谈如何做好高校办公室行政秘书工作

office opertions
办公室业务·
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办公室业务
2013·1
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【摘要】办公室是一个单位的运转中枢，单位运转能否顺畅、高效，首先就看这个单位的办公室运转是否正常有效。

高校办公室作为高校重要的职能部门，其运转效率和效果直接影响高校发展建设的全局，高校办公室行政秘书是高校日常行政事务的主要承担者,是服务领导、师生，沟通上下、连络内外的重要环节,对高校办公室的运转起着举足轻重的作用，因此如何做好高校办公室行政秘书工作是值得我们探究的。

【关键词】高校办公室；行政秘书；工作职责；特点
一、高校办公室行政秘书的工作职责及特点（一）高校办公室行政秘书的工作
职责
高校办公室行政秘书工作职责是
指：在高校管理和办学活动中从事秘书
工作的人员所应该承担的工作内容，即
行政秘书应当做什么的问题。

一般来讲
是在主任和分管副主任的领导下，负责
办公室的行政、综合及日常工作，具体来
讲主要有以下几个方面
1.日常行政工作。

包括日常行政事
务的处理，校领导批示和各类会议精神
的通知、督办工作；印信、学校标识、法人
证书等的管理、使用；校内各部门请示、
报告类呈文的办理；设备和资产登记、管
理、使用以及办公用品购置等内勤工作；
会议室等办公场所的使用管理等工作。

2.组织协调工作。

包括协助安排校
领导的公务活动；协助做好全校性公务
活动的组织工作；组织承办有关行政会
务工作；协调参与大型学术会议活动的
组织协调；开学典礼及迎新生、毕业典礼
及毕业生离校工作的组织协调等。

3.联络接待工作。

包括做好校内各职能部门、基层院系的协调联络；协助接
待来校检查指导或参观访问的上级领导
或兄弟院校、有关单位的来宾；协助管
理校内外的来信来访的催办、查办，来
访者的接待、答复和校领导接待日的
安排、接待处理工作等。

4.信息、统计工作。

协助起草学校综
合性行政工作报告、总结、规划和决议等
文件，协助拟定全校性行政规章制度；负责全校的各类统计工作，上报、公布综合统计数据，搞好统计分析和年度综合资料的汇编、归档等工作；负责拟制周、月工作计划、安排节假日值班等
5.领导交办的其他工作。

(二）高校办公室行政秘书的工作特点
1.辅助性。

行政秘书要高效地执行好行政管理层的各项决策，完成好领导交代的任务，沟通上下，联络内外，处理日常行政事务。

他不仅是高校行政管理
层的参谋和助手，也是行政管理层与校机关职能部门、院系师生员工之间的桥
梁和纽带。

因此，辅助性是秘书工作的基本性质。

2.服务性。

行政秘书是为高校发展、行政管理层、师生员工服务的，是根据高校行政工作的需要确定的。

行政秘书工作纷繁复杂，但通过对工作职责的理解，可以清楚地看到其角色行为是建立在为领导服务、为基层服务的基础上，因此，“服务性”是秘书活动的主要特点。

3.多面性。

就其工作内容而言涉及综合协调、公务接待、会务组织、文书处理、收集信息、后勤保障等都属行政秘书
的职责范围。

行政秘书工作千头万绪，
涉及范围和内容极其丰富。

4.时效性。

行政秘书的工作纷繁复杂
而且有很强的时效性，除了做好日常事
务外，还要完成领导临时交办的各项工
作，遇上突发状况，加班加点也是常有
的。

因此，行政秘书的工作要提高效率，
讲究时效。

二、如何做好高校办公室行政秘书工作高校办公室行政秘书在高校中扮演
着举足轻重的角色。

表面上看来，总是
负责处理闲杂事务，实际上是领导不可或缺的参谋和助手，处于“幕后工作者”的地位，行使着隐性的职权。

（一）责任至上，明确角色首先要有强烈的责任感，才能够对业务精益求精，追求新目标，攀登新境界。

行政秘书不仅要有想干事的责任心，更要有精明能干的办事能力。

行政秘书
是上传下达的纽带和窗口，这决定了该岗位的服务性、辅助性。

因此，不但要有强烈的责任感还要充分了解职责分工中对自己的角色期待，不论是谋划参谋、传达精神、协调组织，还是筹备会议、文件收发等，都要有强烈的服务角色意识。

（二）树立服务至上、无私奉献的意识要树立服务至上、无私奉献的意识。

办公室是“不管部”，无事不管，无事不问，尤其是行政综合秘书的工作，多而杂，有计划的少，临时性的多，常常加班加点。

如果没有无私奉献的精神，没有吃苦耐劳的作风是难以做好的。

因此必须有强烈的事业心、责任感，要任劳任怨，吃苦在前，享受在后，乐于奉献，要正确处理苦与乐、得与失、个人利益与集体利益的关系；要经受得起各种误解、委屈和挫折；以只争朝夕、无私奉献的精神投入工作。

（三）加强个人修养，保证工作质量做好高校办公室行政秘书的工作要不断提高理论修养和行政服务水平；要对机构设置、教职工数、学生人数、学科专业、优势亮点(如重点学科、精品课程、科研特色等)办学条件等各种数据熟记于心；要善于把各种事情合理归类，分清轻重缓急，井然有序地去做好。

质量是行政秘书工作的关键词和主题。

“百年大计、质量第一”，因此必须增强质量意识，树立“质量第一”的观念，不断提升个人的综合素质修养，尽量避免不必要的工作失误，确保高质量完成工作。

（四）效率优先，提高效率意识
行政秘书应具备雷厉风行的工作作风、踏实肯干的工作态度和勇于承担责任的素质。

效率为先主要体现在：思维敏捷，反应快，能正确快速领会领导意图，办事灵活自如，不墨守成规。

其次是操作熟练，在承担办理公文、撰写行政工作的报告、总结、规划等文件的工作中，必须提高文字材料的处理能力和熟练使用计算机。

三是动作快，雷厉风行。

无论是传达领导指示和会议精神，向领导反馈信息，还是办理接待、安排餐饮住宿等都必须效率优先，保质保量。