结构，按照隶属关系，设置 多层 • （1）在单位结构中进行制定，需要标明最 底层，如果合并报表需要再上一层合并， 也需要标明 • （2）汇总口径是确定中间合并或者直接合 并需要选择的，中间有合并报表需要的， 要进行中间设定如果直接合并可以不选。
单位结构的设置
合并报表
• 2、多级合并的设置 • 在一个合并帐套里完成，不需要多级建库
合并报表
• 4、设置合并范围 • 把每个合并的公司组织起来
组织合并成员
组织合并成员
导入数据
• 5、导入数据及数据校验，导入附注 • 导入数据，会进行校验，如果利润<>上年 未分配利润 • 导入基础的单个报表数据