商务文书写作第六章

三、邀请信
(一)邀请信的结构
邀请信的结构约定俗成,内容非常简单,不用写标题,直接写正文。 1.称谓
2.正文
3.结尾 4.署名和日期
(二)写作要求
写邀请信的重要原则是提前发出,要让对方收到信后有所准备,需要时也来得及回复。正文内容要完 整具体,不要留下让对方疑惑或猜测的地方,如不要写“请参加周三的开幕仪式”,而应具体说明日期, 如“敬邀光临8月4日(星期三)上午10点的开幕仪式”。邀请信礼仪性强,所以措辞要讲究文雅得体, 要诚恳邀请,但又不强求,不能让对方有被要挟、强制的感觉,不能写“希望准时出席”等词语;若是邀 请参加宴会、晚会等社交活动,而对方是外宾夫妇,应邀请夫妇二人,不要只邀请一位。
四、注重体式
商务礼仪文书在漫长的应用实践中逐渐形成了一套比较规范的基本定式、体式和款式,有的不 仅结构约定俗成,连用语也比较规范,体现出它的文化内涵。例如贺信的写作通常前有祝贺,后 有祝愿;名片的内容都会有单位、姓名、地址、电话;祝酒辞在欢迎、感谢、祝贺的最后,总会 落到“为……干杯”。所有的商务礼仪文书在措辞上要符合对象、场景、时令及情谊深浅,所 表之情、所达之意要起到加深情谊的作用,让对方感到真诚恳切,情溢文中。书写要大方、自 然、得体,用纸用料、笔墨颜色也很有讲究,要既美观又符合实际效果,并能从中体现出有关交 际中的礼节、礼貌要求。例如礼仪信函要以蓝黑色笔墨为宜,若用红色则意味着绝交;讣告、 悼词则要用素封、白纸,而不能用印有红字体的信封信纸;喜庆活动的“请柬”则用纸新颖,色 彩鲜艳,烫金镶边,字体活泼,可以精心设计,体现出企业的风格和特色。
二、注重目的
一份商务礼仪文书必须目的明确,才有主旨、有灵魂。一个企业不仅要明确交际活动的主旨, 还要明确交际对象以及交际场合。即便是同一个交际活动的主旨,对于不同的交际对象以及 不同的交际场合,仍需要选择与之相适应的商务礼仪文书。通常用“见什么人说什么 话”“到什么山上唱什么歌”来形容这类情况。可见,商务礼仪文书有直接的应用性,写作必 须达到其实用目的。这就要求写作前必须明确交际目的、对象、场合,体察世事人情,明达事 理,以确定使用何种礼仪文书、构成什么书面形式乃至遣词造句采用什么风格等。
二、感谢信
(一)感谢信的结构和写法
1.标题 2.称谓
3.正文
4.结尾 5.署名和日期
(二)写作要求
感谢信要在相关事后立即发出才能让对方感到你的诚意。感谢的事项要准确、明晰;要满 怀感激之情,态度要诚恳,话语要真诚、朴实,且符合双方的身份、境遇情况,不可装腔作势、 矫揉造作,也不可过于卑屈;叙述事迹要真实准确,不做夸大描画,要抓住事迹的感人之处;要 注意赞颂到位、评价恰当,不可滥用溢美之词;文字精练,切忌过分拉长篇幅。
三、注重礼节
商务礼仪文书与普通商务信函的明显不同在于注重礼仪。
一方面,因为企业发出商务礼仪文书的目的就是与沟通对象加强感情联络,聚朋会友,所以各类 商务礼仪文书一定要讲究礼仪,用简短的文字、小巧的贺卡传达并展示发出者美好的祝愿、亲 切的问候、忠诚的友谊,达到交际的效果;
另一方面,商务礼仪文书多用于各种节日活动、庆典仪式、宴请聚会、迎来送往等中国传统中 最崇尚礼仪色彩的场合,这就更要求商务礼仪文书从内容到形式都讲尊重礼。不同的文书要根 据不同时间、地点、对象、事由,按照社会通行的礼仪方式,礼数到位,显示出良好的企业形象。
02/ 礼仪函电
一、 庆贺信
(一)庆贺信的结构和写法
1.标题 2.称谓 3.正文 4.结尾 5.署名和日期
(二)写作要求
写庆贺信的重要原则是及时,在要祝贺的事由之前或当时最好。如果事情过了一段时间对 方才收到庆贺信,就不合适了。所表示的祝贺要符合实际、恰到好处,不能过分拔高;语言要 感情充沛,鼓舞人心,使对方感到激励振奋;言辞真挚,态度鲜明,也可以适当用一些夸张、溢 美之词,但不要过分渲染或堆砌太多华丽辞藻;文字精练,行文流畅,篇幅短小;贺信中不兼谈 其他事宜。
四、慰问信
(一)慰问信的结构和写法
1.标题 2.称谓 3.正文 4.结尾 5.署名和日期
(二)写作要求
慰问信要在相关的事实出现并确认属实后及时发出以示慰问。慰问信要针对不同的对象、不同的情 况,恰如其分地表达慰问之意,不能照搬照抄。慰问信要向对方表示出无限亲切、关怀的感情,对于灾 害、事故、疾病等内容,不宜询问和详细描述,切忌以不必要的言辞勾起对方的痛苦回忆,更不能责备 对方的过失;话题以安慰、鼓励、温暖、友谊为主;语气要诚恳、真挚、得体,不宜过于低沉,客套话少 说;文字要凝练、朴实,篇幅以短为宜。有些问候和慰问信最好亲笔书写,更显亲切和温暖。
三、邀请信
(四)对邀请信的回复
收到一封邀请信,应该将之看作邀请方对你的敬意和真心,且应该迅速、有礼貌地回复,以示 对邀请方的敬重。信中首先要感谢对方的盛情邀请或对所举办的活动的赞扬。接着应明 确表示是接受邀请,还是谢绝邀请。如果答复对方“我尽量参加”“有空我就去”,就显得 模棱两可,使对方不知所措。如果不能接受邀请,也不能不理睬,而更要及早告知对方,以便 邀请方另做安排,并要在信中表示歉意和遗憾,要用婉转的话语表达不能赴邀的原因,不能只 说一句“对不起,我不能参加”了事。那种不表态,最后不参加,使对方措手不及的做法是极 为失礼的。如果接受邀请,也要明确告知对方,让对方心里有数。
商务文书写作
主 编 姬瑞环
中国人民大学出版社
6
怎样撰写商务礼仪文书


第一节
第二节 第三节
商务礼仪文书
礼仪函电 礼仪致辞

第四节
礼仪帖卡
ห้องสมุดไป่ตู้1/ 商务礼仪文书
一、注重交际
商务礼仪文书主要体现交际各方的愿望、友情,反映的是企业和人们之间的关系,只不过以书 面媒体进行相互接触、联络信息、交流感情、称颂慰问、感谢致意,以达到加强合作、增进友 谊的作用。我国传统历来重视人与人之间的和谐关系,信奉“一个篱笆三个桩,一个好汉三个 帮”的宗旨。今天,任何企业的壮大发展都不可能孤家寡人、关门经营,必然与多方协作交往。 这就自然出现一系列与企业相关的商务活动,如邀约拜访、宴请聚会、周年庆贺、落成典礼等。 这是企业交际活动长链上的“彩环”,将这些活动办得周密和谐,企业将朋友众多、交际广泛、 事业兴旺、福瑞祥和。 在办理这些商务活动时,大多的往来联系是通过礼仪文书展示的。因此礼仪文书的写作不可忽 视,要强调交际性,广结人缘,开展公关,塑造企业的形象。任何一封商务礼仪信函或小卡片都要 从接受者角度出发,在协调人际关系、增强双方友谊、体现人情味方面起催化剂作用。