合同原件、传真件、扫描件法律效力解析

合同原件、扫描件、传真件的法律效力解析

你知道吗？在企业的合同签订与履约过程中，因为各种各样的原因常有合同原件保存不善的情况，仅通过保存合同的传真件、扫描件来管理合同存档十分普遍。但事实上，合同原件、传真件、扫描件的法律效力是有天壤之别，采用上述非合同原件的形式备份存档其实存在巨大的法律安全隐患。

那么，合同原件、传真件、扫描件法律效力到底有哪些区别呢，在证据力的证明上有哪些注意事项呢？

1、合同原件的法律效力

合同原件是指经双方当事人合议一致后签字或加盖双方印章的合同文本。根据《合同法》规定，合同原件是“书面形式”中最具有法律证明力的一种。

在证据学上，合同原件可被认定为直接证据和原始证据，是一种直接来源于争议事实且可以单独、直接证明争议事实的证据，法院一般予以直接采信。

2、扫描件的法律效力

扫描件以图片形式存在，可以看做是复印件的一种。从证据角度来说，以扫描件或复印件为呈现形式的合同内容很容易被篡改，因而仅通过单一的合同扫描件是很难作为直接证据的，也很难得到法院认可与支持。

当合同当事人产生纠纷时，除非对方对扫描件认可，否则需要提供其它相关证据进行佐证，形成证据链条，扫描件才能作为定案证据。

虽然，合同原件也可能被篡改，但合同原件的真伪可鉴定，如原件真实，则可作为认定事实的证据，而扫描件即使鉴定真实仍不能直接作为证据认定，这就是两者区别。

3、传真件的法律效力

传真件也属于合同书面形式的一种，但传真件性质的不同会影响其法律效力：由双方互相传真并直接就其所载内容进行修改或确认的传真件可视为原件，但仅以传输文本、图像为目的的传真件在性质上则类似于复印件，属于效力待定的证据，因而不能单独作为认定案件事实的证据。

其次，传真件的证据力还受到客观情况的影响，有时，即使传真件的性质属于原件，仍不能单独作为认定案件事实的证据，例如：

（1）当事人相互要约、承诺过程中所使用的传真件，只要一方的承诺尚未成立，该传真件就不能作为认定合同关系成立的证据。

（2）当可证明合同关系成立的传真件接收之后，双方当事人就约定事宜又签署了正式合同文本，则该传真件也不能作为认定合同内容的证据。

综上分析，传真件在作为原件时虽具有完全证据效力，但一般需要通过其他证据佐证其真实性。

对于确认传真件的证据效力，首要方法是询问对方当事人对传真件的质证意见。若对方当事人不予认可，则进一步询问传真件上的传真标志、传真号码等是否属于该当事人所有。如对方不置可否，可依照《民事诉讼证据规定》第八条第二款来确认传真件证据效力。另外也可查询电信部门发出传真方的电话机在特定时间传真的档案记录，与传真件相对照。

尽管加盖公章的合同原件具备最强的证据力，但在实际操作中，想要确保每一次签约与合作都能做到合同原件传输归档之后开展业务还存在一定难度。

例如：企业为推进业务进度，合同盖章归档流程未完成而业务已经实施、纸质合同传输过程中遗失或损毁等……

合同管理小提示：

1、为确保合同签订与履约安全合规，合同条款确认、合同盖章、合同归档完成后再开展履约行为更为合理。借助可靠的电子合同平台进行合同签订管理可实现签署高效、内容不可篡改、数字化存档等需求，助力企业规避风险；

2、对于各地分支机构合同签订与盖章需要总部授权的情况，通过总部授权盖章后由分支机构通过防伪打印设备输出合同文件的方式也可以保障合同安全性。防伪打印的合同文件上，由于添加唯一性防伪标识，可读取出合同原文内容提供佐证，形成证据链闭环；

3、如果现实条件确实不允许，只能通过传真或扫描的形式，

那么合同原文中附加一句“双方均同意传真件、扫描件具有同等法律效力”是十分必要的。如果是扫描件最好用彩色扫描，传真件、扫描件均需保留原件，最大限度的规避风险产生。