《excel高效数据分析之道——让您的分析报告更有说服力》
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Excel高效数据分析之道
—让您的分析报告更有说服力
韩小良
Excel高效数据分析之道
使用Excel的基本素养
• 充分认识Excel是一个科学管理工具
• Excel表格的标准化与规范化包括：
– 结构标准化和规范化：很多表格的结构设计是不规范的，使得无 法使用函数创建高效率计算公式，也无法使用相关的工具实现数 据的高效处理和分析。 – 数据标准化和规范化：很多表格的数据也是不规范的，使得编制 的分析报告出现偏差和错误。
• 所以，当拿到一个表格时，首先要检查表格的结构和数据 是否规范，是否有错误。
将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效
• 低效率的加减公式，既不科学，也容易出错。在很多情况下，可以使用 有关的求和函数来解决。 • 常用的求和函数
– SUM函数：无条件求和。但SUM函数还有另类用法，比如快速计算表格中的 小计的总和 ； 快速对多个工作表求和 – SUMIF 函数：单条件求和
快速填充数据
• 有些时候，从系统导入的数据表格有大量的空白 单元格，需要进行填充。 • 根据具体情况：
– 取消合并单元格并填充数据（标准的数据表是不允许 有合并单元格的） – 填充为上一行的数据 – 填充为数字0
• 案例05 快速填充数据
其他数据整理技巧
• • • • • • • 批量修改数据 转置数据位置 复制可见单元格数据 快速删除空行和空列 快速批量插入空行和空列 快速删除工作表中的所有图形对象 ……
•
自定义Excel操作界面
– 添加常用的操作按钮（格式按钮、增大/缩小字号按钮、选择性粘贴按钮、粘贴数值 按钮、等等） – 熟练使用常用的快捷键 – 等等
•
让你的Excel发挥最大的效能
– 安装完全版（Excel 2003） – 加载分析工具库
Excel的思考
• Excel是什么? • Excel能做什么? • Excel怎样使用?
第1部分 标准化与规范化 ——不可忽视的基础性工作
• • • • • • • • 为什么要做标准化与规范化工作 Excel表格容易出现的错误 快速修改非法日期 快速转换文本型数字 快速删除数据中的特殊字符 快速分列数据 快速填充数据 其他数据整理技巧
为什么要做标准化与规范化工作
• Excel处理分析数据是非常灵活的，但是不能随心所欲地 设计表格和输入数据，否则Excel中很多功能或函数将可 能无法实现。 • Excel表格的标准化与规范化，是数据处理分析的基础。
•
如何把数字转换为文本型数字?
– 使用分列工具Baidu Nhomakorabea– 使用TEXT函数
• •
注意：文本型数字使用普通函数计算是可以的，但使用数据透视表或者建立 分类汇总，就会出现错误。 案例02 将文本型数字转化为纯数字
快速删除数据中的特殊字符
• 从系统中导入的数据中，可能会有很多看 不见的“垃圾”字符，会影响到数据的处 理和分析，应当予以删除。 • 比如：
• 修改非法日期（案例01） • 基础知识：常用日期函数及其应用
快速转换文本型数字
• • 在一个表格中，有时候需要把数字处理为文本；有时候又需要把文本型数字 转换为纯数字，以便利用有关函数进行统计计算。 如何将文本型数字转换为纯数字
– – – – – 方法1：利用智能标记 方法2：利用VALUE函数 方法3：利用公式（两个负号或者乘以1或除以1） 方法4：利用选择性粘贴的批量修改功能（乘以1或者除以1） 方法5：利用分列工具
– 删除数据中的空格 – 删除字符中的打印不出的特殊字符（案例03）
快速分列数据
• 有些情况下，从系统导入的数据是一列数据，需 要根据实际情况进行分列。 • 基本方法
– 方法1：使用“分列”工具 – 方法2：实用文本函数 – 方法3：使用数组公式
• 案例04 数据分列
• 基础知识：文本函数及其应用
如何让你的分析报告更有说服力?
完美的分析报告
用数据 说话
用图表 说话
本课程目标
• 用数据说话：
– 掌握快速制作各种统计分析报表的方法、技巧 和各种应用
• 用图表说话：
– 掌握制作精美实用分析图表的方法、技巧和各 种应用
课程目录
• • • • • 第1部分：不可忽视的基础性工作 第2部分：快速掌握Excel公式和函数 第3部分：让表格数据更加清晰 第4部分：用数据说话 第5部分：用图表说话
– Excel是一个科学管理工具 – 管理要用数据说话，而不是拍脑袋做决策 – 一个有说服力报告的重点内容是数据分析表格和图表
•
养成使用Excel的好习惯
– – – – 合理设计Excel表单，为日常数据管理和处理分析打好基础 原始数据表格与数据处理分析表格分开保存 采用合理的方法获取外部数据 等等
• Excel是如何处理日期的？
– 日期是特殊的数字。日期永远是大于零的正整数。
• 正确输入日期
– 正确输入日期：2010-10-8，2010/10/8，8/oct/2010， 8-oct-2010 – 错误的输入日期方式：2010.10.08，或者 20101008
• 错误日期的类型
– 输入错误 – 从系统导入的日期是文本格式
Excel表格容易出现的错误
• 表格结构的常见错误和不规范
– – – – – 多行标题 多列标题 合并单元格 不同类型数据放在一个单元格 ……
• 表格数据的常见错误和不规范
– – – – – – 文本有很多不必要的空格 非法日期 文本型数字 数据中含有特殊字符 数据格式不统一 ……
快速修改非法日期
第2部分 武装自己 快速掌握Excel公式和函数
• 复杂情况下逻辑判断及其简化处理 • 将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效 • 让需要的数据迅速出现在您面前 • 创建高效计算公式的技巧和方法
复杂情况下逻辑判断及其简化处理
• 很多数据逻辑判断不是一个IF函数所能解决的，需 要使用多个IF函数。
• 在另外一些情况下，还需要联合使用AND函数或者 OR函数进行复杂的数据判断处理。 • 如果判断条件超过了7个，就需要使用条件表达式 来处理。 • 案例06 复杂的数据判断处理
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Excel高效数据分析之道
—让您的分析报告更有说服力
韩小良
Excel高效数据分析之道
使用Excel的基本素养
• 充分认识Excel是一个科学管理工具
• Excel表格的标准化与规范化包括：
– 结构标准化和规范化：很多表格的结构设计是不规范的，使得无 法使用函数创建高效率计算公式，也无法使用相关的工具实现数 据的高效处理和分析。 – 数据标准化和规范化：很多表格的数据也是不规范的，使得编制 的分析报告出现偏差和错误。
• 所以，当拿到一个表格时，首先要检查表格的结构和数据 是否规范，是否有错误。
将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效
• 低效率的加减公式，既不科学，也容易出错。在很多情况下，可以使用 有关的求和函数来解决。 • 常用的求和函数
– SUM函数：无条件求和。但SUM函数还有另类用法，比如快速计算表格中的 小计的总和 ； 快速对多个工作表求和 – SUMIF 函数：单条件求和
快速填充数据
• 有些时候，从系统导入的数据表格有大量的空白 单元格，需要进行填充。 • 根据具体情况：
– 取消合并单元格并填充数据（标准的数据表是不允许 有合并单元格的） – 填充为上一行的数据 – 填充为数字0
• 案例05 快速填充数据
其他数据整理技巧
• • • • • • • 批量修改数据 转置数据位置 复制可见单元格数据 快速删除空行和空列 快速批量插入空行和空列 快速删除工作表中的所有图形对象 ……
•
自定义Excel操作界面
– 添加常用的操作按钮（格式按钮、增大/缩小字号按钮、选择性粘贴按钮、粘贴数值 按钮、等等） – 熟练使用常用的快捷键 – 等等
•
让你的Excel发挥最大的效能
– 安装完全版（Excel 2003） – 加载分析工具库
Excel的思考
• Excel是什么? • Excel能做什么? • Excel怎样使用?
第1部分 标准化与规范化 ——不可忽视的基础性工作
• • • • • • • • 为什么要做标准化与规范化工作 Excel表格容易出现的错误 快速修改非法日期 快速转换文本型数字 快速删除数据中的特殊字符 快速分列数据 快速填充数据 其他数据整理技巧
为什么要做标准化与规范化工作
• Excel处理分析数据是非常灵活的，但是不能随心所欲地 设计表格和输入数据，否则Excel中很多功能或函数将可 能无法实现。 • Excel表格的标准化与规范化，是数据处理分析的基础。
•
如何把数字转换为文本型数字?
– 使用分列工具Baidu Nhomakorabea– 使用TEXT函数
• •
注意：文本型数字使用普通函数计算是可以的，但使用数据透视表或者建立 分类汇总，就会出现错误。 案例02 将文本型数字转化为纯数字
快速删除数据中的特殊字符
• 从系统中导入的数据中，可能会有很多看 不见的“垃圾”字符，会影响到数据的处 理和分析，应当予以删除。 • 比如：
• 修改非法日期（案例01） • 基础知识：常用日期函数及其应用
快速转换文本型数字
• • 在一个表格中，有时候需要把数字处理为文本；有时候又需要把文本型数字 转换为纯数字，以便利用有关函数进行统计计算。 如何将文本型数字转换为纯数字
– – – – – 方法1：利用智能标记 方法2：利用VALUE函数 方法3：利用公式（两个负号或者乘以1或除以1） 方法4：利用选择性粘贴的批量修改功能（乘以1或者除以1） 方法5：利用分列工具
– 删除数据中的空格 – 删除字符中的打印不出的特殊字符（案例03）
快速分列数据
• 有些情况下，从系统导入的数据是一列数据，需 要根据实际情况进行分列。 • 基本方法
– 方法1：使用“分列”工具 – 方法2：实用文本函数 – 方法3：使用数组公式
• 案例04 数据分列
• 基础知识：文本函数及其应用
如何让你的分析报告更有说服力?
完美的分析报告
用数据 说话
用图表 说话
本课程目标
• 用数据说话：
– 掌握快速制作各种统计分析报表的方法、技巧 和各种应用
• 用图表说话：
– 掌握制作精美实用分析图表的方法、技巧和各 种应用
课程目录
• • • • • 第1部分：不可忽视的基础性工作 第2部分：快速掌握Excel公式和函数 第3部分：让表格数据更加清晰 第4部分：用数据说话 第5部分：用图表说话
– Excel是一个科学管理工具 – 管理要用数据说话，而不是拍脑袋做决策 – 一个有说服力报告的重点内容是数据分析表格和图表
•
养成使用Excel的好习惯
– – – – 合理设计Excel表单，为日常数据管理和处理分析打好基础 原始数据表格与数据处理分析表格分开保存 采用合理的方法获取外部数据 等等
• Excel是如何处理日期的？
– 日期是特殊的数字。日期永远是大于零的正整数。
• 正确输入日期
– 正确输入日期：2010-10-8，2010/10/8，8/oct/2010， 8-oct-2010 – 错误的输入日期方式：2010.10.08，或者 20101008
• 错误日期的类型
– 输入错误 – 从系统导入的日期是文本格式
Excel表格容易出现的错误
• 表格结构的常见错误和不规范
– – – – – 多行标题 多列标题 合并单元格 不同类型数据放在一个单元格 ……
• 表格数据的常见错误和不规范
– – – – – – 文本有很多不必要的空格 非法日期 文本型数字 数据中含有特殊字符 数据格式不统一 ……
快速修改非法日期
第2部分 武装自己 快速掌握Excel公式和函数
• 复杂情况下逻辑判断及其简化处理 • 将繁琐的加减公式变得更为简洁和高效 • 让需要的数据迅速出现在您面前 • 创建高效计算公式的技巧和方法
复杂情况下逻辑判断及其简化处理
• 很多数据逻辑判断不是一个IF函数所能解决的，需 要使用多个IF函数。
• 在另外一些情况下，还需要联合使用AND函数或者 OR函数进行复杂的数据判断处理。 • 如果判断条件超过了7个，就需要使用条件表达式 来处理。 • 案例06 复杂的数据判断处理