行政办公类成本控制措施

行政办公类成本控制措施
一、在节能、节电方面的日常定期检查
（一）每日巡查
办公室人员按照午间值班表,每个工作日中午、下午下班（或仅在下午下班做全面检查，中午做部分检查）后完成公司内部巡视检查工作,并对结果进行记录，每2周公司范围公布一次检查结果。

检查范围及具体要求：
1.会议室检查（电器设备是否关闭、桌椅摆放、卫生是否达到公司要求）；
2.个人工位检查（电脑显示器是否关闭、桌面是否杂乱、工椅是否按照公司要求摆
放）；
3.安全门检查（公司财务室、司机班、2个吸烟室安全门是否安全闭锁）；
4.鱼缸检查（公司前台、长廊鱼缸是否有异响，状态是否异常）；
5.窗帘检查（办公区域窗帘是否在开窗状态时升起）；
6.公司日常办公要求的其他各项检查。

( 二) 信息管理相关检查
办公室网管人员对公司信息管理相关软硬件运行及员工使用情
况进行检查。

并对结果进行记录，每2周公司范围公布一次检查结果。

检查范围及具体要求：
1.不定期抽查项目：
A:在公司打印机、文件服务器上留有公司涉密文件；
B:邮件修改初始化密码情况、工作邮件及时保存本地情况；
C:员工是否打印与工作无关内容;
D:员工门禁使用情况（指纹考勤，刷卡开门不计入考勤）。

2.每周个人电脑使用检查：
A:硬件状态
B:软件及系统状态
C:是否浏览与工作无关网页
D:未按规定使用IM软件
3.每周固定检查项目：A：会议
系统设备检查B：门禁系统
C:背景音乐系统
D:邮件系统
E:程控交换机
F:网络接入设备
G:VPN系统
H:服务器
4.每月笔记本电脑抽查项目：
A:办公时间在公司使用情况
B:硬件状态
C：系统运行状态
( 三)其他检查工作
1.办公室人员每周固定对公司人员着装进行一次整体检查,每二周公司范围内公示一次；
２．每周五下午下班后，办公室人员（２人）对公司整体卫生、电器使用情况、安全情况
进行检查；
二、办公废品回收利用及相关工作
1.每月第二周周五,办公室人员收集各部门单面用纸,集中处理后统一置放在文印室供员工使
用；
2.每月第三周周五办公室人员对公司当月饮料水瓶、纸箱、杂物进行集中清理及出售
（具体时间安排可根据废旧物资实际情况进行灵活处理）；
3.每季度向公司提交回收利用相关费用情况，并将公司每月水电杂费支出单独列表，
做好环比统计，每月定期上报公司。

三、公司公务用车优化管理以及检查工作
1.总办车队合理申请及调配公司公务用车，改良现行的公务车队每日发车由申请部门提
前半天向总办申请；
2.总办每日下午4—5点向公司各部门公布次日上午、下午发车时间及方向。

总办每周要
通过办公室进行公示用车情况；
3.非公司重要事件处理、非紧急或非接送客人等事宜，各部门或个人采取出租车方式
外出;
4.办公室不定期对公司车辆预约单进行检查。

四、费用控制
１．公司接待类、联谊类费用支出
办公室严格把控所有部门以及个人的接待类、宴请类、联谊类费用支出，各部门在接待客户时必须按照现行管理制度设立的标准执行，对于供应商类客户以及内部交流活动的宴请标准（见附件）应降低一个等级执行，宴请时我方人员人数不得高于对方人数，特殊情况需提前向办公室说明情况。

各部门之间的联谊活动需事出有因，活动前需做好预算、且必须控制在预算范围内。

公司所有人员、各部门在申请联谊活动、宴请（包括与公司有协
议签单的饭店，如：雅菲咖啡、湘府明珠、新世纪饭店）时，均必须
提交《宴请申请单》，说明情况并进行费用预估，未填写《宴请申请
单》的申请一律无效，办公室每月底向公司提交接待费用报表。

财务部在报销审核时，必须见到办公室签字及申请单，否则不予报销。

２．交通费用：
各部门严格把关打车申请，对于公交车、地铁直达或者中转站不超过3次的地点、且人员无负重时，建议使用公交地铁；火车票、机
票订购需通过部门领导、且必须填写《订票单申请单》由公司领导审
批，至少提前一天预订，优先选择有一定优惠的车次、航班；
办公室对出租车报销进行签字审核，财务部在报销审核时，若无
办公室签字则不予报销；对于无申请的火车票、机票不予联系预订。

３．邮寄、快递费用
1.办公室做好信件、邮包的发送、记录、管理工作；
2.2日内同一收件人、收件地的邮件，无特殊情况不予受理发送。