浅谈物流工作存在的问题及解决办法

浅谈物流工作存在的问题及解决办法物流采购是一个综合性很强的业务，涉及面广，不但采购人员在专业知识、协调能力、谈判技巧、经济法律知识、书写合同能力等方面要有一定能力要求，同时也要求采购人员和生产使用部门、技术部门、计划部门、财务部门密切配合才能把采购工作做好，针对我公司近期出现的因设备及备品备件无法按期交货而影响生产经营这一现象，我们在此做一肤浅的分析，希望对公司后期的物流采购及物资管理工作有一定的帮助。

一、物流采购流程的简单描述

使用部门根据生产计划消耗申报采购计划供应部门做采购申请单（ERP物流系统中），根据具体情况选择由金脉物流公司采购或自行采购经使用部门、技术部门、财务、监察审计综合物资的性价比后确定供应商，签订买卖合同或订按照合同条款办理预付款项或通知发货到货后验收入库（合格入库，不合格更换或退货）

成为一个采购过程的结束。

从流程中可以看出涉及到使用申报部门、技术部门、供应部门、财务部门、监察审计及仓储。这也就意味着任何一个环节或部门出现问题，就将会出现物资质量、价格、交货期等因素的波动。

二、现就物流采购工作的各个环节加以分析

1、材料计划申报

1>存在的问题

a、物资计划的申报缺少预见性、统一性，零星采购及紧急采购较多，无形的加大了采购工作人员的工作难度及采购成本的增加。

b、物资计划规格型号、技术参数、使用地点及用途等不够详细。

c、物资计划的交货周期不够明确及周期过短。

d、erp物流系统中申报计划审核的滞后。

2>解决的办法

a、物资的使用部门和技术部门应该在前期认真仔细地落实清楚所需采购物资的技术要求、使用环境、到货期间等事项。使用部门和技术部门应该针对所需物资本身的特性和我们生产工艺要求提前进行调研，调研的目的是确定什么才最适合我们的生产工艺和生产环境等要求的物资，同时又要求所需费用尽可能达到采购成本与所采购物资使用寿命期内的使用和维修成本的现值之和为最小的要求。

b、严格执行公司的《物资采购管理制度》，使用部门和技术部门应根据每月的生产计划消耗用量申报月度采购计划，采购计划要求注明产品名称、规格型号、采购数量、需求日期、预计的单价、推荐的厂家、品牌等要素及注明注意事项，并统一交仓储部门核对现有库存量后经生产部审核（核减或增加数量）后申报采购。

c、零星物资的采购也应按照《物资采购管理制度》在每周一统一报送。

d、常用、通用物资的计划申报应根据由使用部门、技术部门、供应、仓储部门共同确认的最低库存量由仓储部门申报。

2、询比价、合同的签订

1>存在的问题

a、根据集团公司及西北公司相关采购制度要求，大宗及通用物资均由新疆金脉国际物流有限公司采购，部分物资由供应科县办采购。一方面，因金脉公司对接西北整个片区的物资采购供应，就会存在采购滞后现象；另一方面，个别紧急物资的采购由于此原因也由金脉公司采购，增加了采购跟踪环节，降低了物资供应的效率，延长了交货期等现象。

b、询比价及合同的签订，询比价出来后金脉公司基本上已经确定了供应商，这样我公司相关部门的签字确认就处于被动状态；合同的签订付款方式上存在较大的问题，很多合同都按照90%，10%的方式付款。

2>解决的办法

a、部分紧急物资的采购均应由本公司供应部门自行采购，增强可控因素。

b、严格按照本公司的设备采购的付款方式30%、40%、20%、10%的比例执行；备品备件的付款方式可根据实际情况稍作调整。

3、办理预付款及发货跟踪

1>存在的问题

a、预付款办理不及时现象，就锅炉房风机叶轮发货款而言，12月7日签的付款单交财务，到13号才付出去，这样就拖延了发货日期。

b、货物跟踪存在漏项的现象。

2>解决的办法

a，加强各部门之间的协调沟通工作，分清轻、重、缓、急，尽可能的做到在合理分配人力、物力的前提下做好物资采购工作。

b，加强自身业务技能水平的提升，拉、帮、带、扶下属员工让他们更加完善和熟悉掌握自身业务。

4、物资的验收也应根据《物资采购制度》对所有采购物资必须及时组织验收，物资验收项目主要包括：包装状况、产品质量、数量、价格、规格型号、生产厂家、商家名称，验收应办理有关手续。在验收过程中，或验收后发现的问题均应及时向部门分管领导和采购部门反馈，采购部门应及时采取处理措施。

三、结束语

总之，采购业务是一个综合性很强的业务，需要使用（请购）部门、技术部门、采购部门、财务部门在做好各自本职工作的同时，又要在工作中互相配合、及时沟通、相互制约，这样方能提高效率。在采购业务中各部门还要自觉接受监察审计的监督，一切从公司利益出发，做到严格自律，真正地在工作中做到“诚信、尽职”，那么就不愁物流采购工作做不好了。

以上由供应科李永刚，设备科杨超共同商讨编写

2011年12月17日