接待手册(范本)

XX公司

标题（XX月XX日XX活动）

接待XX细则

XXX （接待方案编制人）

年月曰

目录

1 接待工作组人员名单 (1)

2 接待工作分工. (1)

3 日程安排. (1)

4 接待细则. (3)

5 车辆安排-接机. (5)

6 车辆安排- 送机. (6)

7 用车安排表. (7)

8 车辆申请单. (8)

9 接待组工作人员联系方式 (9)

10 客人名单及房间号码表 (10)

11 用餐安排. (11)

12 客人信息. (12)

1. 接待工作组人员名单

1.1接待工作组负责人：XXX （最好是领导，便于对工作人员进行统筹协调）

1.2接待组工作人员：XXX等（接待工作具体执行人）

2. 接待工作分工（视具体接待任务来确定工作分工）

3. 日程安排

日程安排主要回答时间、地点、人物、事件（做什么）、怎么做等几个内容, 需要提前发给接待相关各方，告知各方提前做好准备。

日程安排（范本）

XX国XX公司一行三人，将于XX日来我司开展XX项目/XX领域参观及洽谈工作。

来访人员分别是：Mr.XX - shareholder, Wrobel - GM of XX, Hofma nn - Tech nical Director

预计X日搭乘CAXXXX亢班，XX:XX到广州。具体行程安排如下:

注:

1. 日程安排列好后，接待人员应提前将日程安排发给接待各方做好相应准备。通过该表,

相应人员即可知道什么时间、在哪里、做什么了。

2. 如有需要，建议提前拟定英文版，发外方人员确认日程。

4. 接待细则（为使接待工作更加系统、高效，建议接待人员提前制定接待细则，

将每一项工作细化、责任化，每项工作列明限办时间，并且只落实到1个人, 避免多头负责变成没人负责）

注：

1、接待过程中涉及的接待车辆、住房、用餐安排、酒水准备、会议室、参观路线、礼品、

景点门票等，建议接待员提前联系好，减少中间环节，每项工作只落实1个完成人（避免出

现以下情况：接待员A安排B订好住房，B找到C,让C安排好后告知B, B再告知A。这种情况建议接待员A直接将这项工作交给C负责，C安排好住房后直接告知A即可）在接待任务开始前进行穿行测试，确保后勤保障到位。

2、以上表格中蓝色部分为一个循环，小型接待可能只涉及到一部分内容（如仅涉及座谈、午饭可送客），大型接待可能有以上几个循环（客人停留时间较久时）组成，建议接待人员根据接待任务的不同，提前做好接待计划。

注:

以上描述的是一个接待任务中有三批客人不同时间到达的接机安排，接待员在接待开始前要对客人的航班信息、到达时间，接待车辆等安排应提前落实好，做到心中有数

注：

接待过程中用车比较多，比较频繁，建议统一制成一张用车安排表，交车辆调度部门安排车辆，如果车辆使用比较少，填写车辆申请单即可。

7.用车安排表

注:

车辆安排确定之后，接待员要将出车时间、出发地点、车牌、司机、司机电话等信息提前告知相关人员，以便相关人员不会提前做好

序号

乘车准备司机及联系电话备注

到达地点不

容易找的，建

议提前告知

司机地点，让

司机先做好

功课。

8.车辆申请单

9.接待组工作人员联系方式

10. 客人名单及房间号码表

注:

1. 房间合计X间，其中XX房X间，XX房X间；

2. 住宿安排好排好后可提前发给酒店，酒店将按照客人姓名及预订房间类型等为客人办理入住手续;

3. 房间号与酒店确认好后，需要的时候可以帮助客人安排早晨叫醒服务。

11. 用餐安排

X日用餐人员名单：客人（共X人）：

陪同人员（共X 人）：

用餐地点：XX酒店XX房间酒水准备：

X日用餐人员名单：客人（共X人）：

陪同人员（共X人）：

用餐地点：XX酒店XX房间酒水准备：

12. 客人信息对于重要客人，建议提前在互联网上下载客人简介、照片等，接到客人后，马上能够分

辨出谁主谁次，方便后续接待安排。