项目档案管理办法

连云港港疏港航道工程

项目档案管理办法

一、档案工作总则

（一）根据《中华人民共和国档案法》，《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省重大建设项目档案验收办法》等有关法规与规定，结合本项目工程实际，制定本办法。

（二）本办法适用于参与连云港港疏港航道工程建设的所有单位。

（三）本项目档案是指在本项目建设与管理过程中形成的、具有保存价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。

（四）项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行项目的竣工验收。各参建单位应在工程完成后向建设单位提交合格的项目档案。

（五）项目档案工作应纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理，确保档案的完整、准确、系统和安全。

（六）本项目档案工作实行统一领导、统一管理、分层负责，档案业务上接受江苏省档案局、省交通厅的指导和监督。

二、档案工作的组织管理

（一）连云港港疏港航道工程现场指挥部项目管理办公室负责组织、协调和指导建设、设计、监理、施工等单位编制项目竣工文件。项目办成立档案工作领导小组，建立由建设、设计、监理、施工单位组成的档案管理网络。项目办综合部是档案工作的扎口管理部门，下设综合档案室，配备专职档案员，对项目档案工作进行指导和检查。

（二）各参建单位应明确本项目档案工作负责人，配备档案人员，建立档案管理网络，建立相关的岗位责任制，确保档案工作有序开展。

（三）施工单位项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目的全部文件的收集和整理归档工作，并提交总承包单位汇总；建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位自己负责收集和整理归档工作。

（四）监理单位应将保证竣工文件质量作为监理工作的内容之一。监理单位除负责提交监理档案外，还应负责监督检查施工文件的完整、准确、系统情况，负责审核签署竣工文件，保证竣工图纸与工程实体相符。竣工文件编制完成后，要向建设单位提交竣工档案质量的专项报告。

三、档案管理控制措施

（一）本项目档案工作与项目建设同步管理。所有建设项目立项时就应明确归档范围。签订设计、监理、施工等协议（合同）时，要对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。检查工程进度与工程质量时，要同时检查工程档案的收集

和整理情况，发现问题及时整改。进行工程质量评定和验收时，要同时验收应归档文件的完整、准确性及质量，并在验收后及时整理归档。

（二）各参建单位应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳入”即将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理，纳入施工管理考核范围，纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责，纳入经济责任制。“三参加”即建设项目专职或兼职档案员要参加有关工程会议和工程质量验收，参加设备开箱，随时掌握档案材料的动态情况。

四、文件材料的收集、整理、归档职责

（一）各参建单位应按照项目档案的归档范围，按时完成各自合同内项目的档案文件的收集、整理和归档工作

（二）项目文件的收集范围包括项目前期文件、综合管理性文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件、科研文件等：

1、项目前期文件，指项目开工以前在立项、审批、招投标、勘察、征地拆迁、设计以及工程准备过程中形成的文件，由项目办负责，其中勘察、设计文件由勘察和设计部门负责。

2、综合性管理文件，指业主在项目建设过程中形成的管理文件，主要有各种批文、请示、通知、会议纪要、简报、情况汇报、总结等，由项目办负责。

3、项目竣工文件,指竣工时形成的反映施工过程和项目实体真实面貌的文件，由施工文件、监理文件和竣工图组成。施工文件和竣工图由施工单位负责，监理文件由监理单位负责。

4、设计部门确保设计变更文件的完整性。

5、项目竣工验收文件，指工程完成后质量评定、试运行阶段及竣工验收形成的文件，由项目办负责。

（三）施工单位竣工文件编制完成后，由施工单位、监理单位和建设单位有关人员对竣工文件的完整、准确和系统情况以及案卷编目、装订等质量进行审查，合格后，施工单位和监理单位在案卷上签字确认，连同审查记录移交给建设单位。

（四）各参建单位同时做好照片、音像档案的收集和归档工作。

五、档案的信息化管理

（一）根据《江苏省基本建设项目档案验收办法》中关于建立项目档案数据库的要求，本项目档案将应用“航闸工程档案全过程控制管理信息系统”进行管理。

（二）全部案卷目录和文件级目录录入档案管理信息系统，项目综合管理性文件和竣工图实行全文数字化管理，同时制成不可擦除型光盘保存。

六、档案的整理、归档

（一）归档时间：各参建单位在建设项目完成后三个月内，将应归档的文件经过系统整理、编目、装订后，向建设单位档案管理机构归档。

（二）归档数量：竣工图为4套，其它竣工文件为原始件1套。

（三）归档质量：文件的系统整理和立卷应符合国家标准《科学技术档案案卷

构成的一般要求》的规定及有关标准。文件制作要求字迹清楚，图面整洁，签字手

续完备。档案必须完整、系统、准确，成套，真实记录和反映项目建设的全过程和

客观情况，图物相符、技术数据可靠。

七、档案质量检查与验收

（一）档案质量检查

1、施工单位档案质量的检查按四级进行，即编制单位自查，监理单位复查，

建设单位三查，验收小组终查。

2、监理单位档案质量的检查按三级进行，即编制单位自查，建设单位复查，

验收小组终查。

（二）档案验收

1、本项目在竣工验收前必须先通过项目档案验收，凡项目档案未经审查验收

通过的项目，不得办理项目竣工验收手续，不得进行工程费用结算，不得申报优质

工程。

（三）项目交工验收前由省交通厅组织项目档案的初步验收；项目竣工验收

前，由省档案局组织项目档案验收。

（四）项目档案验收之前，建设单位应组织各参建单位的有关负责人和相关人

员，对项目档案的完整、准确和系统性进行自检自评，对发现的问题进行限期整

改，并向项目档案的验收部门提交验收申请和自检报告。

八、项目档案的移交

项目档案由建设单位汇总后统一向管理单位移交，移交时应填写档案移交的内

容、案卷数，办理交接手续。移交工作一般应在工程竣工验收后三个月内完成。

附件：

1、连云港港疏港航道建设项目文件归档范围及保管期限表

2、连云港港疏港航道工程项目档案质量要求

3、连云港港疏航道工程项目竣工图编制要求

附件 1 连云港港疏港航道建设项目文件归档范围及保管期限表