文件发放控制管理流程
文件发放记录安全操作规程
文件发放记录安全操作规程1. 引言本规程是为保障公司文件发放记录的安全，保护公司和员工个人隐私而制定的。
在执行文件发放记录过程中，需科学合理处理文件的保护和管理。
适用于公司内所有员工使用文件发放记录系统进行文件操作的环节。
2. 安全规则2.1 登录在使用文件发放记录系统时，每个员工都必须使用单独的个人账号登录。
禁止使用其他人的账号进行操作。
2.2 权限控制根据各员工职责及需要，进行权限上的限制。
经授权方可进行文件发放、修改及删除操作。
不得发放、删除、修改不属于个人职责和权限的文件。
2.3 密码保护每个员工均需妥善保管自己的登录密码，并定期更改密码。
密码不得过于简单，不得将密码告知他人。
2.4 文件传输安全在传输文件时，需要采用加密方式进行传输，避免文件被窃取。
禁止通过任何不安全的方式传输和接收文件。
2.5 文件备份每份文件均需进行备份，备份的文件需存储在不同的设备中，确保备份文件的安全。
禁止将文件存储在未经授权的存储设备中。
3. 操作流程3.1 发放文件1.登录系统，进行发放文件操作。
2.选择需要发放的文件并指定接收人员及密级。
3.对发放的文件进行加密操作。
4.操作完成后，进行文件备份，并将备份文件存储于指定的存储设备中。
3.2 修改文件1.登录系统，进行修改文件操作。
2.选择需要修改的文件。
3.进行修改操作，并在修改完成后进行文件备份。
4.将备份文件存储于指定的存储设备中。
3.3 删除文件1.登录系统，进行删除文件操作。
2.选择需要删除的文件。
3.进行文件删除操作，并在删除完成后进行文件备份。
4.将备份文件存储于指定的存储设备中。
4. 例外情况在以下情况下，可以对文件进行例外操作：1.在经过上级主管同意的前提下，可以将文件发放给非授权人员。
2.在文件丢失等紧急情况下，可以删除备份文件。
注：例外情况的具体操作需在手动操作记录中予以记录。
5. 结束语本规程需要每位员工认真遵守，确保文件发放记录在保障安全的前提下正常进行。
公司公文发放管理制度
公司公文发放管理制度第一章总则第一条为规范公司的公文发放管理工作，提高行政效率，规范公文的起草、审批、印发、分发等流程，特制定本管理制度。
第二条公文是公司内部及与外部单位、个人之间进行书面交流的载体，是规范公司日常工作、决策和指导各项工作的文件。
第三条公文发放管理工作应遵循快捷高效、规范有序、公平公正、倡导环保的原则，保障公司信息的准确、及时、完整传达。
公司全体员工应严格按照本管理制度的要求执行公文的发放管理工作。
第四条公文的发放涉及公司内部文件以及与外部单位的沟通交流，在该制度中特别强调对于机密文件及重要文件的管理规定，要求各部门在处理相关公文时要严格遵守相应的保密规定。
第二章公文的种类第五条公文的种类主要包括通知、通报、命令、文件、通函、函电、请示、报告等。
第六条公文的具体内容应当严格遵循公司相关规章制度和要求，避免使用夸张、个人情感等不符合规范的措辞。
第七条公文的格式应当统一规范，以便于员工阅读、理解和管理，不得出现错误、遗漏或混乱的情况。
第八条公文的抄送对象应当根据具体情况进行选择，抄送方应当严格执行抄送范围，不得私自扩大抄送对象。
第三章公文的起草第九条公文的起草应当由具有相关工作积累和专业能力的人员负责，确保公文的准确、清晰、简洁、得体，避免文字过多、表达不清等问题。
第十条公文的起草要求遵守相关法律法规，不得违反国家法律法规和公司规章制度。
第十一条公文的起草人员应当对公文的重要性、机密性有清晰的认识，保密的文件应当妥善处理，避免造成信息泄露。
第十二条公文的起草人员在撰写公文时应当准确填写文种、标题、日期、主题、正文等内容，确保公文的准确性和规范性。
第四章公文的审批第十三条公文的审批应当按照公司相关规定和程序进行，确保公文的合法性和准确性。
第十四条公文的审批权限应当与其涉及的内容、重要性相匹配，不得超越职权范围进行审批。
第十五条公文的审批程序应当严格遵守公司相关规定，不得私自变更、擅自操作。
图纸 文件发放管理制度
图纸文件发放管理制度第一章总则第一条为规范和加强文件的管理，提高文件发放的效率和准确性，根据相关法律法规和公司规章制度，制定本文件发放管理制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门和员工在文件发放过程中的管理工作。
第三条文件发放是指将文件按照规定的流程、程序和要求分发给相关部门或人员的行为。
第四条公司文件包括但不限于文件、公文、会议纪要、通知、通告等各类书面文件。
第二章文件管理流程第五条所有文件的发放均应按照下述流程进行：（一）文件拟稿：文件的内容、形式和格式应当结合具体情况认真拟定，并由相关责任人审核。
（二）文件审批：经拟稿人审核后，文件须提交至规定的审批人进行审批。
（三）文件签发：审批通过后，应当及时签发文件，并注明签发日期和签发人员。
（四）文件分发：签发后的文件应当按照设定的流程和程序进行分发，确保文件送达到指定人员。
（五）文件存档：所有发放的文件均需及时归档，便于查阅和管理。
第六条对于机密性较高的文件，应当严格控制发放范围和渠道，确保文件的安全性。
第三章文件发放责任第七条文件发放应明确责任单位和责任人员，确保文件发放的及时性和准确性。
第八条文件拟稿人应当准确填写文件内容和相关信息，确保文件的完整性和准确性。
第九条文件审批人应当审慎审核文件的内容和格式，确保文件符合相关规定。
第十条文件签发人员应当按照规定的程序和要求，签发文件并注明签发日期和签发人员姓名。
第十一条文件分发人员应按照规定的流程和程序，将文件送达到指定的人员，并填写相关记录。
第十二条文件存档人员应当及时将文件归档并建立档案，确保文件的安全性和便于查阅。
第十三条责任人员在文件发放过程中如有违规行为或失职行为，将按公司相关规定进行处理。
第四章文件发放管理第十四条公司应当建立健全文件发放管理制度，确保文件的安全性和准确性。
第十五条公司应当定期对文件发放工作进行检查和评估，发现问题及时纠正。
第十六条公司应当加强文件发放人员的培训和指导工作，提高工作效率和质量。
严格文件发放管理制度
严格文件发放管理制度第一章总则为了规范文件发放管理行为，提高工作效率，保障机密文件的安全性，特制订本制度。
第二章文件发放申请1. 申请人应当在文件发放前填写《文件发放申请表》，并经本人所在部门负责人签字确认。
2. 申请表应当包括文件名称、发放目的、发放数量、发放对象等信息。
3. 各部门应当设置专人负责收集、审核申请表，并将申请表交由机要部门处理。
4. 机要部门在收到申请表后，应当核实申请单位及申请人身份，并按照规定办理文件发放手续。
第三章文件发放权限1. 文件发放权限分为一般权限和特殊权限两种。
2. 一般权限：由机要部门负责人或指定人员进行发放。
3. 特殊权限：需经过领导或监管部门授权方可进行发放。
第四章文件发放操作流程1. 机要部门接到申请表后，应当按照申请表上的要求，将文件进行整理、复制或打印。
2. 发放人员应当核实发放对象的身份，并在《文件发放登记表》上填写发放记录。
3. 发放人员应当将发放的文件交由申请单位的指定人员签收，并在《文件发放登记表》上填写签收记录。
4. 机要部门应当定期清理《文件发放登记表》，核对文件发放记录。
第五章机密文件发放管理1. 对于涉密文件的发放，应当按照相关规定进行严格管理。
2. 涉密文件的发放需经过严格审核，由机要部门负责人或指定人员进行发放。
3. 发放人员应当对涉密文件的发放对象进行身份核实，并在《涉密文件发放登记表》上填写相关记录。
4. 涉密文件的存储、复制和传递，均应当符合相关规定，严格保密。
第六章文件发放记录管理1. 文件发放记录应当真实、准确、完整地记录每一次文件的发放情况。
2. 机要部门应当对文件发放记录进行统一管理，并定期进行清理和整理。
3. 发放记录应当保存一定期限，便于查阅和核对。
第七章监督检查及处罚1. 机要部门应当定期对文件发放管理制度进行检查，及时发现并纠正存在的问题。
2. 对于违反文件发放管理制度的行为，机要部门应当严格按照相关规定进行处罚。
企业内部文件发放及管理制度
企业内部文件发放及管理制度一、引言企业内部文件是公司日常运营、管理和决策的重要依据。
为了确保文件的安全、准确和高效发放，提高公司内部信息传递的效率，规范文件管理，制定本制度。
二、目的1.确保公司内部文件的安全、准确和高效发放。
2.规范文件管理，提高工作效率。
3.明确各部门、各岗位在文件发放及管理中的职责和权限。
4.促进公司内部信息的畅通传递。
三、适用范围本制度适用于公司内部文件的发放及管理，包括但不限于：1.各类通知、公告、通报等行政文件。
2.各类合同、协议、报价单等商务文件。
3.各类报告、报表、计划等业务文件。
4.各类制度、流程、操作手册等管理文件。
四、职责与权限1.行政部：负责公司内部文件的统一发放和管理，制定文件发放计划，监督各部门文件管理制度的执行。
2.各部门：负责本部门内部文件的接收、传递、归档等工作，确保文件安全、准确、及时地发放到相关人员。
3.员工：负责接收、阅读、执行公司内部文件，并按照规定进行文件的保管和归档。
五、文件发放流程1.发放申请：各部门根据工作需要，填写《文件发放申请表》，经部门负责人审批后提交行政部。
2.审批：行政部对文件发放申请进行审核，对符合规定的申请予以批准。
3.发放：行政部根据审批结果，将文件发放至各部门或相关人员。
4.签收：接收人收到文件后，需在《文件发放签收表》上签字确认，并按照规定进行文件的保管和归档。
5.归档：各部门根据文件性质和内容，将文件进行分类、整理，并按照规定进行归档。
六、文件管理要求1.文件保密：涉及公司商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件，需严格按照公司保密制度进行管理。
2.文件保存：各部门应按照文件性质和内容，合理确定文件保存期限，并进行定期清理。
3.文件销毁：对于已过保存期限或无需继续保存的文件，应按照公司规定进行销毁。
4.文件借阅：员工因工作需要借阅文件时，需填写《文件借阅申请表》，经部门负责人审批后方可借阅。
借阅人需妥善保管文件，并在规定时间内归还。
工程文件发放管理制度
工程文件发放管理制度一、总则为了规范和加强工程文件的管理，保障工程文件的安全性和完整性，促进工程项目进度和质量的提升，特制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于公司内所有工程项目的文件发放管理工作。
三、发放权限1. 文件的发放权限仅限于负责工程项目的相关部门负责人及项目经理。
2. 需要发放文件的人员须提供身份证明和相关授权文件，经审核确认后方可发放。
四、文件发放流程1. 申请：项目相关部门负责人或项目经理向资料管理部门提出文件发放申请。
2. 审核：资料管理部门审核申请人员的权限，确保其有发放文件的资格。
3. 发放：符合条件的申请人员领取文件，同时在文件上填写领取人、领取时间等相关信息。
4. 签收：领取文件的人员需在文件上签字确认，并在登记簿上有所记录，方可离开。
五、文件保管1. 文件发放后，项目相关部门负责人需妥善保管好文件，确保文件安全性和完整性。
2. 文件的使用范围仅限于项目相关部门内部人员，并未经允许不得向外传播。
3. 文件遗失或损坏需及时向资料管理部门报告，并重新办理申请手续。
六、文件归还1. 文件使用完毕后，项目相关部门负责人应当及时将文件归还给资料管理部门。
2. 归还时需经过检查确认文件的完整性，如有遗漏或损坏需进行记录并重新办理申请手续。
七、责任追究1. 未经允许私自发放文件的行为属于严重违规，责任人将受到相应处罚。
2. 私自更改发放文件内容导致不良后果的，责任人应当承担相应法律责任。
3. 未按规定归还文件或遗失文件，造成不良后果的，责任人应当进行赔偿。
八、附则1. 项目相关部门负责人应当认真履行文件管理的职责，做好文件的保管和使用工作。
2. 资料管理部门要加强对文件发放管理的监督和检查，确保管理制度的执行。
3. 本管理制度的解释权归公司资料管理部门所有，如有疑问或建议可随时咨询。
以上为本公司工程文件发放管理制度，希望全体员工认真遵守，确保文件管理的顺利进行，提高工程项目质量和进度，谢谢！。
公司文件发放管理制度范文
公司文件发放管理制度范文一、目的和原则为了加强企业内部文件的管理，保证文件的安全、准确和及时发放，特制定本管理制度。
本制度遵循公正客观、重点突出的原则，确保每一份文件都能按照既定流程高效流转。
二、适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工，包括但不限于行政文件、财务文件、人事文件以及业务相关的各类文档资料。
三、管理职责1. 综合管理部门负责本制度的制定、修订和监督执行。
2. 各部门负责人负责本部门文件的申请、审核、接收和归档工作。
3. 信息技术部门负责电子文件管理系统的维护和技术支持。
四、文件发放流程1. 文件起草：根据工作需要，相关部门或个人负责起草文件，并填写文件审批表。
2. 文件审批：文件需经过部门负责人审核，重要文件还需上报至高级管理层审批。
3. 文件编号：审批通过的文件由综合管理部门进行编号，确保文件的唯一性和追溯性。
4. 文件复制与分发：根据文件的密级和重要性，选择合适的复制方式，并由专人负责分发至相关部门或人员。
5. 文件签收：接收文件的部门或个人需在文件签收簿上签字确认，保证文件的送达无误。
6. 文件归档：分发完毕后，原件由综合管理部门归档保存，电子版文件同步上传至文件管理系统。
五、文件保密与安全1. 根据文件的密级，对文件的存储、传输和销毁等环节采取相应的保密措施。
2. 对于涉密文件，限定知悉范围，非相关人员不得随意查阅、复制或传播。
3. 定期对文件管理系统进行安全检查，防止数据泄露或丢失。
六、违规处理违反本制度规定的个人或部门，将根据情节轻重，给予相应的警告、罚款或其他纪律处分。
七、附则本制度自发布之日起生效，如有未尽事宜，由综合管理部门负责解释和补充。
结语：。
公司公文发放及流程管理制度
公司公文发放及流程管理制度
一、公文发放定义
公文发放，是指公司经公司领导批准后的文件通过部门、跨部门或指
定的渠道，正式发布给接收者或单位，以正式文件形式传达下达意见、宣
传信息、报告业务情况，或有关规章制度文件正式发放的过程。
二、公文流程管理
（一）准备工作
2、在公文发放前，最好先打印出需要发放的公文，检查内容完整性，尤其是接收人以及抄送人是否正确配置，以确保发布正确有效。
（二）正式发放
1、正式发放公文时，需要根据接收人以及抄送人的特性，合理选择
发放方式，有纸质发放、电子发放和传真发放等，以保证公文发放精准有效。
2、有时即使选择了最合适的发放方式，由于网络环境的问题，确发
布信息出现中断或接收失败，此时需要及时再次重发，以确保公文的及时
发放。
（三）流程跟踪
1、公文发放后，需要定期跟踪查看是否接收到反馈，以及是否符合
预期的完成目标。
2、如果发现公文发放非常频繁，或者无效发放影响到公司工作，可
以考虑将发放过程自动化。
严格文件发放管理制度范文
严格文件发放管理制度范文文件发放管理制度一、制度背景和目的随着企业规模的不断扩大和业务的不断发展，文件管理已经成为企业管理的重要组成部分。
为了确保文件发放的规范化、标准化和安全性，保证企业信息的完整性和保密性，制定本文件发放管理制度。
本制度的目的是规范企业文件的发放流程，明确文件发放的权限和责任，加强对文件的管理和控制，提高文件管理的效率和准确性。
二、适用范围本制度适用于企业内所有文件的发放管理，包括纸质文件、电子文件以及其他形式的文件。
三、管理原则1.规范性原则：文件发放必须符合国家法律法规、政策规定和企业内部管理制度。
2.安全性原则：文件发放必须确保文件的机密性、完整性和可用性，防止信息泄露、篡改或丢失。
3.效率性原则：文件发放必须高效、迅速地满足各部门和个人的需求，减少冗余工作和时间浪费。
四、文件发放权限1.部门权限：根据各部门的职责和业务需求，确定各部门的文件发放权限。
部门负责人有权决定本部门文件的发放与销毁，并负责对部门文件的管理和归档。
2.个人权限：根据职位和工作要求，确定员工的文件发放权限。
员工只能发放与其工作职责相关的文件。
3.限制权限：对于涉及公司机密的文件，只有特定的管理人员才能发放。
该类文件的发放必须经过严格的审核和批准程序。
五、文件发放流程1.申请文件：部门或个人需要发放文件时，必须填写《文件发放申请表》，包括文件名称、份数、接收人等相关信息，并由部门负责人签字确认。
2.审核审批：申请文件后，文件管理员将文件申请表交给审批人进行审核。
审批人必须核实申请人的身份和申请文件的合理性。
如有需要，可以对文件进行进一步的审查和核实。
3.发放文件：审核通过后，文件管理员将文件交给申请人，并填写《文件发放登记表》记录相关信息，包括发放时间、接收人、发放人等。
同时，申请人必须在《文件发放登记表》上签字确认收到文件。
4.文件归档：部门或个人使用文件后，应及时归还文件，并在《文件发放登记表》上注明归还时间、归还人等相关信息。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
公司文件收发及管理制度
公司文件收发及管理制度一、文件接收管理1. 所有外来文件必须经过前台登记，并由专人负责分发至相关部门。
2. 各部门需指定专人负责接收文件，并在规定时间内完成签收。
3. 签收时，务必确认文件内容无误，并检查是否为所需接收的文件。
4. 对于紧急或重要的文件，应立即通知部门主管并优先处理。
二、内部文件发放1. 内部文件发放应由相关部门负责人审批后进行。
2. 文件发放前，需明确收件人、发放时间及文件的保密等级。
3. 发放文件时应使用公司统一的文件传递袋，并确保文件的整洁与安全。
4. 收件人收到文件后，应在文件签收簿上签字确认。
三、电子文件管理1. 所有电子文件应通过公司指定的电子邮件系统或内部网络平台进行发送和接收。
2. 电子文件的附件大小应控制在合理范围内，确保快速传输且不影响系统运行。
3. 对于涉密电子文件，应采取加密措施，并限定授权接收人员。
4. 电子文件的存档应按照公司档案管理规定执行，确保数据的安全与完整。
四、文件存档与保管1. 所有文件在处理完毕后，应根据文件性质分类存档。
2. 重要文件应存放于指定的保险柜或加锁的文件柜中，并有专人负责管理。
3. 定期对存档文件进行检查，确保文件的完整性和可追溯性。
4. 对于过时或无效的文件，应按照公司规定进行销毁或转移。
五、违规处理1. 对于违反文件收发及管理制度的行为，将根据情节轻重进行相应的处罚。
2. 如因个人疏忽导致文件丢失或泄露，责任人需承担相应的责任。
3. 对于屡次违规的员工，公司将视情况进行更严厉的纪律处分。
六、其他注意事项1. 全体员工应加强文件管理意识，提高工作效率。
2. 对于特殊或不常见的文件管理问题，应及时咨询上级或行政部门。
3. 本制度自发布之日起生效，由行政部门负责解释和监督执行。
二阶三阶文件受控发放流程及要求
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文件收发管理制度要求
文件收发管理制度要求一、总则为规范文件的收发流程，提高工作效率，保证文件的安全性和完整性，特制定本管理制度。
二、文件的种类1. 内部文件：指机构内部所发出的文件，如通知、通告、规定等。
2. 外部文件：指机构与外部单位或个人往来发出的文件，如合同、协议、函件等。
三、文件的收发流程1. 发文流程：（1）起草：发文起草人按照文件的格式要求编写文件内容。
（2）审核：经发文起草人审核无误后，提交给主管领导审核。
（3）签发：主管领导审批通过后，签发文件。
（4）分发：签发人将文件发送至指定接收人员。
（5）备份：备份文件存档，备查。
2. 收文流程：（1）接收：接收人员收到来文后，登记归档。
（2）审核：审核文稿真实性、完整性。
（3）签收：签收人员在文稿上签字确认。
（4）办理：按照文中要求进行相应的办理。
（5）回复：在规定时间内，回复对方并备份。
四、文件的保密要求1. 严格限制文件的查阅范围，确保机密文件不外泄。
2. 文件传递时采取加密、密码保护等安全措施。
3. 对机密文件进行定期检查，确保安全性。
五、文件的存档管理1. 对所有收发文件进行分类归档，建立档案管理系统。
2. 保证文件的整理清晰，易于查阅。
3. 按照规定的时限存档，清理过期文件。
六、违规处理1. 对未经批准擅自发文的人员，给予批评教育，纠正错误。
2. 对泄露机密文件或影响工作秩序的人员，进行严肃处理。
七、监督检查1. 部门领导对文件的收发流程进行定期检查，以确保制度的执行。
2. 机构内部设立文件管理部门，负责文件的监督检查及指导工作。
八、附则1. 本制度自颁布之日起正式实施。
2. 有关事宜未尽事宜由管理部门负责解释。
以上为文件收发管理制度，各部门需严格执行，确保文件的安全性和完整性，提高工作效率。
内控文件发放管理制度
内控文件发放管理制度一、总则为规范内控文件的发放管理，提高内控文件的有效性和可控性，加强内部控制管理，特制定本制度。
二、内控文件发放管理的目的1. 确保内控文件内容准确、合规。
2. 规范内控文件的发放管理流程，提高工作效率。
3. 加强内部控制，防止文件泄露、篡改等情况发生。
4. 保护内控文件的安全性和保密性。
三、内控文件发放管理的范围本制度适用于公司内所有内控文件的管理和发放。
四、内控文件的分类1. 根据涉及部门的不同，内控文件可分为总公司文件、部门文件等。
2. 根据内容的不同，内控文件可分为制度文件、流程文件、制表文件等。
五、内控文件的制定和修订1. 内控文件的制定和修订应由相关部门主管或专业人员负责，并经过内部审核、审批、公告等程序。
2. 内控文件应定期进行修订，确保内控文件的及时更新。
六、内控文件的发放管理流程1. 内控文件的发放应由内部控制部门负责，根据需要将内控文件发放给相关部门和人员。
2. 内控文件的发放应记录在内控文件登记册上，包括发放日期、接收人员等信息。
3. 发放时应确认接收人员身份，并告知接收人员内控文件的重要性和保密性，并签署确认书。
4. 内控文件发放后，应及时收回未接收的文件，并在内控文件登记册上进行记录。
七、内控文件的保密措施1. 内控文件的存储应采取物理隔离和电子密码保护等措施，确保文件的安全性和保密性。
2. 内控文件应严格控制发放范围，避免泄露和篡改。
3. 内控文件的废弃应按规定进行销毁，确保文件的完整性和保密性。
八、内控文件的监督和检查1. 内部控制部门应定期对内控文件的发放情况进行检查，并根据实际情况进行调整和完善。
2. 内控文件的使用情况应进行监督，确保内控文件的有效性和可控性。
九、内控文件的归档1. 内控文件的归档应按照规定进行存档，确保文件的完整性和可追溯性。
2. 内控文件的归档应包括电子版和纸质版，分别储存在安全的地方。
十、内控文件的违规处理1. 对于未按规定发放内控文件的人员，应按公司内部规定进行相应处理。
文件发放管理制度流程
文件发放管理制度流程一、总则为了规范文件的发放管理，提高文件利用效率，保护文件的安全和保密，制定本制度。
二、发放管理范围本制度适用于公司内所有类别的文件，包括纸质文件和电子文件。
三、文件发放方式1. 纸质文件发放：由文件管理员负责纸质文件的管理和发放，收到文件申请后，管理员根据文件权限和审批程序进行审核，然后盖章签字后发放给申请人。
2. 电子文件发放：由系统管理员负责电子文件的管理和发放，申请人向系统管理员提交电子文件申请，系统管理员根据权限设置和审批流程进行审核，然后通过邮件或系统消息的方式发放给申请人。
四、文件发放申请1. 纸质文件申请：申请人填写《文件发放申请表》，并附上相关材料，交给文件管理员进行审批。
2. 电子文件申请：申请人登录系统提交文件申请，在申请表上填写相关信息，等待系统管理员的审批。
五、文件发放审核1. 纸质文件审核：文件管理员对申请人提交的文件申请进行审核，包括核实文件权限、审批流程等，然后签字盖章发放。
2. 电子文件审核：系统管理员对电子文件申请进行审核，包括查看权限设置、审批流程等，然后通过系统进行电子文件发放。
六、文件发放记录1. 纸质文件记录：文件管理员对所有发放的纸质文件进行记录，包括文件名称、发放日期、发放人员等信息，并存档备查。
2. 电子文件记录：系统管理员对所有发放的电子文件进行记录，包括文件名称、发放日期、发放人员等信息，并留存系统数据库中进行备查。
七、文件发放管理制度的执行1. 文件管理员、系统管理员负责制度的执行和管理，确保所有文件的发放遵守规定。
2. 所有员工都要严格按照规定办理文件发放手续，不能私自发放文件或泄露文件内容。
3. 若有违反规定的行为，将视情节轻重进行相应的处理。
八、文件发放管理制度的改进1. 文件管理员和系统管理员不定期对制度的执行情况进行巡查和评估，及时发现问题并进行改进。
2. 根据实际情况及时完善文件管理制度，不断提高文件管理的科学化和规范化水平。
公司文件发放管理工作流程与标准
流程归口部门：行政管理中心 涉及部门或岗位：各部门、行政主管、行政中心主任、总经 理 公司文件发放管理制度
3、流程标准说明 表-2
步骤 （1）文件起草 说明 责任人 行政主管 各部门 行政中心主任 总经理 行政主管 各部门 行政主管 行政主管 作业 指导
结合公司实际工作需要，或通过的会 议决议，起草需发放的文件； 征求各中心/事业部/分公司对起草文 （2）征求意见 件的意见后提交至行政中心主任进 行审核； 对文件内容进行审核，就文件的有关 （3）审核 内容提出修改完善意见； 对文件进行审批，对有关内容提出决 （3）审批 定性意见； 对各中心/事业部/分公司下发文件并 （4） 文件下发、 宣贯 宣贯； （5）文件执行 执行行政管理中心下发的各类文件； 定期对各中心/事业部/分公司文件执 （6）执行检查监督 行情况进行检查监督； （7）文件归档 归档下发的文件。
公司文件发放管理工作流程与标准
1、目的 为加强公司文件发放管理工作，特制定本工作流程与标准。
公司文件发放 管理工作流程 各部门 编码 执行者 行政主管 行政主管 监控者 行政中心主任 行政中心主任 总经理
流程开始
征求意见
文件起草
执行检查监督
文件归档
档案文件管理 流程
2、流程概要 表-1
技术文件发放控制流程[1]
![技术文件发放控制流程[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/10091008e87101f69e319559.png)
技术文件发放控制规定1.目的通过对技术文件和资料的编辑、签署、发放、管理、保存、更改、回收、作废、销毁进行控制，确保本厂内所有技术文件的有效性、正确性、统一性和唯一性。
2.适用范围适应于本厂所涉及的所有技术文件。
3.定义技术文件：指本厂所编制的图纸、作业指导书、工序卡片、通知、试制单、更改单、小批单、工程规范、工程标准、作业标准、检查标准、质量规范、检验规范、外来文件等。
4文件流程4.1图纸图纸绘制完成后由技术质量部进行校对、审核、批准、即为进行图纸的会签。
外来图纸进行评审会签后放入我司各主机厂外来图纸文件夹中进行保存，并盖存档章，登记保存。
我司内部图纸签阅完成后下发至车间办公室两份、质检员一份，盖受控、生产专用章、并进行登记。
技术质量部存档一份，盖存档章，放于我部门图纸文件夹中，并进行登记。
4.2通知、试制单、更改单、小批单通知、试制单、更改单、小批单先进行评审、评审完成后进行编制。
编制完成后由技术质量部人员进行审核、签字、然后盖部门章、下发至各部门（车间生产办公室下发两份，其他部门下发一份）并做好登记、技术质量部存档一份，并盖存档章做好登记。
4.3作业指导书、工序卡片产品生产过程中，各个工序需要作业指导书及工序卡片进行指导生产。
作业指导书及工序卡片的编制过程时要做到准确、简易操作、使操作者更能有效的提高效率。
编制完成后，由部门负责人审核并签字，下发至车间两份，盖受控章。
做好登记记录。
4.4其他文件发放1.试制外协件做好领用记录表：在发图纸邮件传真时做好记录，回收时对应起来签上时间和签名。
5.文件管理、更改、回收、作废文件下发至各部门应做好管理工作，确保文件的正确性、实施有效性，图纸、作业指导书、工序卡片应有版本号、在发生变更时、版本号需改变，如PA版本文件发生变更时，需将版本号改为PB。
依次类推PC、PD等。
同时对于作业指导书、图纸、工序卡片应保证唯一性，确保生产现场只存在一份，且为最新版本（车间办公室存档一份）。
公司文件发放管理制度
公司文件发放管理制度第一章总则为规范公司文件的发放管理，加强文件管理工作，提高文件管理效率，便于及时获取公司文件信息，维护公司信息资产，特制定本制度。
第二章适用范围本制度适用于公司内所有部门、各级领导和员工。
第三章文件发放管理1. 文件的发放方式（1）纸质文件：应采用正式文电、交接单、传达单等方式交接发放。
发放前应当先核对文件的内容、分发对象、发放数量、发放时间等信息。
（2）电子文件：采取通过企业邮箱、内部通讯工具等电子设备发送电子文件。
发送前应核对电子文件内容、接收对象，确保文件发送正确、目标明确。
2. 文件的接收管理（1）接收人员应当对接收的文件内容进行核对，确认文件的完整性和正确性，并在接收单上签署确认。
（2）接收人员如对文件有异议和不清楚的地方，需及时与发放人员联系，确认并处理。
3. 文件的归档管理（1）纸质文件：接收人员应将收到的文件按照规定的分类标准进行整理、归档。
保证文件的整齐有序，易于查找。
（2）电子文件：接收人员应将电子文件按照规定的文件夹进行整理、归档。
确保文件的分类清晰，易于检索。
4. 文件的保管管理（1）纸质文件：各部门设定专人对文件进行保管，保证文件的安全完整。
（2）电子文件：已做好数据备份工作，确保重要文件的安全性。
5. 文件的销毁管理（1）纸质文件：根据文件保留期限，定期销毁不需要保存的文件，避免文件过多导致混乱。
（2）电子文件：根据文件保留规定，定期清理电子文件，确保电子文件不占用过多的存储空间。
第四章文件管理流程1. 重大文件发放公司重大文件的发放应在领导同意下由文件管理者负责，确保文件的及时、准确发放。
2. 普通文件发放普通文件的发放由文件管理者根据文件的内容、接收对象和意义决定，保证文件的及时性和准确性。
3. 文件管理的监督由公司设立文件管理监督岗位，对文件的发放、接收、归档、保管和销毁等环节进行监督，确保文件管理工作的规范性和有效性。
第五章文件管理的责任1. 文件管理者文件管理者应负责公司文件的发放、接收、归档、保管和销毁等工作，保证文件管理的规范性和有效性。
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文件发放控制管理流程 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
文件发放控制管理流程一、本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程，以确保对外文件的有效控
制。
二、适用范围：适用于公司（或公司下属各部门）对政府主管部门、业务关联单位、顾客发文、内部执行制度的审批和控制工作。
三、职责
1、各部门负责本部门对外发文（或本部门业务范围内的公司对外发文）的
起草和报批工作。
责任人：部门负责人。
2、行政人事部负责对公开文件的审核和控制。
责任人：行政人事总监
3、公司总裁负责公司对外发文的审批，各部门主管领导负责本部门对外发
文的审批。
四、相关定义
1、对外文件：代表本公司、与本公司产品活动相关的文件。
对客户、代理商提供参照标准、要求的文件。
2、旧版文件：即文件修改以前的原稿及复印件。
3、新版文件:经过修改后定稿文件。
4、电子文档：即用光盘、磁盘、电子硬件等记录的。
五、相关流程规定
1、文件规定
各部门文件制作人或负责人按照以下格式制订好所需文件后交行政人事部。
责任人：部门负责人
基本格式如下：公司LOGO，标题用15号字宋体，正文标题用小四号宋体字，内容用5号宋体字。
行政人事部对文件格式、文件内容规范性进行定稿确认,并对文件进行编号。
公司内部发文编号规则：部门名称简拼并大写-XXX。
责任部门：行政人事部将定稿的文件发至各相关部门。
责任部门：行政人事部
如有未按规定格式制作的文件，行政人事部不予以收发。
2、文件编制
文件内容编写要求
文件名称编制要求
定稿）
修订定稿）
文件内容确定
由发起部门负责人采用会议或邮件形式对文件内容进行讨论及修改；
3、文件审核
各部门负责人负责本部门起草本部门制度文件审核；行政人事部负责审批。
行政人事部负责公司外发文件审核；总裁负责外发文件审批。
4、文件修订
任何执行中制度、文件执行过程中有需变更条款的，需由提出异议部门人员上报修改意见，并在修改意见批准后执行。
5、文件下发与上报
各部门起草制度由各部门负责人审核后上报。
需外发文件由行政专员上报至总裁审批后外发。
修订后新版本制度、文件由行政专员以PDF格式下发至各部门或相关人员。
6、废止文件处理
公司内各部门（含各地分公司）收到正式定稿文件后，将废止文件删除。
行政专员每个季度统计一次废止文件，并通报各部门。
各部门使用废止文件的给予部门负责人，罚款1000元处罚。
六、此流程自1016年1月1日开始执行。
行政人事部
二0一五年十二月二十四日。