Access 应用基础—数据库及表设计

Access 应用基础—数据库及表设计
内容简介
Microsoft Access 是当前最流行的Windows数据库应用程序之一，它是一种关系型数据库管理系统，不但能存储和管理数据，还能编写数据库管理软件，是一种使用方便、功能较强的数据库开发工具。

主要介绍：数据库的基本概念、Access与数据库的基本操作、Access 的基本组件：表、查询、窗体、报表、宏及数据表、窗体和报表的打印等内容。

学习重点
1.数据库的基本概念
2.数据库结构的定义与编辑
3.数据库数据的建立与编辑
4.表、查询、窗体和报表及宏的创建与使用
学习难点
1.表结构的设计、创建表、完整性约束
2.复杂查询的设计与实现
3.窗体中控件的设置
4.报表中的各类统计
5.宏及命令，并组织一个简单的数据库应用程序
一. 数据库基础知识及Access
Access是Office办公套件中一个极为重要的组成部分。

刚开始时微软公司是将Access 单独作为一个产品进行销售的，自Office 97开始将Access捆绑到其中，成为Office套件中的一个重要成员。

现在它已经成为Office办公套件中不可缺少的部件了。

Microsoft 公司在Access 95 的基础上陆续推出了 Access 97、Access 2000、Access 2003，成为世界上最流行的桌面数据库管理系统之一。

微软公司通过大量地改进，将Access的新版本功能变得更加强大。

不管是处理公司的客户订单数据；管理自己的个人通讯录；还是大量科研数据的记录和处理，人们都可以利用它来解决大量数据的管理工作。

Access是一种关系型数据库管理系统，不但能存储和管理数据，还能编写数据库管理软件，用户可以通过Access提供的开发环境及工具方便地构建数据库应用程序，大部
分是直观的可视化的操作，无需编写程序代码，是一种使用方便、功能较强的数据库开
发工具。

数据库是数据管理的最新技术，是计算机科学的重要分支。

由于数据库具有数据结构化、最低冗余度、较高的程序与数据独立性、易于扩充、易于编制应用程序等优点，较大的信息系统都是建立在数据库设计之上的。

因此，不仅大型计算机系统，还是中小型计算机系统，包括微型机，几乎所有的计算机系统都配有数据库管理系统。

计算机应用从科学计算进入数据处理是一个划时代的转折，使计算机从少数科学家手中的珍品成为广大科技人员和管理人员工作中的得力助手和有力工具。

从此，计算机的应用空前发展，人类社会进入了信息社会。

数据处理是指对各种形式的数据进行收集、储存、加工和传播的一系列活动的总和。

其目的是从大量的、原始的数据中抽取、推导出对人们有价值的信息以作为行动和决策的依据；是为了借助计算机科学地保存和管理复杂的大量的数据，以便人们方便而充分地利用这些宝贵的信息资源。

数据库技术所研究的问题是如何科学地组织和储存数据，如何高效地获取和处理数据。

数据库技术是数据管理的最新技术。

数据库系统是当代计算机系统的重要组成部分。

数据处理的中心问题是数据管理。

数据管理指的是对数据的分类、组织、编码、储存、检索和维护。

数据、数据库、数据库管理系统(DBMS)和数据库系统是数据库技术中最常用的术语，它们之间既有区别又有一定的联系。

数据：能被计算机存储和处理的反映客观实体信息的物理符号。

它包括数字、文字、表格、图形、音频、视频、图像、动画等。

记录：多个数据的集合。

数据库DB：数据记录的集合。

但是，这些数据在计算机中的存储格式不是杂乱无章，而是按一定的数据模型组织、描述和存储，具有较小的冗余度，较高的数据独立性和易扩展性，并可为各种用户共享的记录的集合。

因此，数据库是由数据和结构组成的。

数据库管理系统DBMS：是为用户提供一个建立、维护和使用数据库的环境，控制和管理存储在计算机内的数据，使计算机具有对大批数据的处理能力，实现数据共享的软件。

Access就是用于微机系统中的比较流行的数据库管理系统软件。

数据库系统DBS：数据库系统由数据库、数据库管理系统和用户构成。

用户使用数据库是目的，数据库管理系统是帮助用户实现这一目的的工具和手段。

某用户根据本部门某些业务的需要，在微机系统上以Access为开发工具，定义若干数据库文件，输入大批数据，并编写了功能丰富的应用软件，以实现对数据库中的数据进行维护和使用并且达到自动化的程度，这就是一个数据库系统。

关系型数据库管理系统RDBMS：对数据库的设计采用的是关系方法，其数据模型为关系模型的数据库管理系统，被称为关系型数据库管理系统。

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数据库管理系统的特点：将具有一定结构的数据组织成一个集合。

数据的结构化、数据的共享性、数据的独立性、数据的完整性、数据的灵活性、数据的安全性。

二. 数据库的创建与库内结构
1. Access的启动与数据库的创建
启动Access，右边会出现如下图所示的菜单项，新建或根据模板新建。

Access数据库可以包含很多个表、窗体、查询、报表、宏和模块，它们都存储在扩展名为mdb的数据库文件中，方便了数据库文件的管理。

2. Access的内部结构
表：表用来保存数据库中的数据，是数据库的核心。

表中的数据是一组逻辑相关的数据，在表中这些数据按行和列的方式进行组织。

查询：查询用来从某个数据表或某些数据表中根据查询准则的要求抽取出特定的信息，供用户查看或打印。

所谓查询准则就是查询条件。

窗体：窗体是作为数据的输入和输出显示格式控制，使用窗体对表进行维护，如添加、修改、删除表中的记录。

报表：
或者是基于查询结果来显示满足某个查询条件的记录。

报表也可以使用基于多个表和查询中的数据，以表示数据之间的复杂关系。

页：在Access 中，页是一种特殊的Web 页，用于查看和操作来自Internet 或Intranet 的数据，这些数据保存在Access 数据库、SQL Server 数据库或Excel 电子表中。

宏：宏是指一个或多个操作指令的集合，其中每个操作完成特定的功能。

模块：模块是开发人员用Visual Basic for Application 编写的函数。

在必要时调用这些函数，使Access 变得更加方便和灵活。

Access 中各个对象
之间的关系
Access 中的7种对象
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三.表的设计
1. 表的基础知识
●字段名称：由用户输入指定该字段的名称。

允许使用汉字，最多为64个字。

●数据类型：指定了字段中储存的信息的类型。

●字段属性：与字段类型有关，当选择不同的数据类型时，窗口下方会出现不同的“常规”选项卡，可对该字段进一步进行定义，甚至可以规定在数据库中如何使用。

属性的内容非常多，不同类型的字段有不同的属性，下面介绍一些最常用的属性。

2. 创建表
有多种方法：使用设计器创建表、使用表向导创建表、通过导入表创建表、通过输入数据创建表。

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创建表时，请注意字段名称、数据类型、字段属性和主关键字的设置。

(1) 定义主关键字
数据库中的每一个表应该要有一个主关键字。

它是唯一标识记录的一个或多个字段。

如果没有指定主关键字，Access将会提示用户是否要建立，并建议用户设立主关键字。

有了主关键字，可用它对表中的数据进行查询检索，在后面的许多操作中，关键字都起到了很重要的作用。

定义主关键字的操作步骤如下：
●在表设计视图中，如果只是定义一个字段为关键字，可直接单击左端的行选择按钮；如需多个字段，则在单击的同时按下Ctrl键，就可以选择多个字段；
●单击工具栏中的“主键”按钮，或“编辑”菜单→“主键”。

完成设置后其字段左侧会出现关键字标识。

（小钥匙）。

(2) 设置“数据类型”时，运用查阅向导，有两种方法：
●使查阅列在表或查询中查阅数值；
●自行键入所需的值。

(3) 设置“数据类型”为“是/否”型时，其“默认值”不能输入“是”或“否”，应该键入“True/Yes/On”或“Flase/No/Off”。

(4)
3. 导入表
打开数据库→选择“表”→“新建”→“导入表”→选择要导入的表的文件类型→选择文件→“导入”→按“导入数据表向导”提示操作。

或“文件”→“获取外部数据”→“导入”。

注意：导入表后需对各字段的格式逐一修改。

4. 向表中添加数据
将光标置于末条新记录起始位置→横向逐个字段输入完一整条记录→“回车”键后光标自动跳到下一条记录的起始处→可继续下一条记录的输入。

表视图下端记录指示框：
三角：当前记录、星号：新记录、铅笔：正在修改。

保存表中的记录：
单击表窗口右上角的控制按钮→弹出Access消息框，询问是否要保存对表布局的更改→单击“是”按钮，表的内容和布局一起保存。

OLE类型（例如照片）字段的输入
光标指向表视图的OLE类型字段中，点击鼠标右键→“插入对象”→“由文件创建”。

5. 修改已有的数据表
●修改表的结构—是维护数据库的一项重要工作，通常有：修改字段（字段名、类型、属性等）、增加、移动、删除字段等（修改主关键字段时要考虑到与其它表之间的关系）。

●修改表中的记录—修改、增加、移动、复制、删除记录及撤消对数据的修改等。

四. 表之间关系的建立
什么是数据库中表之间的关系？关系是将一个个独立的表结合起来的纽带，它描述了数据库中各个表之间的连带关系和对应关系。

（参照完整性）
主表：相对于相关表而言。

在主表中存在主关键字段或具有唯一索引，也就是说在主表中，相对于关键字段记录是唯一的。

相关表：相对于主表而言。

在相关表中有某个字段的取值来源于主表的关键字段，该字段即成为其主表的外码，与主表存在着参照完整性的约束。

如果要在两个表之间创建关系，首先这两个表中必须有相同（相同的数据类型和字段大小，不需要有相同的字段名称）的公共字段，同时作为主表一方，必须具有能唯一标识表中记录的字段。

常用来表示关系的字段是该数据表的主关键字段，例如学生学号、课程代码等。

Access所提供的表关系共有三种：
●一对一关系：对于A表中的每个记录，在B表中都有一个唯一的记录与之匹配；
●一对多关系：对于A表中的每个记录，在B表中都有一个或多个记录与之匹配，但B表中的每个记录在A表中只有一个记录与之匹配；
●多对多关系：A表中的每个记录与B表中的多个记录匹配；反过来，B表中的每个记录也与A表中的多个记录匹配。

建立关系的一般步骤：
●定义主表相关联字段的主键或索引（无重复）；
●关闭所有打开的表；
●在数据库窗口空白处右击，选择“关系”；
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●把主表中的主关键字段（以粗体文本显示）或索引字段拖到相关表中相关的字段。

注意：建立查阅向导的同时也建立了关系，可再行编辑关系。

关系窗口中的三个菜单：
右击关系窗口中的空白处：
●“显示表”命令可打开“显示表”对话框，用以将已有的表调入到关系窗口中；
●“全部显示”可将全部具有关系的表都显示到关系窗口之中；
右击关系窗口中的表标题：
●“显示相关表”可将与当前选中的表有关系的表都显示到关系窗口之中；
●“表设计”切换到表设计视图；
●“隐藏表”将表从“关系”窗口中隐去，不会被删除；
右击关系窗口中的连接线：
●“删除”关系，在修改主表中的关键字段前，必须先删除其存在着的关系；
●“编辑关系”命令用以打开“编辑关系”对话框。

参照完整性（级联更新）：即是主表中更改某个记录关键字段的值，其相关表中的相应值得到同步的更改；
参照完整性（级联删除）：在主表中删除某个记录时，其关键字段值所对应的相关表中的记录同步被删除。

五. 课堂示例
1. 新建数据库和表
⑴新建“Shift-MIS”数据库；
⑵在数据库中新建3个表：专业表、学生表、成绩表，各表的结构图如下所示：专业表
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学生表
成绩表
说明：同时选中学号和课程号字段后设置主键
⑶输入记录
在专业表中输入如下记录：（最左列的“+”以后会自动产生）
在学生表中输入如下记录：（包括照片字段）
2. 导入“课程表”
在向导中选择“不要主键”，之后到设计视图中再设主键。

按下表修改课程表的结构
并检查有无数据丢失。

3. 建立关系
各表之间的关系如下图所示，并设置参照完整性、级联更新、级联删除。

六. 课堂练习
1.完成课堂示例1--3；
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2.菜单“工具”→“选项”→“常规”→选择“关闭时压缩”复选框；
3.保存并关闭Shift-MIS数据库。