商务文书写作 PPT课件
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项目2 商务行政文书 《商务应用文》PPT课件
项目二
单元一 通知
商务行政文书
一、通知概述 3.知照性通知
这类通知用于一些不需要直接执行或办理的事项，如节假日安排、人事任免、 机构设置或调整、印章启用或更换以及召开会议等，主要起到交流情况、传递信 息的作用，发送对象较广泛，对下级、平级机关均可发送。 4.中转性通知
中转性通知用于颁转另一个文件，包括转发上级机关的文件，发布本机关的文 件，转批下级机关的文件，印发不相隶属机关的文件，如《国务院关于发布〈国 家行政机关公文处理办法的通知〉》《国务院批转财政部关于开展企业财务检查 情况和今后意见的报告的通知》。
项目二
单元二 通报
商务行政文书
二、通报的结构与写法 通报的结构通常由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。
标题
主送机关
正文
落款
项目二
单元二 通报
商务行政文书
二、通报的结构与写法
一般由制文机关、事由与文种组成，若是转发其他单位的通报，则应省 略自身使用的“通报”文种，避免重叠。
标题
项目二
单元二 通报
单元一 通知
商务行政文书
一、通知概述
1.发布性通知 发布性通知即用通知来发布有关法规和规章，一般用于党政机关或企事业单
位内部行文。例如，《关于发布国庆节放假的通知》《关于调整公司领导分工的 通知》。 2.指示性通知
指示性通知用来发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项， 通常以机关办公部门名义行文。例如，《陕西煤炭交易中心关于收取会员保证金 的通知》。
商务行政文书
二、通报的结构与写法
如果行文对象属于单一性，需写明主送机关名称；如果属于普发性通报， 则可以写明统称。
主送机关
项目二
第一章 商务应用文写作概述 《 商务应用文写作》PPT课件
PART 01
项目一 商务应用文写作概述
项目一 商务应用文写作概述
商务应用文是指企事业单位在经营运作、贸易往来、开拓发 展等商务活动中用来记录情况、处理事务、研究问题所使用 的一系列具有实用价值和一定的惯用体式的应用文体总称。
商务应用文既是商务信息的载体，又是企事业单位进行内外 部组织管理、沟通协调的重要工具和手段。
项目一 商务应用文写作概述
五、商务应用文写作的基本要素 3.结构 结构是为了表现主旨把材料组织起来构成文案的组织形式。结构的基本内 容包括层次和段落，过渡和照应，开头和结尾。 （1）层次和段落。 （2）过渡与照应。 （3）开头和结尾。
项目一 商务应用文写作概述
五、商务应用文写作的基本要素 4.语言 语言是思想的载体，是人类信息交流的工具。学好书面语言是写好商务应 用文的基本功。合乎语法，注意修辞和采用适当文种，是商务应用文写作 必须遵守的准则。此外，商务应用文的写作在语言运用上还有一些特殊要 求： （1）准确恰当。 （2）简练明快。
项目一 商务应用文写作概述
五、商务应用文写作的基本要素 2.材料 材料是商务应用文写作的前提和基础，是构成商务应用文内容，形成、表 达主旨的各种事实与依据。我们通常可以把材料分为直接材料和间接材料， 前者是靠自身观察、体验、搜集得到的材料，后者是在现有资料基础上选 取或加工而成的材料。搜集材料必须遵循以下三个原则：全面详尽；方向 明确；分类整理。
项目一 商务应用文写作概述
六、如何才能写好商务应用文 5.熟悉各种商务文书写作的内容要素构成与格式规范 商务文书的种类繁多，应根据不同的写作目的恰当地选择文种，要熟悉各 种商务文书写作的内容要素构成与格式要求，写作起来才能得心应手，驾 轻就熟。各种商务文书都有自己特定的内容与写作模式，有的是法定的。 有些商务文书虽然没有法定内容、格式，但却有约定俗成的模式，这些模 式是在长期实践中形成的适用模式，对此也须熟练掌握，如此才能写出既 符合规范又简洁清晰的商务文书。
项目一 商务应用文写作概述
项目一 商务应用文写作概述
商务应用文是指企事业单位在经营运作、贸易往来、开拓发 展等商务活动中用来记录情况、处理事务、研究问题所使用 的一系列具有实用价值和一定的惯用体式的应用文体总称。
商务应用文既是商务信息的载体，又是企事业单位进行内外 部组织管理、沟通协调的重要工具和手段。
项目一 商务应用文写作概述
五、商务应用文写作的基本要素 3.结构 结构是为了表现主旨把材料组织起来构成文案的组织形式。结构的基本内 容包括层次和段落，过渡和照应，开头和结尾。 （1）层次和段落。 （2）过渡与照应。 （3）开头和结尾。
项目一 商务应用文写作概述
五、商务应用文写作的基本要素 4.语言 语言是思想的载体，是人类信息交流的工具。学好书面语言是写好商务应 用文的基本功。合乎语法，注意修辞和采用适当文种，是商务应用文写作 必须遵守的准则。此外，商务应用文的写作在语言运用上还有一些特殊要 求： （1）准确恰当。 （2）简练明快。
项目一 商务应用文写作概述
五、商务应用文写作的基本要素 2.材料 材料是商务应用文写作的前提和基础，是构成商务应用文内容，形成、表 达主旨的各种事实与依据。我们通常可以把材料分为直接材料和间接材料， 前者是靠自身观察、体验、搜集得到的材料，后者是在现有资料基础上选 取或加工而成的材料。搜集材料必须遵循以下三个原则：全面详尽；方向 明确；分类整理。
项目一 商务应用文写作概述
六、如何才能写好商务应用文 5.熟悉各种商务文书写作的内容要素构成与格式规范 商务文书的种类繁多，应根据不同的写作目的恰当地选择文种，要熟悉各 种商务文书写作的内容要素构成与格式要求，写作起来才能得心应手，驾 轻就熟。各种商务文书都有自己特定的内容与写作模式，有的是法定的。 有些商务文书虽然没有法定内容、格式，但却有约定俗成的模式，这些模 式是在长期实践中形成的适用模式，对此也须熟练掌握，如此才能写出既 符合规范又简洁清晰的商务文书。
商务文书写作实务-教学ppt课件
是错误的。 2、第一章第二条和第四条应合并，使内容更简洁单一完整。 3、第六条和第七条应安排在第三章更好。 4、第二章章目如定为“经营范围”，就不能涵盖第九条，应改
为“经营”，就准确又简洁。 5、第三章应详定董事会、总经理的职责及配备的具体人员部、
室。 6、这是一份企业业务章程，主要内容应包括性质、宗旨、注册
.
技能点
（一）章程的结构和写法 1．标题 （1）团体组织名称章程。如，富华服
饰有限公司章程。 （2）团体组织名称事项章程。如，
××有限公司发行股票章程。
.
2．正文
章程的正文由总则、分则、附则三部分构成。第 一章即“总则”，中间各章为“分则”，末章为 “附则”。
（1）总则，是章程的纲领，对全文起统率作用。
要求：请根据以上情境，拟写实达公司 公务用车管制度的适应范围广泛。任何依法成立的组 织单位都需要以规章制度的形式来约定有关人 员共同遵守的事项、职责范围或要求达到的标 准，以保证生产、工作、学习、生活等的正常 秩序。写作这份公务用车管理制度，应首先明 确制定该制度的目的，其次界定公务用车的各 种管理规范，当然，这要在掌握制度写作的相 关知识与技能的基础上才能完成。
产生方式和程序、任期、职责、相互关系等。 组织经费：来源，管理方式。 组织活动：内容、时间和方式。 其他事宜：根据不同组织、团体的需要而确定。 2）企业章程的分则部分通常需写明：组织关系、资本构成、
人事制度、资产管理、业务范畴、运作规程、利润分配等。
.
（3）附则为补充说明的部分。 组织章程、企业章程、附则一般都要写：
章程。
.
二、情境任务
高科奶业经营有限公司广州分公司随着业务的 扩大，人员也在不断地增长，其中年轻人占了 70%以上，为了增强年轻人的创业意识，挖掘 他们的创业潜能，公司决定成立一个“青年创 业家协会”，人事部主管陈浩让专员肖雅负责 起草一份协会章程。
为“经营”，就准确又简洁。 5、第三章应详定董事会、总经理的职责及配备的具体人员部、
室。 6、这是一份企业业务章程，主要内容应包括性质、宗旨、注册
.
技能点
（一）章程的结构和写法 1．标题 （1）团体组织名称章程。如，富华服
饰有限公司章程。 （2）团体组织名称事项章程。如，
××有限公司发行股票章程。
.
2．正文
章程的正文由总则、分则、附则三部分构成。第 一章即“总则”，中间各章为“分则”，末章为 “附则”。
（1）总则，是章程的纲领，对全文起统率作用。
要求：请根据以上情境，拟写实达公司 公务用车管制度的适应范围广泛。任何依法成立的组 织单位都需要以规章制度的形式来约定有关人 员共同遵守的事项、职责范围或要求达到的标 准，以保证生产、工作、学习、生活等的正常 秩序。写作这份公务用车管理制度，应首先明 确制定该制度的目的，其次界定公务用车的各 种管理规范，当然，这要在掌握制度写作的相 关知识与技能的基础上才能完成。
产生方式和程序、任期、职责、相互关系等。 组织经费：来源，管理方式。 组织活动：内容、时间和方式。 其他事宜：根据不同组织、团体的需要而确定。 2）企业章程的分则部分通常需写明：组织关系、资本构成、
人事制度、资产管理、业务范畴、运作规程、利润分配等。
.
（3）附则为补充说明的部分。 组织章程、企业章程、附则一般都要写：
章程。
.
二、情境任务
高科奶业经营有限公司广州分公司随着业务的 扩大，人员也在不断地增长，其中年轻人占了 70%以上，为了增强年轻人的创业意识，挖掘 他们的创业潜能，公司决定成立一个“青年创 业家协会”，人事部主管陈浩让专员肖雅负责 起草一份协会章程。
商务文书写作 PPT课件
信的部分内容： • “……我非常高兴推荐张良加入对方的战
略团队，其财务技能可以帮助团队计算投 资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上 的个性也会使团队中的每个人都笑口常 开。……” • 如果按照“最先提及读者而非自己”的原 则，这个内容应该如何修改？
20
（三）进行有效的反馈
• 1.正面反馈 • 2.修正性反馈 • 3.负面反馈和没有反馈
升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上 升到53%”
25
（一）数字的使用规范
• 1.真实准确 • 2.各个分数之和与总数相等 • 3.统计口径一致 • 4.列举数字有可比性 • 5.注意倍数关系 • 6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合
26
• （二）部分结构层次叙述的规范性 • （三）计量单位的使用规范
• “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议 上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬 不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应 该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从 客户那里知道最新一切的消息，……”。
19
（二）努力做到“读者为尊”
张良的推荐信 • 以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐
29
（六）标点符号的使用规范
• 1.常见的标点符号使用错误
• 以下的范例中标点符号的使用是否存在错误： • “严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报
道”； • “一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”； • “经营项目有馄钝、饺子、面条……等等”； • “通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调
• 1.采用电报文体 • 2.另加附件 • 3.词句力求简单精炼 • 4.多用主动语式 • 5.适当运用缩略语
24
第四节 商务文书的规范写作
略团队，其财务技能可以帮助团队计算投 资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上 的个性也会使团队中的每个人都笑口常 开。……” • 如果按照“最先提及读者而非自己”的原 则，这个内容应该如何修改？
20
（三）进行有效的反馈
• 1.正面反馈 • 2.修正性反馈 • 3.负面反馈和没有反馈
升到78%，大本文化程度的员工由过去的29%上 升到53%”
25
（一）数字的使用规范
• 1.真实准确 • 2.各个分数之和与总数相等 • 3.统计口径一致 • 4.列举数字有可比性 • 5.注意倍数关系 • 6.分清楚汉字与阿拉伯数字的使用场合
26
• （二）部分结构层次叙述的规范性 • （三）计量单位的使用规范
• “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议 上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬 不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应 该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从 客户那里知道最新一切的消息，……”。
19
（二）努力做到“读者为尊”
张良的推荐信 • 以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐
29
（六）标点符号的使用规范
• 1.常见的标点符号使用错误
• 以下的范例中标点符号的使用是否存在错误： • “严禁中外记者利用采访进行挑唆，煽动性宣传报
道”； • “一、二十字，二、三十年代，七、八十岁”； • “经营项目有馄钝、饺子、面条……等等”； • “通过这件事我们深刻体会到：依靠群众、坚持调
• 1.采用电报文体 • 2.另加附件 • 3.词句力求简单精炼 • 4.多用主动语式 • 5.适当运用缩略语
24
第四节 商务文书的规范写作
领驭咨询《商务文书写作》课件
层次结构
（四）：问答式
用问答来组织全篇。
设计问题，突出利益； 突出避免不良后果的方法； 业务通讯，操作程序指南。
二、写作步骤－－如何写出好文章38
层次结构
（五）：行动结果式
直指事情的结果。
突出结果； 问题也是机会； 推荐信，推销信。
二、写作步骤－－如何写出好文章39
列大纲
第五步
列出文章的 大纲
二、写作步骤－－如何写出好文章27
正式指数
练习：
利用“正式指数”工具分析下 面的信件的正式程度。
你是公司的普通员工，发现经常 有员工违反“禁止在会议室吃中 餐”的规定，你决定写信给行政部 门经理投诉。
二、写作步骤－－如何写出好文章28
说服矩阵
第三步
决定文章的 总体风格
29
说服矩阵
说服矩阵
资源充足
一象限
《领导商务魅力提升》 《行政文秘职业化》
《情绪与压力管理》
《商务礼仪》
《客户服务礼仪》
《员工职业化》
《高效时间管理》
《卓越沟通技巧》
2
（一）开 篇 －－ 商务文书写作的概念 （二）写作步骤 －－ 如何写出好文章 （三）写作技巧 －－ 如何使文章生动有效 （四）注意事项 －－ 如何使文章更加规范 （五）公文范例 －－ 常用公文示范讲解
二、写作步骤－－如何写出好文章25
正式指数
正式媒介
宣传册 政府公文 行文正式的电子邮件附件 带抬头信纸
非正式媒介
电子邮件
可粘贴便条 手写便笺 广告传单
二、写作步骤－－如何写出好文章26
正式指数
案例分析：
利用“正式指数”工具分析下 面的信件的正式程度。
你是总经理秘书，总经理要组织各 部门秘书共进午餐沟通感情，请你 代表总经理发邮件给秘书们。
资料-商务写作(PPT课件)
×××公司(盖单) ×年
×月×日
图8.3 结帐清单实例
×××总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格
上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价 目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函 附上。
五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算， 六月一日以后，则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上 涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购 买，务请尽早，以免误失时机。
A．写信前 1．信的主题是什么? 2．你为什么写这封信?
3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?
·现有知识
· 需要知道的知识
B．信写完后
你撰写的信（回答“是”“否”）
· 清楚
· 按逻辑顺序编排
· 语法正确
· 没有行话和俚语
· 语言简洁明了 · 惹入喜爱、有礼貌、有益
Part 8 WRITING
内容结构：
◆ 写作要则 ◆ 写作过程 ◆ 商务信函 ◆ 其它文稿的写作
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
一、写作要则
4C： 正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开 水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题， 但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形 成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰 到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很 容易造成矛盾。此要求，可让它们自行解决。
二、写作过程
1．Gather information 收集资料
files, articles, books, financial statements, interviewing by
×月×日
图8.3 结帐清单实例
×××总公司： 敬启者，由于本公司所生产的物品之原料价格
上涨，不得不宣布自今年六月一日起，原有的价 目表予以作废，并代之以另订新价目表，现随函 附上。
五月三十一日前收到之订货单，仍按旧价计算， 六月一日以后，则以新价目表为准。
因本公司产品需求量日增，而原料市价一直上 涨，故预料在短期内货价势将再涨。阁下如需购 买，务请尽早，以免误失时机。
A．写信前 1．信的主题是什么? 2．你为什么写这封信?
3．信的读者是谁? ·主要读者 · 其他读者
4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?
·现有知识
· 需要知道的知识
B．信写完后
你撰写的信（回答“是”“否”）
· 清楚
· 按逻辑顺序编排
· 语法正确
· 没有行话和俚语
· 语言简洁明了 · 惹入喜爱、有礼貌、有益
Part 8 WRITING
内容结构：
◆ 写作要则 ◆ 写作过程 ◆ 商务信函 ◆ 其它文稿的写作
☆ 写作是一种重要的沟通方式 ☆ 写作是一种特殊的沟通方式 ☆ 写作是一个不断发展的概念
一、写作要则
4C： 正确(Correct) 清晰(Clear) 完整(Complete) 简洁(Concise)
在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开 水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题， 但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形 成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰 到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很 容易造成矛盾。此要求，可让它们自行解决。
二、写作过程
1．Gather information 收集资料
files, articles, books, financial statements, interviewing by
商务文书写作教材(PPT37张)
20××年××月××日
[评析] 该文书标题只写明文种。正文以投标函 件的形式书写，主送单位署全称，前言部分明 确表示接受招标文件的全部条款和要求；主体 部分分别从投标价、合同签订、履约保证金、 违约金、投标书的法律约束力等方面表明了投 标方的态度，并对招标方在标价或标书的接受、 以及必要时按规定程序对招标书的修改和补充 等方面表示理解；有关投标方的资料以附件形 式附在正文的后面。落款主要是写明投标方的 名称、地址、法人代表姓名、委托代理人姓名、 联系方式及发文时间等。
××省××厅××处招标办 ××××年×月×日
投标书
一、投标书的含义与特点
就是投标单位或者个人向招标单位所写出 的书面应承文书。其特点是保密性、针对性、 与竞争性。 二、投标书的结构（标题、正文和落款） 1.标题。与招标书同。 2.正文。也包括前言、主体和结尾。
二、投标书的结构（标题、正文 和落款）
的事项。如另有招标公告，则不需就招 标事项进行详细说明，只需说明随函邮 寄即可。 4.署名。写明招标单位全称、地址、联 系人、电话等。
招标邀请书 ××××××（被邀请单位全称）： ××××××工程，是我省××××年重点计划安排的项目。经请示 ××××同意采取招标办法进行发包。 你单位多年来从事××××工程建设，施工任务完成得很好。对此， 我们表示赞赏。 随函邮寄“××××××工程施工招标书”一份。如同意，望于 ××××年×月×日光临××招待所×楼××号房间，领取“投标文 件”，并请按规定日期参加工程投标。 招标单位：××省××厅××处招标办 地 址：××省××市××路××号 邮政编码：×××××× 联 系 人：××× 电 话：××××××
3.目录。
4.正文。包括产品用途、使用范围、设计依
商务公文写作PPT课件
企业常用公文的写作方法
6、报 告
行政公文类
企业常用公文的写作方法
什么是报告？
报告是向上级汇报工作，反映情况，提出意 见或建议，或答复上级机关询问的陈述性公文， 属于上行文（与请示有很大的区别：请示是要 批复的；报告可不批复）。
行政公文类
企业常用公文的写作方法 报告的种类
一般分为工作报告；情况报告；答复报告等。
公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量 使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方 法是利用公文。
公文的作用
公文的作用
1 发布政令 —— 通过公文发布各项方针政策，规范人们的行为。 2 指导工作 ——通过指示、决定、通知、计划指导下级工作。 3 报告情况 ——下级向上级报告工作情况。 4 请示事项 ——下级向上级请示无权解决的问题。
全厂职工： 广州职大于12月28日举行入学考试。为了提高全体职工
的文化和业务素质，经厂总经理会议研究决定，凣具备条 件报考者均可报名。本厂给予报考者3天假期，并于本月 12--13日在本厂三楼会议室举办考前辅导学习……
××××有限公司人力资源部 二00七年十月三十日
企业常用公文的写作方法
3、公 告
行政公文类 举例：
本厂各车间班组： 党的十七大是一次十分重要的会议。经厂党委研究决定，
定于十一月八日（星期四）上午九时，由厂党委书记刘涛主 持，召开传达党十七大会议精神大会。全厂党员以及班组长 以上管理人员参加。会议时间半天。会议地点：本厂礼堂第 三会议室。请与会人员会前准备好登载有胡锦涛总书记在十 七大报吿的报纸，会时隨带。会议重要，不准请假，并依时 出席。
3、周知性通知——上级向下级宣布某些事项。 4、会议通知——通知会议时使用。 5、任免通知——用于人员职务任命。
商务文书写作 ppt课件
2.广告标题的类型 广告标题的制作，从内容上可将广告标题分为直接
标题、间接标题；从标题的形式来看有单行标题、双行 标题、三行标题。 （1）单行标题。 （2）双行标题。 （3）三行标题。
总之，广告标题的制作不管采用哪种形式，都必须
与正文相符合，题文一致，画龙点睛，富于创新。做到 简明扼要，生动形象，新颖醒目，出奇制胜，从而诱发 消费者的购买动机。
商务文书写作
【学习目的及要求】 通过本章的学习，要求理解商务文书
的概念、特点、作用；掌握营销策划方案、 广告、招标书、投标书、合同的写作格式 和写作要求。能够写作格式正确、条理清 楚、具有一定操作性的商务文书。
第一节 营销策划方案
教学目的：通过精讲理论知识和实训，明确营销策划 方案的涵义、用途和特点，掌握营销策划方案的写法， 能写出合格的营销策划方案。 教学重点：营销策划方案的结构和写法 教学难点：营销策划方案的撰写技巧 教学时数：2学时
机会与问题 这一部分可以把它和前面的环境分析看作是一 个整体，在实际操作过程中，一些营销策划方案也确实是 如此处理的。在这一部分，营销策划方案要对企业的优势、 劣势，外部环境的机会、威胁进行全面分析，确定企业经 营中必须注意的主要问题。只有找准了市场，策划就成功 了一半。要针对产品目前营销现状进行问题分析，如企业 知名度、产品质量、产品包装、产品价格定位、销售渠道、 促销方式、服务质量、售后保证等问题。还要针对产品特 点分析优、劣势。从问题中找劣势予以克服，从优势中找 机会，发掘其市场潜力。分析各目标市场或消费群特点进 行市场细分，对不同的消费需求尽量予以满足，抓住主要 消费群作为营销重点，找出与竞争对手差距，把握利用好 市场机会。
（3）展现风格和营造氛围 广告表现创意核心所要求的风格和基调，当然要
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
可以节省30%的时间以及20%的能源。选择我们的产
品将是你明智的选择。
13
步
骤
五
：
列 出
• 提纲法
文 章
• 辐射法
的
大
步 骤 六 ： 撰 写 初 稿纲14第三节 商务文书写作技巧
• （一）运用情感指数增加商务文书的亲和力
情感指数
用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到 撰写者自己或者公司的次数，如果结果为正值 （即情感指数为正），说明文书是以读者为中 心的；如果结果是负值（即情感指数为负）， 则难以获得目标读者的良好感受。
信的部分内容： • “……我非常高兴推荐张良加入对方的战
略团队，其财务技能可以帮助团队计算投 资收益率和盈亏平衡点，同时其乐观向上 的个性也会使团队中的每个人都笑口常 开。……” • 如果按照“最先提及读者而非自己”的原 则，这个内容应该如何修改？
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（三）进行有效的反馈
• 1.正面反馈 • 2.修正性反馈 • 3.负面反馈和没有反馈
15
案例：情感指数的计算与调整
• 以“我们很高兴的宣布，我们的新图书馆会在6月份对 外开放，欢迎光临”这样一句话为例，其中提到目标读 者的地方最多只有1处（即“欢迎光临”中对目标读者 的暗指），而提到撰写者自身的地方却有2处；所以， 这句话的情感指数为“－2”。
• 由于情感指数为负值，所以这句话让目标读者听起来就 不是很舒服了。为了提高其带给目标读者的亲和力，可 以将其改为：“从6月份开始，您可以用新图书馆来完 善您的研究，我们图书馆欢迎您的光临”。做了如此的 修改之后，情感指数变为了＋2（读者处为3，撰写者处 为1），相应的可以发现其亲和力也得到了较大的提升。
• “……我们必须马上处理这件事情，在这次的会议 上我因为没有了解到A公司的最新信息而感到尴尬 不堪。对我来说，这是个不小的奚落，你我的确应 该密切关注他们的情况，我希望从你那里而不是从 客户那里知道最新一切的消息，……”。
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（二）努力做到“读者为尊”
张良的推荐信 • 以下是一封以推荐张良为主要内容的推荐
18
练习2
• 以下是某公司客户经理在带其下属小王参加完一次 客户的会议后给小王发的一个邮件的部分内容，由 于在这次会议中该经理面对客户A公司所提出的诸 多问题无法解答而处境尴尬，他认为这是因为小王 没有与其进行事先沟通所造成的，所以这个邮件中 的语气显得相当的严厉。出于对小王进行适当指导 的目的，请对这封邮件进行必要的调整和修改。
下级：平级：上级（10-1）
好消息：坏消息（10-1）
标读者； 目标读者 的地位比商务 文书的撰写者 低吗； 商务文书 的内容是好消
语气
息吗。
8
分析以下围绕主题撰写的商务文书的正式指数
• 1、某公司总经理要组织各部门秘书共进午 餐，要求其秘书代表自己给他们发送通知 邮件。
• 2、某公司的一个普通员工发现经常有员工 违反禁止在会议室吃中餐的决定，于是决 定给行政部经理写一封投诉信。
12
步
骤
四 ：
• 1.连贯式
选
• 2.并列式
择
文
• 3.分析问题式
章 的
• 4.问答式
层
• 5.行动结果式
次
结
构
夏天草坪长得非常快，一个星期不剪就会很难看，夏
日剪草是非常痛苦的一件事，我们公司生产的XYZ型
号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动变的
轻松。经过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，
21
（四）增加商务文书的紧迫性
• 时间的规范性 • 时间的精确性 • 时间的通用性
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（五）增加可信度
• 请对以下的内容进行修改以增加其可信度： • “每个员工的绩效考评将根据每个人的全
面成长来计算，公司将会用几个标准来进 行综合评分，希望每个员工重视个人的全 面发展”
23
（六）做到行文简洁
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步骤三：设定文章的总体风格
• 1.把握总体风格的依据：游说矩阵 • 2.总体风格的设定
简单型 说服型 解决问题型 艰难型
10
游说矩阵
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案例
• 请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的 行动目标、正式指数以及总体风格：
• 某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计 算机的预算，而这个秘书通过了解得知， 由于计算机的更新速度非常快，所以租赁 计算机比购买新机所付出的费用更低。该 秘书打算起草一份商务文书就这个将购买 计算机转为租用计算机的想法向总经理进 行汇报。
主旨；材料 结构；语言
6
第二节 商务文书写作步骤
步骤一：制定正确的行动目标
• 1.主动目标与被动目标 • 2.将被动目标转化为主动目标
7
步骤二：决定文章的正式程度
商务文书
的撰写者本身
• 1.正式程度的判断依据：正式指数 是否很了解目
• 2.正式程度的表现
形式 称谓
特别了解读者——不了解 （10-1）
第九章 商务文书写作
1
• 第一节 商务文书写作概述 • 第二节 商务文书写作步骤 • 第三节 商务文书写作技巧 • 第四节 商务文书的规范写作 • 第五节 常用公文示范 • 第六节 合同的22个书写原则
2
第一节 商务文书写作概述
一、商务文书的分类
按形式来划分 非固 固定 定格 格式 式
按内容用途来划分 礼通 仪用 性商 商务 务文 文书 书
3
二、商务文书写作的作用
《福布斯》杂志的创始人 ——马尔克姆·福布斯
一封好的商务信函， 可以让你得到一次面试的机会， 帮助你摆脱困境，或者为你带来财富
4
三、学习商务文书写作的关键
• 写作步骤 • 写作技巧 • 写作的注意事项
5
四、商务文书写作的特点与要素
• 1.商务文书写作的特点 简明；准确
朴实；庄重 规范 • 2.商务文书写作的要素
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3.增加情感指数的方法
• 增加第二人称代词 • 增加第三人称的专有名词 • 增加读者的姓名 • 增加对读者的暗指
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练习1
请计算以下范例中所表现出来的情感指数： • 各位支持我的读者： • 你们好! • 感谢你们一直以来支持着小可的书，我的书写的
也还不够成熟,，但是还是要谢谢你们的支持，是 你们的支持给了我继续写下去的动力，在这里想 告诉大家一件事情，就是我马上要高考了，所以 这段时间实在没有时间更新，还请读者们原谅。 请放心，这本书不会成半途而废的，我会一直写 下去，希望你们继续支持我这个还不成熟的小子。 你们是最棒的读者。耐心等待吧，一切都会继续 下去的！