公文处理工作培训教材(ppt 34页)
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印鉴使用管理
3.标准
印鉴使用必须坚持手续齐全、先审批后用印、登记备查 的原则。 （1）项目部一切需用印资料必须经项目经理签字后方可 使用。 （2）申请用印人员应认真填写印鉴使用审批单，做到内 容准确，字迹清楚。 （3）印鉴管理人员需检查确认项目经理签字后方可用印， 并填写印鉴使用记录，申请用印人员需签字确认。
5.人名、地名、数字、引文准确。
6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）， 第三层为“1.”，第四层为“（1）”。层次较少时，第 二层亦可为“1.”，第三层为“（1）”。
7.公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
26
上级来文
不相隶属单 位来文
项目部、分公司 收文处理流程
项目部办公室签 收、登记
7
公文种类和格式
信函式公文 种类主要有：
1、函 适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准 和答复审批事项。 2、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 3、通知 传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项；印发 会议纪要。 4、通报 适用于批评错误，传达重要精神或情况。 5、批复 适用于答复下级单位的具体请示事项。
10
公文纸张要求
11
公文18要素
公文一般格式
眉首
首面红色反 线（含）以上部分
主体
红色反线以下至主 题词（不含）的部分
版记
主题词以下部分
秘密等级、保密期限 紧急程度、发文机关标识 发文字号、签发人
标题、主送机关、正文、 附件说明、成文日期、 印章、附注、附件
主题词、抄送机关、 印发机关和印发日期
12
项目部办公室送项目部负责人批阅
项目部办公室根据项目部负责人批阅意见办理
归档
27
收文处理
项目部、分公司办公室负责所有来文的接收、登记、传 阅、催办工作，负责办公室及综合性收文的归档工作。
1.公司各项目部、分公司要指定专人负责，每天开机联 网查阅电子公文。电子公文下载后，按收文时间进行收文 登记处理，同时，将其保存以备查阅。
3
公文和公文处理工作的定义
传达指令
公文的作用
指导工作
Dt公hesec务croipn联ttioe系nntosf 记载凭证
4
公文和公文处理工作的定义
公文处理：
是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系 列相互关联、衔接有序的工作。 应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、 准确、安全。
5
公文和公文处理工作的定义
9
公文种类和格式
公文纸张要求
公文用纸一般采用国际标准A4 （210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸 大小，根据实际需要确定。 公文页边和版心尺寸：上白边（天头）37mm，下白 边（地脚）35mm，左白边（订口）28mm，右白边 （切口）26mm，版心156mm×225 mm（不含页 码）。 排版规格：每页22行，每行28个字。 印制要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸 标准，版心不斜，误差不超过lmm。
所有收文都须经办公室进行登记、传递，以保证公文来 龙去脉清楚，办理或查询及时方便。
28
收文处理
2.项目部、分公司收到需要办理的电子公文后，由负责 处理电子公文的专（兼）职人员下载并打印A4大小的纸 质文件，填写《公司收文处理笺》，及时送项目部负责人 阅批。
项目部办公室收到来文后，在一个工作日内完成登记、 呈批，送项目部负责人批阅。
公文办理
发文办理：草拟、审核、签发、 复核、缮印、用印、 登记、分发
公文处理
公文管理 公文整理
公文归档
收文办理：签收、登记、审核、 拟办、批办、承办、 催办
6
公文种类和格式
文件式公文 种类主要有：
1、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩单位及人员，变更或者 撤销下级机关不适当的决定事项。 2、通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发 布内部规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项； 印发会议纪要；任免人员。 3、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 4、报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见，答复上级单位的询 问。 5、请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 6、批复 适用于答复下级单位的重大请示事项。 7、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
33
印鉴使用管理
4.责任
印鉴管理使用由项目部办公室专人负责，印鉴管理人员 为直接责任人。
在印鉴使用工作中严重失误，违反公司纪律或相应规章 制度，给项目部、企业造成损失的，按照公司《员工违章 违纪处理暂行规定》执行。
34
8
公文种类和格式
公司公文格式一般分为六类
1.文件式公文件：平行文和下行文、上行文； 2.信函式公文：公司函、公司部门函； 3.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项； 4.信息、简报 5.签报：适用于单位内部部门向领导人书面请示、报 告工作，可选文种有“请示”、“报告”和“意见”； 6.传真电报：适用于处理紧急公务；
22
公文各要素层次字体用字规范
6．附件和附件内容用3号方正仿宋； 7．落款日期用3号方正仿宋； 8．标识附注用3号方正仿宋； 9．“主题词”3个字用3号方正黑体，主题词内容即词目用3 号方正小标宋； 10．抄报、抄送、印发及印刷机关用3号方正仿宋。
23
发文处理流程
24
发文处理
发文办理指以制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、 签发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等程序。
注意事项：印发时间以本机关印制时间为准
18．页码
21
公文各要素层次字体用字规范
1．发文字号用3号方正仿宋； 2．签发人用3号方正仿宋，领导姓名用3号方正楷体； 3．标题用2号方正小标宋； 4．主送机关用3号方正仿宋； 5．正文用3号方正仿宋； （其中第一层“一、” ；第二层“（一）” ；第三层 “1．” ；第四层“（1）”
注意事项： （1）文件急度为：特急、加急； （2）电报急度为：特提、特急、加急、平急； （3）行政机关右上角，党委机关左上角。
15
公文18要素
5．发文字号:
例“ ×函〔××××〕××号” 注意事项： （1）年份要全写，并用六角符； （2）不能虚位； （3）发文字号分类不宜过细。
公文18要素
1、发文机关版头:
发文单位标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。
13
公文18要素
2．公文份号： 3．密级程度:
注意事项： （1）右上角； （2）密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”3种。保密期
限视内容而定。一般情况绝密30年，机密20年，秘密10年。
14
公文18要素
4．紧急程度:
公文处理工作培训
1
培训内容
一、公文和公文处理工作的定义 二、公文种类和格式 三、公文处理流程 四、协同工作平台（OA系统）的使用 五、印鉴使用管理
2
公文和公文处理工作的定义
公司系统公文：
是公司机关在企业管理过程中形成的具有法定效力和 规范体式的公务文书。
是依法经营、依法管理和进行企业公务活动的重要工 具。
9．主送机关: 10．正文: 11．附件:
18
公文种Leabharlann Baidu和格式
12．印章:
注意事项：除会议纪要和电报外，其他公文应加盖印 章；印章盖在成文日期处，上不压文，下要骑年盖月； 盖章不落款，落款不盖章。
13．成文时间:
注意事项：以最后一位领导签发的日期为准。成文日 期用汉字书写，“零”写为“〇”。
19
公文种类和格式
如项目部负责人不在，紧急和重要公文应电话请示，经 请示后先行办理。
29
收文处理
3.紧急公文应按时限要求办理，一般公文应在3个工作日 内办结，最长不应超过7个工作日。
4.项目部、分公司应建立收文登记本，收到文件后及时 进行登记。
30
印鉴使用管理
1.依据
31
印鉴使用管理
2.流程
需用印资料 填写印鉴使用审批单 项目（指挥）部负责人审核签字 加盖单位公章，并填写公章使用台账
草拟公文几点注意事项：
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。 2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚， 直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主 送机关的行文关系确定。
25
发文处理
4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要 确定紧急程度。
16
公文种类和格式
6．签发人:
注意事项： （1）以最后一位或职位最高的审批领导名字为准； （2）只在上行文中标注。
7．文头横线: 8.标题
注意事项：由发文机关+事由+文种组成。标题应准确简 要，除法规规章或文件标题加书名号外，一般不用标点符号， 不能引用文件字号代替标题内容。
17
公文种类和格式
14．附注:
注意事项：请示性公文一定要标注联系人及联系电话。 应当加括号标注
15．主题词:
主题词的标注最多不超过5个词，标引顺序：先标类别 词，再标类属词，最后标明公文种类。
20
公文种类和格式
16．抄送机关:
注意事项：除主送机关外，需要执行或知晓的其他机关，称 谓应使用规范化全称或简称。
17．印发机关和时间:
印鉴使用管理
3.标准
印鉴使用必须坚持手续齐全、先审批后用印、登记备查 的原则。 （1）项目部一切需用印资料必须经项目经理签字后方可 使用。 （2）申请用印人员应认真填写印鉴使用审批单，做到内 容准确，字迹清楚。 （3）印鉴管理人员需检查确认项目经理签字后方可用印， 并填写印鉴使用记录，申请用印人员需签字确认。
5.人名、地名、数字、引文准确。
6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）， 第三层为“1.”，第四层为“（1）”。层次较少时，第 二层亦可为“1.”，第三层为“（1）”。
7.公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。
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上级来文
不相隶属单 位来文
项目部、分公司 收文处理流程
项目部办公室签 收、登记
7
公文种类和格式
信函式公文 种类主要有：
1、函 适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准 和答复审批事项。 2、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 3、通知 传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或执行的事项；印发 会议纪要。 4、通报 适用于批评错误，传达重要精神或情况。 5、批复 适用于答复下级单位的具体请示事项。
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公文纸张要求
11
公文18要素
公文一般格式
眉首
首面红色反 线（含）以上部分
主体
红色反线以下至主 题词（不含）的部分
版记
主题词以下部分
秘密等级、保密期限 紧急程度、发文机关标识 发文字号、签发人
标题、主送机关、正文、 附件说明、成文日期、 印章、附注、附件
主题词、抄送机关、 印发机关和印发日期
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项目部办公室送项目部负责人批阅
项目部办公室根据项目部负责人批阅意见办理
归档
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收文处理
项目部、分公司办公室负责所有来文的接收、登记、传 阅、催办工作，负责办公室及综合性收文的归档工作。
1.公司各项目部、分公司要指定专人负责，每天开机联 网查阅电子公文。电子公文下载后，按收文时间进行收文 登记处理，同时，将其保存以备查阅。
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公文和公文处理工作的定义
传达指令
公文的作用
指导工作
Dt公hesec务croipn联ttioe系nntosf 记载凭证
4
公文和公文处理工作的定义
公文处理：
是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系 列相互关联、衔接有序的工作。 应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、 准确、安全。
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公文和公文处理工作的定义
9
公文种类和格式
公文纸张要求
公文用纸一般采用国际标准A4 （210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸 大小，根据实际需要确定。 公文页边和版心尺寸：上白边（天头）37mm，下白 边（地脚）35mm，左白边（订口）28mm，右白边 （切口）26mm，版心156mm×225 mm（不含页 码）。 排版规格：每页22行，每行28个字。 印制要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸 标准，版心不斜，误差不超过lmm。
所有收文都须经办公室进行登记、传递，以保证公文来 龙去脉清楚，办理或查询及时方便。
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收文处理
2.项目部、分公司收到需要办理的电子公文后，由负责 处理电子公文的专（兼）职人员下载并打印A4大小的纸 质文件，填写《公司收文处理笺》，及时送项目部负责人 阅批。
项目部办公室收到来文后，在一个工作日内完成登记、 呈批，送项目部负责人批阅。
公文办理
发文办理：草拟、审核、签发、 复核、缮印、用印、 登记、分发
公文处理
公文管理 公文整理
公文归档
收文办理：签收、登记、审核、 拟办、批办、承办、 催办
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公文种类和格式
文件式公文 种类主要有：
1、决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩单位及人员，变更或者 撤销下级机关不适当的决定事项。 2、通知 适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发 布内部规章；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项； 印发会议纪要；任免人员。 3、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 4、报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见，答复上级单位的询 问。 5、请示 适用于向上级单位请求指示、批准。 6、批复 适用于答复下级单位的重大请示事项。 7、意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。
33
印鉴使用管理
4.责任
印鉴管理使用由项目部办公室专人负责，印鉴管理人员 为直接责任人。
在印鉴使用工作中严重失误，违反公司纪律或相应规章 制度，给项目部、企业造成损失的，按照公司《员工违章 违纪处理暂行规定》执行。
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公文种类和格式
公司公文格式一般分为六类
1.文件式公文件：平行文和下行文、上行文； 2.信函式公文：公司函、公司部门函； 3.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项； 4.信息、简报 5.签报：适用于单位内部部门向领导人书面请示、报 告工作，可选文种有“请示”、“报告”和“意见”； 6.传真电报：适用于处理紧急公务；
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公文各要素层次字体用字规范
6．附件和附件内容用3号方正仿宋； 7．落款日期用3号方正仿宋； 8．标识附注用3号方正仿宋； 9．“主题词”3个字用3号方正黑体，主题词内容即词目用3 号方正小标宋； 10．抄报、抄送、印发及印刷机关用3号方正仿宋。
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发文处理流程
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发文处理
发文办理指以制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、 签发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等程序。
注意事项：印发时间以本机关印制时间为准
18．页码
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公文各要素层次字体用字规范
1．发文字号用3号方正仿宋； 2．签发人用3号方正仿宋，领导姓名用3号方正楷体； 3．标题用2号方正小标宋； 4．主送机关用3号方正仿宋； 5．正文用3号方正仿宋； （其中第一层“一、” ；第二层“（一）” ；第三层 “1．” ；第四层“（1）”
注意事项： （1）文件急度为：特急、加急； （2）电报急度为：特提、特急、加急、平急； （3）行政机关右上角，党委机关左上角。
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公文18要素
5．发文字号:
例“ ×函〔××××〕××号” 注意事项： （1）年份要全写，并用六角符； （2）不能虚位； （3）发文字号分类不宜过细。
公文18要素
1、发文机关版头:
发文单位标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。
13
公文18要素
2．公文份号： 3．密级程度:
注意事项： （1）右上角； （2）密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”3种。保密期
限视内容而定。一般情况绝密30年，机密20年，秘密10年。
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公文18要素
4．紧急程度:
公文处理工作培训
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培训内容
一、公文和公文处理工作的定义 二、公文种类和格式 三、公文处理流程 四、协同工作平台（OA系统）的使用 五、印鉴使用管理
2
公文和公文处理工作的定义
公司系统公文：
是公司机关在企业管理过程中形成的具有法定效力和 规范体式的公务文书。
是依法经营、依法管理和进行企业公务活动的重要工 具。
9．主送机关: 10．正文: 11．附件:
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公文种Leabharlann Baidu和格式
12．印章:
注意事项：除会议纪要和电报外，其他公文应加盖印 章；印章盖在成文日期处，上不压文，下要骑年盖月； 盖章不落款，落款不盖章。
13．成文时间:
注意事项：以最后一位领导签发的日期为准。成文日 期用汉字书写，“零”写为“〇”。
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公文种类和格式
如项目部负责人不在，紧急和重要公文应电话请示，经 请示后先行办理。
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收文处理
3.紧急公文应按时限要求办理，一般公文应在3个工作日 内办结，最长不应超过7个工作日。
4.项目部、分公司应建立收文登记本，收到文件后及时 进行登记。
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印鉴使用管理
1.依据
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印鉴使用管理
2.流程
需用印资料 填写印鉴使用审批单 项目（指挥）部负责人审核签字 加盖单位公章，并填写公章使用台账
草拟公文几点注意事项：
1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。 2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚， 直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主 送机关的行文关系确定。
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发文处理
4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要 确定紧急程度。
16
公文种类和格式
6．签发人:
注意事项： （1）以最后一位或职位最高的审批领导名字为准； （2）只在上行文中标注。
7．文头横线: 8.标题
注意事项：由发文机关+事由+文种组成。标题应准确简 要，除法规规章或文件标题加书名号外，一般不用标点符号， 不能引用文件字号代替标题内容。
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公文种类和格式
14．附注:
注意事项：请示性公文一定要标注联系人及联系电话。 应当加括号标注
15．主题词:
主题词的标注最多不超过5个词，标引顺序：先标类别 词，再标类属词，最后标明公文种类。
20
公文种类和格式
16．抄送机关:
注意事项：除主送机关外，需要执行或知晓的其他机关，称 谓应使用规范化全称或简称。
17．印发机关和时间: