档案利用与保密浅谈

档案利用与保密浅谈

发表时间：2012-05-30T11:28:48.060Z 来源：《时代报告（学术版）》2012年2月（下）供稿作者：周小敏

[导读] 加强档案利用中的监督是做好档案利用过中安全保护工作的一项重要措施。

周小敏

（湖北襄樊职业技术学院，湖北襄樊 441050）

中图分类号：G273.5 文献标识码：A 文章编号：1003-2738（2012）02-0311-01

摘要：正确认识和处理档案利用和保密间的关系问题，是新时期开展档案利用工作需要认真对待和解决的问题。档案只有被合理利用，才能体现档案及档案的价值。因此在加大档案利用力度的同时，必须做好档案的保密工作，把有效利用档案与科学保密有机结合起来。关键词：档案管理；利用；保密

收藏档案的根本目的之一，就是要满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求。档案也只有在利用过程中才能彰显它的作用，才能为社会创造财富。目前有些档案部门在提供利用档案时，只重视档案的利用而忽视档案的保密性，造成机密材料泄露；而有些档案部门则又“重保轻用、利用不足”，致使许多宝贵的档案没有得到及时、合理的开发与利用，造成资源浪费。因此，正确认识和处理档案利用和保密间的关系问题，是新时期开展档案利用工作需要认真对待和解决的问题。

一、加强档案工作人员队伍建设

档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质。在《中华人民共和国档案法》中也有具体的规定：“档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”它从法律的角度对档案管理人员的政治素质和业务素质上提出了基本要求。随着社会的进步，经济的发展，档案业务也在不断地更新和拓展，特别是信息时代的到来，给档案工作提出了更高的要求，这就对档案管理人员在素质上提出了新的要求、新的标准。

（一）高尚、坚定的思想政治素质。

首先，政治立场要坚定。档案管理人员要注重学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”的重要思想，能够用科学发展观指导档案工作的理论和实践。必须具备坚定正确的政治方向，有鲜明的政治观点、政治觉悟和较高的思想政治素养，在大是大非面前头脑要清醒，态度要明确，在言行上必须同党组织保持高度一致，坚决贯彻执行党的各项路线、方针、政策，确保党和国家的政令畅通，确保国家档案资源的安全。其次，具有大局观念。要注重党和国家工作大局，善于根据党组织的要求和大局的需要积极主动地开展档案工作。要高瞻远瞩，以对过去、现在、未来负责的态度，对待档案工作，从有利于各项事业发展的角度出发，服从和服务于党的中心工作。再次，具有强烈的责任感。档案作为记录历史事实的载体，是一种非常珍贵的信息资源。作为档案管理人员，要充分认识到做好档案工作的重大意义，认真宣传、贯彻《档案法》及档案工作的法律法规，敢于同有损和破坏国家档案资源的人和行为作斗争，时刻维护党和国家的历史面貌和档案的安全，最大限度地开发利用好档案信息资源，为社会主义各项事业发展服务。

（二）全面、扎实的业务素质。

随着时代的进步，社会的发展，档案利用也涉及到社会的各个方面，档案管理人员的业务素质是应是全方位的，既有扎实的档案专业知识和丰富的相关学科知识外，还有要求了解掌握现代科技知识。

1.扎实的档案专业知识。专业知识技能的高低和熟练程度，直接关系到档案管理的水平和服务质量。档案管理人员要掌握档案学的基本原理，认真学习档案管理学、科技档案管理学、档案保护技术学和档案文献编纂学，用丰富的档案专业知识去指导和推动工作，解决实际工作中出现的疑难问题，减少工作中的随意性和盲目性。注意运用科学的管理原则和方法，对档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、利用、编研等业务环节全过程进行管理。还应注重在实践中总结经验，逐渐将工作经验上升为规律性认识，掌握工作的主动权，使档案管理更科学、资源利用更充分、服务工作更有力。

2.丰富的相关的学科知识。档案管理人员不仅要了解中外档案管理科学知识及其发展情况，而且要学习其它相关的社会科学和自然科学知识。同时，要知晓本地区历史沿革和组织发展史，熟悉本单位业务。只有全面了解和重点掌握各方面知识，才能做到科学管理、合理使用档案资源。

3.了解掌握现代科技知识。随着现代科学技术的发展，特别是计算机、数据库技术以及复印机、光盘刻录机、扫描仪等办公自动化设备的应用，档案管理工作的方法和手段也随之发生了变革，从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变。档案的载体，记录方式的多样化，使得档案部门提供利用方式发生了根本性的变化。只有具备计算机等现代化办公设备的操作能力，充分发挥它们的功能，才能实现档案信息的现代化储存、检索、提取和交流，才能提高工作效率和质量，满足日常工作需要。

二、加强档案利用管理中的制度建设

在档案利用过程中，严格的规章制度和得力的监督机制，是确保档案的安全与完整的有力保障。

（一）要制定有效的规章制度。

档案部门要加强档案法规建设，各级各类档案收藏部门，应当以国家的档案法规为准绳，逐步完善本单位的档案利用法规制度体系，并使档案利用的章则制度起到保护档案用户合法利用权益，促进档案信息资源开发利用，维护国家档案完整与安全的作用。档案管理部门在日常的管理中应制定相当的档案利用规章制度，如阅览制度、外借制度、复制制度、保密销毁度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循；对待保密期限，能够快速、及时进行保密与解密工作，使档案的利用做到最大化。保证在大力开展档案利用工作的同时，确保档案的完好无损，并不失密、不泄密。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（二）要有得力的监督措施。

加强档案利用中的监督是做好档案利用过中安全保护工作的一项重要措施。它能效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案安全保护的各种不良行为，从而做到既能充分利用档案，又能保证档案的完整与安全。在实施监督工作时，可以做到软、硬件兼施。所谓“硬件”，是指可在档案馆（室）内安装摄像监视器，记录下利用者利用档案的全部过程；所谓“软件”，则是指档案管理工作者，档案工作人员作为管理者，应具备良好的档案安全保护意识和观念。在工作中针对不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监