以教学评估为契机加强高校教学档案建设

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2007年5月

第23卷第3期高教发展与评估H igher Educati on D evelopm ent and Evaluati on M ay,2007N o.3,Vo l .23

以教学评估为契机 加强高校教学档案建设

刘卫萍

(长沙理工大学教务处,湖南长沙410076)

摘 要:本科教学评估是国家对高校进行宏观管理、促进高校改革和建设、提高高校办学水平和教育教学质量的举措。教学档案在本科教学评估中具有重要作用,本科教学评估也极大地促进了教学档案的管理与建设。高等学校应以教学评估为契机,切实推进和加强教学档案的建设。

关键词:本科教学;教学评估;教学档案

中图分类号:G 420 文献标志码:B 文章编号:167228742(2007)0320041203

作者简介:刘卫萍(19642),女,湖南长沙人,工程师,研究方向为高等教育管理。

教学档案是高等学校在教学活动和教学管理活动中形成的具有保存价值的各种文件资料,是高校办学过程中积累起来的教学思想、教学管理与实践、教学改革与研究等诸多方面教学活动的真实记录,是教学活动从作出计划、组织实施、结果预测到信息反馈、修正整改全过程的客观反映。随着本科教学评估工作的深入开展,教学档案已凸现出越来越重要的作用,但也暴露出不少问题。如何以教学评估工作为契机,进一步加强教学档案的建设,已成为当前高校教学档案管理工作者必须面临和思考的问题。

一、教学档案在本科教学评估中的重要性

本科教学评估的支撑材料主要是以教学档案材料为基础凝炼而成,教学档案是评估支撑材料的基础、说明和解释。在本科教学评估过程中,教育部专家组进校实地考察是十分重要的一环。为了在短短几天时间里更充分地向专家组展现学校的本科教学实力,必不可少的就是向专家提供完备的能够反映学校办学指导思想、师资队伍、教学条件及利用、教学建设与改革、教学管理、学风、教学效果等各类教学档案材料。教学档案可以把学校围绕本科教学所取得的成绩系统而准确地再现出来,把本科教学工作中的闪光点和特色展示出来,以便专家组全面准确地了解学校的本科教学14

建设全过程,对学校的本科教学情况作出全面地客观地评价。所以,完整、充实、丰富的原始教学档案是专家考察时最具说服力的证据,在本科教学评估中的重要作用是任何其它资料都不可替代的。

二、高校教学档案管理中存在的问题

根据高校教学评建工作实践,高校教学档案管理中存在的主要问题如下:

第一,有些单位对教学档案工作重视不够。在收集评估材料时才发现自己虽然在过去的教学过程中做了大量的工作,但由于对教学档案的管理和建设缺乏足够的认识,相当一部分教学档案材料散存在个人手中,导致档案材料不齐全或不完整。同时也存在教学档案材料没有全面记录或没有及时记录或虽有记录但不规范。在教学质量监控体系中,各高校都建立了教学质量监督机制,都有教学检查措施。

课,有的听课记录没有及时收集整理,过后就丢失了。又如学生的考试档案中无考场记录和评分标准,有的试卷档案因为保管场地或条件的限制造成管理不善而缺失。

第二,教学档案分类的科学性和合理性有待提高,管理权限及义务有待进一步明晰。要使平时收集的材料真正成为日后查考利用的案卷,必须对所收集的材料进行认真地整理和分析,按照教学类档案工作规范进行科学地、系统地整理与分类。

第三,教学管理人员业务水平参差不齐。在教育部制定的《普通高等学校本科教学工作水平评估指标体系(试行)》中共有7项一级指标、19项二级指标、44个主要观测点。在44个观测点中,与教学院(系)及教学管理职能部门教学档案密切相关的就有35个,这些档案的收集、整理与开发利用都离不开教学管理人员的参与。许多单位的教学档案管理是由教学管理人员兼任,如果教学管理人员对档案知识学习不够,对教学工作的了解和研究不够,或者不具备使用现代信息技术的能力,那么在档案材料的收集与整理工作中就会出现这样或那样的问题。如对反映某一教学过程的材料收集不全,或捡了“芝麻”丢了“西瓜”,忽略了一些重要的原始凭证材料的收集,或对教学档案内容不明确,分类不合理,整理档案时文件的先后顺序颠倒,案卷标题拟写不明确,档案保管期限划分宽严不一,档案材料不规范,纸张无统一规格,大小不一等。这些都严重影响了档案材料的质量。

三、加强教学档案管理的措施

第一,建立科学规范的教学档案管理体系。教学档案工作实行统一领导、分级管理,建立符合本校实际的校、院二级教学档案管理体制。教学档案管理是教学管理的重要组成部分,学校必须将它纳入教学管理制度及其各级教学管理人员的岗位责任制中,作为考核教学质量和管理水平的标准。教学管理部门要把教学档案视为教学管理的一项重要内容,与校档案管理部门共同做好业务指导和监督检查。学校档案管理人员必须督促、指导和检查全校的教学档案工作,验收各部门移交的教学档案,做好24

教学档案的整理、分类和保管。要进一步理顺管理关系,完善组织机构,建立相对稳定的教学档案管理工作队伍,实行“谁主管、谁负责,谁经办、谁负责”的原则,形成层层负责,职责分明,齐抓共管的档案管理工作机制。

第二,努力提高教学管理人员的业务素质。教学档案具有专业性、分散性、周期性、成套性、多样性以及时代性等特性,这就要求教学管理人员必须坚持科学发展观,紧跟时代步伐,不断加强档案业务知识学习,加强对评建指标体系的理解和研究,积极探索教学档案在实践中的发展规律,并努力将现代化管理手段运用于教学档案管理工作中,为此,教学管理人员要通过不断提高自身业务素质及计算机应用能力,使之成为档案管理工作的有力助手,促进教学档案的现代化管理进程。

第三,建立教学档案预立卷工作机制。教学档案的预立卷是指有关责任人按照有关规定,把分散在教师和管理人员手中的教学材料及管理材料运用例行的接收和专门的收集方法收集后,存放在预先分类设置的文件夹中,以备正式立卷归档使用,这是做好档案工作的基础。凡是在学校各项教学活动中形成的具有保存价值的文件和资料,均应作为教学档案归档范围,并在操作中坚持“谁经手、谁负责,谁主办、谁预立卷”的原则。重视教学档案预立卷的基础工作将会使档案管理收到事半功倍的效果。 第四,做好教学档案统计工作。可靠的教学统计材料能真实地反映出高校教学工作的基本状况。教育部已开始建立普通高校教学状态数据采集和发布制度,以加大社会对高校办学和教学工作的监督,也为教学评估工作提供了基础数据和依据。在教学评估中,许多量化的指标,如办学规模、生师比、教学经费、实验仪器设备、教学用房等,都与当年在校学生人数有关。因此,各项教学统计数据信息一定要真实可靠,并要求保持一致性和连续性,切不可认为无关紧要,用估计代替统计,更不可弄虚作假,在数字上做文章。

第五,强化主动服务意识,实现教学档案利用价值的最大化。教学档案为制定教学计划提供依据,为教学等研究提供素材,为学生学习提供支持和服务,为本科教学评估提供可靠的原始资料。因此,教学档案管理者要增强主动服务意识,实施档案信息化,充分利用网络信息管理优势,实现教学档案信息的资源共享。档案管理人员还可以采取走出去的方式,主动地同使用部门联系,变“等人上门”为“送资料上门”,或利用电话、传真、电子邮件等形式及时向需要服务的人群和部门提供准确的档案信息。

在教学评估工作中,教学档案工作应围绕高校教学评建这一工作重点,主动提供信息材料并做好服务工作,切实提高教学档案的利用率。对于评估中案卷数量多、较为分散但利用价值较大的档案材料,如学生历年考试试卷、毕业设计(论文)等文本原件要作为重点保管对象,实行集中管理,并及时进行分类、编目与排架,最好实行计算机管理,以方便检索、查询和利用。

(收稿日期:2006211223;编辑:杨万柏)

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