(完整word版)关于公司知识文档的命名规范.doc

关于公司知识文档的命名规范

第一条说明

为了方便知识文档的管理、维护、分享，特制定此知识文档规范的命名方式。

此规范根据网络知识管理工具资料整理，主要适用于文档命名，文件夹命名可供参考，请参照

执行。

公司所有人员沟通文档必须以此规范作为依据。

第二条文档基本类别

文档按类别可分为三类：

1.工作文档：包括与日常工作相关的各类文档，其特点在于工作文档多数属于周期性的

内容，围绕各类业务或职能开展。

2.项目文档：包括以项目形式开展的工作相关的各类文档，其特点在于项目工作通常是一

次性的，以临时性的项目组织为主体开展。

3.外部文档：包括通过各种渠道从外界收集、获取，未经过公司内部任何人员整理、加工

的资料，其特点在于种类繁多，没有既定的分类标准，无法使用规范性的方式进行管理。

所以，针对这三类文档的不同特点制定了三种不同的命名规范标准。

第三条文档命名规范

1.工作文档命名规范

结合工作文档的特点，我们在命名时需要体现出开展工作的主体，即各个业务或职能部门，同

时也需要体现出工作的周期（时间节点）或者是具体的时间点（日期）。

结合上述内容我们将工作文档命名划分成 4 个部分，各部分之间通常以下划线连接，这 4 个部分分别是：

①文档来源:可以是公司、部门、人员等主体性实体。

如：张三_周工作总结_20160808；或研发部_周工作总结_20160808

②文档内容说明：直接表明主题

③文档类别：合同、总结、报告、方案等

④时间节点、日期或版本说明（手工生成）。

工作文档命名规范

XXX XXX XXX XXXXX

下划线

第四部分：文档时间节点、版

本号或日期，为必填项。

第一部分：文档来第二部分：文档内容说第三部分：该文档的文档类别，

源，必填项明，必填项。为可选项，可与文档内容说明合

并。

图表 1 工作文档命名规范

文档命名规范（一）：工作文档示例

第一部分第二部分第三部分第四部分备注示例

来源文档内容

文档类别时间节点计划总结、报告报表等IT 部 _年度经营计划 _2011 年度

1.

（内部）说明

来源文档内容信息技术部 _XXX 会议纪要

2.

说明文档类别日期会议纪要等

_20110909

（内部）

来源文档内容信息技术部 _知识管理咨询服务合同

3.

说明文档类别日期合同协议等

_20110912

（外部）

来源文档内容

版本说明规范流程等人力资源部 _人员转正审批流程 _V2.0 4. 文档类别

（内部）说明

表格 1 工作文档命名规范

2.项目文档命名规范

结合项目文档的特点，我们在命名时需要体现文档所属的项目主体，同时也需要体现相应的时

间点（日期）。

结合上述内容我们将工作文档命名划分成 4 个部分，各部分之间通常以下划线连接，这 4 个部

分是：

①具体项目：宏观

②文档内容说明：主题说明

③文档类别：计划或方案等

④间节点、日期或版本说明（手工生成），也可以通过日期表示版本。

下面分别通过图示与表格的方式具体说明项目文档的命名规范：

项目文档命名规范

XXX XXX XXX XXXXX

下划线第四部分：文档版本号或日

期，为必填项。

第一部分：文档所属第二部分：文档内容说第三部分：该文档的文档类别，

项目，必填项明，必填项。为可选项，可与文档内容说明合

并。

图表 2 项目文档命名规范

文档命名规范（二）：项目文档命名示例

第一部分第二部分第三部分第四部分备注示例

文档内容知识管理项目 _规划报告 _2011 年 9 1. 项目文档类别版本说明计划总结、报告报表等

说明月

文档内容知识管理项目_双周例会会议纪要2.

项目文档类别日期会议纪要等

说明_20110923

3. 项目文档内容

知识管理项目 _咨询合同 _20110901 文档类别日期合同协议等

说明

表格 2 项目文档命名规范

3.外部文档命名规范

由于外部文档种类繁多，命名方式各有不同，无法形成一个统一的命名规范，而考虑在上传文

档时，由上传者参照原文档名或根据用途灵活确定。

为风格统一、查看方便起见，也要求尽量采用分部方式结构化命名，以2到 3个部分为宜，各部分之间通常以下划线连接，建议部分分别是：

①文档内容说明

②文档类别

③日期

下面分别通过图示与表格的方式具体说明外部文档的命名规范：

外部文档命名规范

XXX XXX XXXXX

下划线

第三部分：该文档的日期

第二部分：该文档的文档类别

第一部分：文档内容说明

图表 3 外部文档命名规范

文档命名规范（三）：外部文档命名示例

第一部分第二部分第三部分备注示例

文档内容

文档类别日期外部采集信息名优工业企业名录 _2011 年度1.

说明

表格 3 外部文档命名规范

第四条文档状态标识

①！（叹号）——标注“重要的文档或者文件夹”

②#（井号）——标注“等待处理的文档或者文件夹”

③@（ @号）——标注“正在处理的文档或者文件夹”

格式：在上述文档名前加上“符号”用以标识，如“@名优工业企业名录_2011年度”

第五条文档版本说明

版本说明包括版本号（如v1.0/v2.0/v2.1）、格式版本（如PDF版、 PPT版）等，以版本号形式为主。下面重点说明版本号的使用。