总账系统概述

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§3.1总账系统概述
（三）总账系统数据流程的特点 在总账系统中，从记账凭证输入到账证输出，所有的中间 加工过程都是在财务软件程序控制下完成的。总账系统数据处 理不仅具有“集中化”和“自动化”特点，而且与手工会计相比， 还具备以下四个特点。 1．数据的起点发生了变化：是以记账凭证作为数据处理起点。 2．专人负责记账：集中由一人来负责记账。 3．账项核对可以省略：各种账簿数出一门，同一数据源，必 然账证、账账相符，因而可以省略账证、账账等核对工作。 4．账簿的形式发生了变化：各种账簿数据是临时取数生成 的，平时在计算机中只存在各种账簿的格式。
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三.总账系统的操作流程 （一）总账系统操作流程图
§3.1总账系统概述
（二）总账系统操作流程说明 1.录入科目初始数据：使用财务软件之前，用户必须先把初始 数据录入总账系统。 2.设置总账控制参数：对总账在账套管理中设置的有关控制参 数还可进一步设置或调整。 3.编制记账凭证：经济业务发生后，必须以“记账凭证”的形式 录入系统。 4.审核记账凭证：确保记账凭证正确无误，是记账的前提条件。 5.记账：自动将已审核的凭证及其数据在有关库文件之间进行 转移、传递和更新，以备用户进行财务管理。 6.账证表输出：用户获得机内有关账证表数据。
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二.总账系统的功能结构 （一）总账系统的功能结构
§3.1总账系统概述
（二）各功能模块的主要作用 1. 系统设置：录入初始余额以实现新旧系统转换，建立 总账系统会计核算的规则。 2. 凭证管理：是总账系统重要的数据入口，也是整个会 计信息系统数据处理的核心。 3. 出纳管理：使出纳专管日记账、银行对账和支票使用 必须登记等管理实现自动化。 4. 账簿管理：是总账系统为用户以各种账簿形式提供财 务信息的一个重要出口。 5. 期末处理：实现会计分期核算，能够自动期末转账、 结汇、账账核对和试算平衡等。 6. 辅助核算：是财务软件从核算型向管理型逐步过渡需 要在总账系统中嵌套的功能。
本节结束
§3.1总账系统概述
7.自动转账：系统期末自动将用户定义的“期末类”自动分录生成 机制凭证，并要审核记账。 8.自动结转汇兑损益：有外汇核算业务的单位，应进行期末结汇 处理；机制的结汇凭证也要审核记账。 9.自动结转期间损益：系统期末将“损益类”账户的余额自动结转 为零，机制的结转损益凭证也要审核记账。 10.试算平衡与对账：在结账前，系统应自动进行试算平衡和对 账。 11.期末结账：本期经济业务全部处理完毕后，用户应按期结账。 结账后。 12.辅助账务处理：用户根据财务管理的需要，在基本账务处理 的基础上，进行银行对账和往来管理等有关账务辅助核算和管理。
§3.1总账系统概述
一.总账系统的数据流程 （一）总账系统的数据流程图
§3.1总账系统概述
（二）主要数据库文件 1.临时凭证库文件：存放未记账凭证。非正式会计数 据，可以进行“无痕迹”修改。 2.正式凭证库文件：存放已记账凭证，各种账簿的重要 数据源，只能进行“有痕迹”修改。 3.科目汇总库文件：存放各个级别会计科目的八大数 据，即初借余、初贷余、本借发、本贷发、本年借累发、 本年贷累发、末借余和末贷余。 4.银行账库文件：存放 “银行类”会计数据，是“银行对 账”必备库文件。 5.对账单库文件：存放发生的所有银行业务，其中的数 据是用户输入或引入，是“银行对账”必备的另一个库文件。