商务文书写作 PPT课件
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16
3.增加情感指数的方法
• 增加第二人称代词 • 增加第三人称的专有名词 • 增加读者的姓名 • 增加对读者的暗指
17
练习1
请计算以下范例中所表现出来的情感指数： • 各位支持我的读者： • 你们好! • 感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的
也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是 你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想 告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以 这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。 请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写 下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。 你们是最棒的读者。耐心等待吧，一切都会继续 下去的！
主旨；材料 结构；语言
6
第二节 商务文书写作步骤
步骤一：制定正确的行动目标
• 1.主动目标与被动目标 • 2.将被动目标转化为主动目标
7
步骤二：决定文章的正式程度
商务文书
的撰写者本身
• 1.正式程度的判断依据：正式指数 是否很了解目
• 2.正式程度的表现
形式 称谓
特别了解读者——不了解 （10-1）
3
二、商务文书写作的作用
《福布斯》杂志的创始人 ——马尔克姆·福布斯
一封好的商务信函， 可以让你得到一次面试的机会， 帮助你摆脱困境，或者为你带来财富
4
三、学习商务文书写作的关键
• 写作步骤 • 写作技巧 • 写作的注意事项
5
四、商务文书写作的特点与要素
• 1.商务文书写作的特点 简明；准确
朴实；庄重 规范 • 2.商务文书写作的要素
18
练习2
• 以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次 客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由 于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸 多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王 没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中 的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导 的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。
下级：平级：上级（10-1）
好消息：坏消息（10-1）
标读者； 目标读者 的地位比商务 文书的撰写者 低吗； 商务文书 的内容是好消
语气
息吗。
8
分析以下围绕主题撰写的商务文书的正式指数
• 1、某公司总经理要组织各部门秘书共进午 餐，要求其秘书代表自己给他们发送通知 邮件。
• 2、某公司的一个普通员工发现经常有员工 违反禁止在会议室吃中餐的决定，于是决 定给行政部经理写一封投诉信。
9
步骤三：设定文章的总体风格
• 1.把握总体风格的依据：游说矩阵 • 2.总体风格的设定
简单型 说服型 解决问题型 艰难型
10
游说矩阵
11
案例
• 请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的 行动目标、正式指数以及总体风格：
• 某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计 算机的预算，而这个秘书通过了解得知， 由于计算机的更新速度非常快，所以租赁 计算机比购买新机所付出的费用更低。该 秘书打算起草一份商务文书就这个将购买 计算机转为租用计算机的想法向总经理进 行汇报。
15
案例：情感指数的计算与调整
• 以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对 外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读 者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者 的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以， 这句话的情感指数为“－2”。
• 由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就 不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可 以将其改为：“从6月份开始，您可以用新图书馆来完 善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的 修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处 为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。
21
（四）增加商务文书的紧迫性
• 时间的规范性 • 时间的精确性 • 时间的通用性
22
（五）增加可信度
• 请对以下的内容进行修改以增加其可信度： • “每个员工的绩效考评将根据每个人的全
面成长来计算，公司将会用几个标准来进 行综合评分，希望每个员工重视个人的全 面发展”
23
（六）做到行文简洁
12
步
骤
四 ：
• 1.连贯式
选
• 2.并列式
择
文
• 3.分析问题式
章 的
• 4.问答式
层
• 5.行动结果式
次
结
构
夏天草坪长得非常快，一个星期不剪就会很难看，夏
日剪草是非常痛苦的一件事，我们公司生产的XYZ型
号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动变的
轻松。经过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，
第九章 商务文书写作
1
• 第一节 商务文书写作概述 • 第二节 商务文书写作步骤 • 第三节 商务文书写作技巧 • 第四节 商务文书的规范写作 • 第五节 常用公文示范 • 第六节 合同的22个书写原则
2
第一节 商务文书写作概述
一、商务文书的分类
按形式来划分 非固 固定 定格 格式 式
按内容用途来划分 礼通 仪用 性商 商务 务文 文书 书
• “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议 上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬 不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应 该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从 客户那里知道最新一切的消息，……”。
19
（二）努力做到“读者为尊”
张良的推荐信 • 以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐
信的部分内容： • “……我非常高兴推荐张良加入对方的战
略团队，其财务技能可以帮助团队计算投 资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上 的个性也会使团队中的每个人都笑口常 开。……” • 如果按照“最先提及读者而非自己”的原 则，这个内容应该如何修改？
20
（三）进行有效的反馈
• 1.正面反馈 • 2.修正性反馈 • 3.负面反馈和没有反馈
可以节省30%的时间以及20%的能源。选择我们的产
品将是你明智的选择。
13
步
骤
五
：
百度文库
列 出
• 提纲法
文 章
• 辐射法
的
大
步 骤 六 ： 撰 写 初 稿
纲
14
第三节 商务文书写作技巧
• （一）运用情感指数增加商务文书的亲和力
情感指数
用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到 撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值 （即情感指数为正），说明文书是以读者为中 心的；如果结果是负值（即情感指数为负）， 则难以获得目标读者的良好感受。
3.增加情感指数的方法
• 增加第二人称代词 • 增加第三人称的专有名词 • 增加读者的姓名 • 增加对读者的暗指
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练习1
请计算以下范例中所表现出来的情感指数： • 各位支持我的读者： • 你们好! • 感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的
也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是 你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想 告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以 这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。 请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写 下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。 你们是最棒的读者。耐心等待吧，一切都会继续 下去的！
主旨；材料 结构；语言
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第二节 商务文书写作步骤
步骤一：制定正确的行动目标
• 1.主动目标与被动目标 • 2.将被动目标转化为主动目标
7
步骤二：决定文章的正式程度
商务文书
的撰写者本身
• 1.正式程度的判断依据：正式指数 是否很了解目
• 2.正式程度的表现
形式 称谓
特别了解读者——不了解 （10-1）
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二、商务文书写作的作用
《福布斯》杂志的创始人 ——马尔克姆·福布斯
一封好的商务信函， 可以让你得到一次面试的机会， 帮助你摆脱困境，或者为你带来财富
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三、学习商务文书写作的关键
• 写作步骤 • 写作技巧 • 写作的注意事项
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四、商务文书写作的特点与要素
• 1.商务文书写作的特点 简明；准确
朴实；庄重 规范 • 2.商务文书写作的要素
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练习2
• 以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次 客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由 于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸 多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王 没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中 的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导 的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。
下级：平级：上级（10-1）
好消息：坏消息（10-1）
标读者； 目标读者 的地位比商务 文书的撰写者 低吗； 商务文书 的内容是好消
语气
息吗。
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分析以下围绕主题撰写的商务文书的正式指数
• 1、某公司总经理要组织各部门秘书共进午 餐，要求其秘书代表自己给他们发送通知 邮件。
• 2、某公司的一个普通员工发现经常有员工 违反禁止在会议室吃中餐的决定，于是决 定给行政部经理写一封投诉信。
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步骤三：设定文章的总体风格
• 1.把握总体风格的依据：游说矩阵 • 2.总体风格的设定
简单型 说服型 解决问题型 艰难型
10
游说矩阵
11
案例
• 请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的 行动目标、正式指数以及总体风格：
• 某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计 算机的预算，而这个秘书通过了解得知， 由于计算机的更新速度非常快，所以租赁 计算机比购买新机所付出的费用更低。该 秘书打算起草一份商务文书就这个将购买 计算机转为租用计算机的想法向总经理进 行汇报。
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案例：情感指数的计算与调整
• 以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对 外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读 者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者 的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以， 这句话的情感指数为“－2”。
• 由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就 不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可 以将其改为：“从6月份开始，您可以用新图书馆来完 善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的 修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处 为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。
21
（四）增加商务文书的紧迫性
• 时间的规范性 • 时间的精确性 • 时间的通用性
22
（五）增加可信度
• 请对以下的内容进行修改以增加其可信度： • “每个员工的绩效考评将根据每个人的全
面成长来计算，公司将会用几个标准来进 行综合评分，希望每个员工重视个人的全 面发展”
23
（六）做到行文简洁
12
步
骤
四 ：
• 1.连贯式
选
• 2.并列式
择
文
• 3.分析问题式
章 的
• 4.问答式
层
• 5.行动结果式
次
结
构
夏天草坪长得非常快，一个星期不剪就会很难看，夏
日剪草是非常痛苦的一件事，我们公司生产的XYZ型
号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动变的
轻松。经过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，
第九章 商务文书写作
1
• 第一节 商务文书写作概述 • 第二节 商务文书写作步骤 • 第三节 商务文书写作技巧 • 第四节 商务文书的规范写作 • 第五节 常用公文示范 • 第六节 合同的22个书写原则
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第一节 商务文书写作概述
一、商务文书的分类
按形式来划分 非固 固定 定格 格式 式
按内容用途来划分 礼通 仪用 性商 商务 务文 文书 书
• “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议 上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬 不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应 该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从 客户那里知道最新一切的消息，……”。
19
（二）努力做到“读者为尊”
张良的推荐信 • 以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐
信的部分内容： • “……我非常高兴推荐张良加入对方的战
略团队，其财务技能可以帮助团队计算投 资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上 的个性也会使团队中的每个人都笑口常 开。……” • 如果按照“最先提及读者而非自己”的原 则，这个内容应该如何修改？
20
（三）进行有效的反馈
• 1.正面反馈 • 2.修正性反馈 • 3.负面反馈和没有反馈
可以节省30%的时间以及20%的能源。选择我们的产
品将是你明智的选择。
13
步
骤
五
：
百度文库
列 出
• 提纲法
文 章
• 辐射法
的
大
步 骤 六 ： 撰 写 初 稿
纲
14
第三节 商务文书写作技巧
• （一）运用情感指数增加商务文书的亲和力
情感指数
用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到 撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值 （即情感指数为正），说明文书是以读者为中 心的；如果结果是负值（即情感指数为负）， 则难以获得目标读者的良好感受。