期刊网络在线投稿系统的设计与实现.

沈阳农业大学学报(社会科学版,2008-07,10(4:510-512

Journal of Shenyang Agricultural University(Social Sciences Edition,2008-

07,10(4:510-512

期刊网络在线投稿系统的设计与实现

杨思尧

(《高等农业教育》编辑部,沈阳110161

摘要:为了解决目前通过电子邮件网上投稿存在的弊端,提高期刊编辑部工作效率,参照传统期刊编辑部工作流程,在W i ndo ws 2000的I I S环境下,运用ASP+Ac c e s s数据库方式,开发了基于因特网的在线投稿系统。系统可以完成作者在线投稿,稿件自主管理、实时跟踪审稿进度,编辑在线审稿,稿件在线管理,编辑与作者、作者与作者之间沟通等主要功能,并可根据权限对稿件及网站进行管理,基本涵盖了期刊编辑部稿件管理全过程。为提高用户访问速度,采用了动态生成静态页技术。并根据实际情况,提出了实现在线投稿后对编辑部工作新的要求。

关键词:在线投稿;稿件自主管理;系统设计;网络

中图分类号:G237.5;G210.7文献标志码:A文章编号:1008-9713(200804-0510-03

目前许多杂志都接受电子邮件投稿,为作者投稿提供了一条便捷的渠道。但通过电子邮件投稿,不仅增加了编辑部稿件管理的工作量,而且接受的电子邮件稿件相关信息往往不是很完整,也增添了编辑与作者联系时的不便,如果处理不及时,反而会延长稿件处理周期。而且电子邮件还受计算机病毒及垃圾信息的困扰,造成有些附件无法打开或真实性无法辨别。同时,由于论文作者日常通过电话向杂志编辑部查询稿件审稿信息,编辑部的日常事务性工作量也非常大。通过网络在线投稿,则可以避免诸多稿件管理的不便,极大地减轻了编辑部的日常稿件管理压力。

所谓网络在线投稿,是指论文作者访问指定的网站页面并将论文上传,并同时实现稿件的自主性管理的过程。我们在此提出的作者自主性稿件管理的概念,是指作

者对所投稿件自行管理,对编辑审稿的进程自行查询,无需直接与编辑接触,即可满意地获得稿件处理意见及处理进程的相关信息。随着网络技术的普及,实现了真正意义上的网络在线投稿的时机已经成熟。我们采用ASP+Ac c e s s数据库编程实现了基于网络在线投稿系统。

一、网络在线投稿系统的设计方案

《高等农业教育》是一本面向全国高等教育系统的学术性刊物,编辑部长期以来形成了具有自己特点的工作规程。我们在此基础上,从自身工作特点出发,设计了《高等农业教育》编辑部网络在线投稿系统的基本方案。

(一网络在线投稿方式设计

出于对作者著作权的保护和尊重作者隐私等方面的考虑,网络在线投稿系统采用用户注册方式,对作者信息和稿件进行管理。而且每位投稿作者只能用自己注册的用户名和密码登录系统,方能向杂志编辑部投稿,并仅能查询自己所投稿件的处理进度,而无法浏览其他作者的投稿相关信息以及作者注册信息。为防止作者多次上传稿件,造成重复投稿,减轻服务器压力,系统采用设定注册用户等级的方式,对作者每日上传文档的数量进行限制,同时对上传文件种类和文件大小也作了相应的限制。

(二稿件自主管理的设计

在编辑部传统工作模式中,稿件由编辑部负责管理,作者只能通过信函、电话、E-ma i l等途径向编辑部咨询稿件处理情况,无法自主查询,也不能及时处理自己的稿件。稿件自主管理方式的实现,为作者管理自己所投稿件提供了极大的方便条件。但稿件自主管理,并不意味着作者可以随意撤换、删改所投稿件,作者投稿后如果期刊编辑部没有接受其投稿,作者则可以修改、删除稿件;如果已经接受投稿,就表明责任编辑已经开始审

收稿日期:2008-02-20

作者简介:杨思尧(1964-,男,沈阳农业大学副研究员,硕士,从事高等教育及计算机信息管理研究。

第4期图1网络在线投稿系统主要功能模块

稿,此时作者就不能再随意修改、删除已投稿件,如果要撤换、修改稿件,只能与责任编辑或系统管理员取得联系后方能做相应调整。但无论稿件处于何种状态,作者本人都可以随时下载取回论文。

(三稿件相关信息设计和后台管理方式

根据“中国学术期刊(光盘版检索与评价数据规范”要求,投稿作者必须提供论文与作者相关信息。投稿作者必须在用户注册或在线投稿时提交论文题目、作者姓名、作者工作单位、联系方式、作者简介、基金项目等信息。为了便于稿件能准确地分发到相关的责任编辑手中,在网络在线投稿系统中还要求作者直接输入论文摘要和关键词。主编、责任编辑、稿务主管及系统管理员对稿件或系统的管理均在系统后台进行,必须经过系统登录方能实现。

1.稿件管理参照传统编辑部工作流程,对网络在线投稿环境下审稿程序仅做了必要的微调。作者通过网络在线投稿后,编辑部对稿件内容采用审核制,刚投出的稿件在作者名下的“稿件管理”项中显示稿件处于“未接受”状态,期刊编辑部根据稿件内容,严格审核后,确认符合本刊办刊宗旨,未超出本刊刊载范围,方能接受投稿。此时稿件才能分配到相应的栏目责任编辑手中审稿,栏目编辑通过后台“稿件管理”栏目中相应负责的杂志栏目下载稿件电子文档后审稿,稿件状态即进入“初审中”,然后依次为“初审通过”“终审中”“终审通过”“用稿通知发出”“版面费未收到”“版面费收到”“排版中”和“已刊发”状态,并且显示责任编辑姓名,以便作者与之相互沟通。审稿程序与传统的编辑工作程序完全相同。杂志录用稿件最终的用稿通知仍以纸质信函方式寄给作者。

2.上传文件管理由于作者需要上传稿件至服务器,为避免系统长时间运行后无用文件占用系统空间情况发生,在系统后台稿件管理中设置了上传文件管理,可通过系

统自动识别后删除无用上传文件,也可通过手动方式按月份浏览上传文件,然后删除指定文件,以释放被占用的系统空间。

3.用户管理系统将用户划分为作者、稿务主管、责任编辑和系统管理员,并实行权限等级管理。系统管

理员具有最高权限,可以进行系统的一切设置与信息的添加、

修改和删除,可以分配所有用户的权限;稿务主管只具有为论文分配责任编辑等权限;责任编辑具有与稿件相关的部分信息的修改、添加权;作者根据情况也划分不同的等级,分别在每日投稿数量、上传文档大小等方面赋予不同的权限。

4.系统管理系统管理主要是对网站的底层进行配置,包括网站基本信息及各种功能设定,对网站的使用情况监控等。为了使系统正常运行,必须保证系统后台数据库的安全,为此在系统管理中设置了数据库管理,可由系统管理员定期对数据库进行备份、压缩等操作,以便在系统遭到破坏时,能够最大限度地恢复投稿作者的相关信息。

网络在线投稿系统主要功能模块设计如图1所示。

杨思尧:期刊网络在线投稿系统的设计与实现511・・

沈阳农业大学学报(社会科学版第10卷

二、投稿系统的实现

(一系统环境

网络在线投稿系统是在W i ndo ws 2000+I I S 环境下开发,采用B/S (Br o ws e r /Se r v e r